Quais são orçamentos que compõem o orçamento de despesas operacionais?

O orçamento empresarial é uma ferramenta de gestão para controlar e medir a saúde financeira da empresa. Com esse documento em mãos, é possível entender melhor o panorama da companhia como um todo, contendo informações que envolvem despesas e receitas ao longo de um ano ou outro período selecionado.

A missão de reduzir gastos, independentemente do tamanho do negócio, faz com que a elaboração do orçamento empresarial seja indispensável.

Os gestores passam a ter mais controle sobre tudo o que envolve o caixa. Assim, otimizar recursos e controlar despesas tornam-se tarefas menos complexas, reduzindo o risco de falhas e potencializando a eficiência da gestão financeira.

O orçamento ainda ajuda o departamento financeiro a definir novos caminhos e a tomar decisões mais assertivas, embasadas em dados reais, sobre o que fazer com o dinheiro da companhia.

Mas, em si, o que é e para que serve o orçamento empresarial? Qual é o objetivo dessa prática? As respostas para essas e outras perguntas você encontrará ao longo deste conteúdo completo para te ajudar neste momento.

Acompanhe a leitura.

Índice interativo de conteúdo ExpenseOn

• O que é orçamento empresarial?
  • A importância do orçamento empresarial
• Tipos de orçamento empresarial
  • Orçamento histórico
  • Orçamento matricial
  • Orçamento base zero
• Como fazer um orçamento empresarial para a sua empresa?
  • Monte o diagnóstico financeiro
  • Liste os objetivos e as metas
  • Faça uma projeção baseada em dados
  • Estime as receitas
  • Detalhe custos e despesas
  • Organize tudo e facilite a consulta

O que é orçamento empresarial?

É um documento que reúne e detalha todas as receitas e despesas de uma empresa ao longo de um período pré-definido. Na maioria das vezes, é traçado anualmente, mas também pode ser feito por semestres, trimestres ou até meses.

Todos os dados coletados envolvem algum tipo de gasto ou ganho da companhia para que, então, possa ser feita uma projeção futura com objetivos e metas.

O orçamento – também chamado de orçamento organizacional – é essencial para uma análise aprofundada sobre o ativo e o passivo da organização. Junto ao planejamento financeiro, prepara os gestores para entender melhor assuntos como o retorno de investimentos, dívidas futuras e oportunidades de negócio visando um futuro melhor para a companhia.

O ideal é que todo o processo seja coordenado com toda a equipe financeira. Isso é importante porque vai conferir maior credibilidade e comunicação para o plano de ação.

A importância do orçamento empresarial

Agora que você já entendeu o que é, deve estar se perguntando: qual é o objetivo real do orçamento empresarial?

Mais do que apenas controlar gastos e analisar a situação financeira da empresa, o orçamento age como um guia para as decisões.

Sem ter embasamento em dados e uma visão clara sobre o futuro, torna-se muito difícil planejar os próximos passos.

Imagine tentar prever o próximo ano da empresa sem levar em conta fatores como sazonalidade de produtos e vendas ou mesmo uma dívida que será paga ao longo dos próximos meses. Qualquer ação pode impactar diretamente na operação e afetar o bom andamento da companhia.

Muitas vezes, a falta de planejamento pode levar até mesmo à falência. Um orçamento bem feito garante que tudo siga na linha em uma gestão financeira mais eficaz, com objetivos, metas e caminhos a serem seguidos.

Esse documento aparelha a instituição para lidar com oportunidades e desafios que ainda virão, auxilia na correção de erros ao destinar recursos e facilita o corte estratégico de gastos.

Com ele em mãos é possível fazer uma análise financeira do empreendimento com base nos dados coletados e até mesmo projetar o que é preciso para crescer no futuro, admitindo uma perspectiva de longo prazo.

Tipos de orçamento empresarial

Existem diversos tipos e combinações para se chegar ao orçamento empresarial ideal para uma empresa. 

Aqui, vamos listar os três principais tipos de orçamento empresarial para te ajudar a entender de forma mais clara:

• orçamento histórico;
• orçamento matricial;
• orçamento base zero.

Orçamento histórico

Esse modelo de orçamento usa as informações sobre o exercício que passou para construir o planejamento.

Para conseguir fazer isso, são analisadas despesas, receitas e custos do período estipulado, ponderando uma porcentagem de redução ou crescimento conforme os objetivos e metas pretendidos.

Uma das vantagens deste método é sua rápida implementação. Trata-se de um tipo considerado mais conservador, já utilizado há bastante tempo nas empresas.

Neste caso, o alerta fica para o cuidado em não incitar gastos desnecessários e inflar o orçamento. Reúna pessoas de diversas áreas, ouça as necessidades e analise os melhores caminhos para não comprometer os investimentos.

Orçamento matricial

Este exemplo de orçamento empresarial, também conhecido como gerenciamento matricial de despesas (GMD), é bastante popular. Ele tem uma elaboração mais fácil, proporciona uma visão objetiva e cruzada em sua análise.

Esse método não centraliza os custos, mas cruza informações. Separa-se em dois grupos e acontece da seguinte forma:

• Pacotes: são os grupos de investimentos da organização, despesas, receitas, custos fixos e variáveis;
• Entidades: são os centros de custo, unidades de negócios e departamentos – ou as divisões virtuais ou fiscais da empresa.

Para concretizar o plano, leva-se em conta 3 partes:

• Controle cruzado: todas as despesas precisam ser conduzidas por 2 pessoas;
• Desdobramento dos gastos: todos os gastos devem ser especificados o nível de atividade;
• Acompanhamento sistemático: É necessário fazer o acompanhamento dos resultados, definir medidas para corrigir erros e comparar metas frequentemente.

Orçamento base zero

Neste tipo, cada setor da instituição discrimina todos os gastos possíveis e fica responsável por fazer um orçamento empresarial individualmente de cada centro de custos a partir do zero.

Este método desconsidera os gastos médios passados, mas evita desperdícios. Uma vantagem deste modelo é que os gestores e colaboradores estão em sua área de expertise e farão uma análise mais minuciosa sobre as necessidades reais.

Como fazer um orçamento empresarial para a sua empresa?

Agora que você já entendeu o que é e quais os principais tipos de orçamento organizacional, chegou a hora de colocar a mão na massa.

Fazer um orçamento demanda esforço e tempo, mas pode ser facilitado caso siga alguns passos simples. Separamos as etapas essenciais para te ajudar a ganhar eficiência neste processo.

• Monte o diagnóstico financeiro;
• Liste os objetivos e as metas;
• Faça a projeção baseada em dados;
• Estime as receitas;
• Detalhe custos e despesas;
• Organize tudo e facilite a consulta.

Monte o diagnóstico financeiro

O primeiro passo consiste em fazer uma análise geral da condição financeira do negócio. Para isso, você precisará reunir informações e relatórios referentes ao passado, seja do último ano, trimestre ou semestre.

Quanto mais informações, melhor será seu embasamento para começar a fazer o orçamento para o próximo período.

Liste os objetivos e as metas

É preciso estipular quais são os objetivos previstos dentro desse orçamento, quais são as metas que mostrarão que eles foram alcançados e como isso será medido.

Muitas empresas pensam diretamente em redução de custos, mas lembre-se de pensar na prioridade que vai ajudar a empresa neste período específico. Isso pode ser o investimento em uma nova área, contratação de pessoas ou até mesmo a compra de tecnologia para o negócio.

Faça uma projeção baseada em dados

Essa projeção é feita em relação às vendas e o quanto se espera vender em determinado período de tempo. Analise o que foi feito no passado e entenda as especificidades do seu ramo de atuação para não correr o risco de fazer projeções totalmente fora do possível.

Estime as receitas

Além da receita proveniente de vendas de produtos e serviços, é preciso pensar no que mais pode entrar, como um investimento externo, por exemplo.

Listar e estimar todas as receitas ajuda a mostrar o real panorama futuro da companhia.

Detalhe custos e despesas

Depois de ter projetado tudo aquilo que pode entrar na empresa e tornar o fluxo de caixa melhor, é hora de pensar naquilo que pode sair. Ou seja, todos os custos e despesas.

Junto aos responsáveis por cada área, defina o que é fundamental entre os gastos da companhia e aproveite para revisar tudo o que foi gasto no período passado.

Muitas vezes, há despesas que poderiam ser evitadas. Nas viagens corporativas, por exemplo, quando não há um controle eficiente, os colaboradores acabam gastando o dinheiro de forma irresponsável, e quem arca com isso é a empresa.

Organize tudo e facilite a consulta

Depois de ter definido tudo, é hora de organizar e fazer a manutenção do que foi feito. Todos os envolvidos precisam estar à par do orçamento e saber como será a política de gastos para o próximo período.

O documento não precisa estar visível a todos, mas a comunicação interna precisa ser clara para todos os funcionários e gestores da empresa.

A utilização de um sistema integrado ajuda a manter as rédeas da empresa, principalmente por auxiliar no controle de despesas.

Milhares de empresas já confiam na ExpenseOn para centralizar a administração de gastos corporativos e otimizar processos.

Em vez de se perder em dezenas de planilhas de Excel e arquivos descentralizados, gestores já contam com um sistema integrado ao ERP para uma gestão mais eficiente.

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