No que se refere ao gerenciamento de projetos a estimativa de limitações determina

O que é um projeto?

Encontrar boas fontes de conteúdo sobre gestão de projetos na internet é um desafio, não é mesmo? Ou o conteúdo tem muita enrolação, ou é muito confuso. Aqui você não vai encontrar nada disso!

Nós preparamos um material direto ao ponto para te ajudar a entender os principais conceitos do gerenciamento de projetos. Inclusive, nós recomendamos que você salve este texto no seu navegador para mantê-lo como material de consulta. Vamos começar?

O primeiro passo é entender o que é “projeto” e o que é “gestão de projetos”:

A definição de projeto mais popular é de autoria do PMI (Project Management Institute):

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.

Com essa definição em mente, veja estes exemplos de projetos:

• Desenvolver um novo produto, serviço ou resultado;
• Efetuar uma mudança na estrutura, envolvendo pessoas e/ou processos;
• Adquirir, modificar ou desenvolver um sistema;
• Realizar uma pesquisa cujo resultado será registrado;
• Construir um prédio, planta industrial ou infraestrutura;

Como você pode imaginar, garantir que um projeto siga conforme o planejado não é uma tarefa fácil, já que envolve lidar com muitas possibilidades. Para contornar esse tipo de situação, existe a gestão de projetos:

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é o conjunto de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas utilizadas para planejar, executar e monitorar um projeto. Ela está diretamente ligada à execução e controle do projeto, gerenciamento de mudanças, alterações no escopo etc.

O papel da gestão é garantir a finalização do projeto dentro dos recursos estimados ou o mais similar possível.

Além desses dois conceitos, outra palavra bastante popular no vocabulário de um gerente de projetos é “processos”, que também gera bastante confusão. Para evitar isso, veja as diferenças entre projeto e processo na imagem abaixo:

Diferentemente de uma tarefa, um projeto tem várias etapas, com vários envolvidos e diversas entregas, por isso é comum se perder durante o planejamento. Se você não quer passar por isso, nós fizemos um webinar em que ensinamos o passo a passo para planejar o seu primeiro projeto, é só clicar no banner abaixo e assistir:

Mas, um projeto bem planejado ou não, não é nada sem um bom gerenciamento, por isso vamos começar a falar sobre o papel do gerente de projetos:

O papel do gerente de projetos

Resumindo, o gerente de projetos, durante a realização de cada etapa, é responsável por:

• Planejar;
• Executar;
• Supervisionar.

Isso aumentas as chances do projeto se desenvolver sem problemas. Vale ressaltar que as tarefas variam entre as diferentes áreas de atuação do gerenciamento de projetos.

Por exemplo: um gerente de projetos de TI pode também ser responsável por fornecer não apenas o produto, mas também a assistência técnica aos clientes quando necessário. Além disso, um bom gerente de projetos domina diversas habilidades, como:

• Capacidade de trabalhar sob pressão;
• Gestão de tempo e de tarefas;
• Conhecimento de todas as funções e etapas associadas ao projeto;
• Flexibilidade;
• Boa comunicação interpessoal;
• Capacidade de trabalhar em equipe;
• Liderança;
• Administrar todas as pessoas que participam do projeto.

Mas dominar essas habilidades é só metade do caminho, veja o que mais é necessário para fazer um bom gerenciamento de projetos:

Como fazer um bom gerenciamento de projetos?

Como você viu na imagem acima, os pontos que mais geram problemas em projetos são: escopo, cronograma e custos. Por isso, atente-se a esses 3 pontos na hora de gerenciar um projeto. Mas, como fazer isso exatamente? Siga estes 3 passos:

1. Defina metas e prazos

Antes de iniciar um projeto, faça uma reunião kick-off e defina muito bem as metas intermediárias, o objetivo principal a ser alcançado e o prazo.

Crie cronogramas realistas e avalie se os recursos disponíveis serão suficientes para obter o resultado desejado e alinhe os possíveis riscos e mudanças que podem ocorrer.

2. Planeje e siga o escopo

Mudanças no escopo são os motivos mais comuns de projetos atrasarem, estourarem o orçamento ou serem completamente abandonados.

Reuniões de alinhamento, termos de aceite e revisões no escopo são alguns modos de evitar essa situação, antes mesmo de o projeto iniciar.

3. Cuide dos custos

Cuidar dos custos significa elaborar um orçamento detalhando com o quanto será gasto em cada atividade ou etapa do projeto e, durante sua execução, controlar se os gastos indicados no planejamento estão iguais ou menores. Caso estejam maiores, uma revisão do orçamento será necessária.

Some estes três pontos com o que já citamos, e você vai evitar muita dor de cabeça e prejuízo, mas se você está começando agora na gestão de projetos, baixe gratuitamente nosso guia básico para gestão de projetos, é só clicar no banner:

Agora que você entende esses conceitos, está pronto para saber o que todo gerente de projetos precisa estudar:

Metodologias de gestão de projetos

Existem diversas metodologias de gerenciamento de projetos, nós podemos separá-las me três tipos:

• Metodologias tradicionais;
• Metodologias ágeis;
• Metodologias híbridas.

Entenda as características abaixo:

Nós temos um texto completo sobre o tema, em que explicamos sobre os tipos de metodologia e como escolher a que melhor se encaixa no seu projeto.

Muita coisa para estudar? Fique tranquilo, temos vários conteúdos no nosso blog, mas se você está pesando em fazer um curso, dê uma conferida na nossa lista dos melhores cursos para gestores de projetos.

Além de cursos, existem diversas certificações que auxiliam no trabalho do gerente, confira as mais importantes:

Certificações mais importantes em gestão de projetos

1. Certified Associate in Project Management (CAPM)

A certificação de Técnico em Gerenciamento de Projetos é destinada a profissionais iniciantes e sem muita experiência em conduzir um projeto. Ela é mais voltada para os membros de uma equipe de projetos, não para o líder.

2. Project Management Professional (PMP)

Essa é a mais comum das certificações do PMI. Ser um Profissional de Gerenciamento de Projetos certificado comprova que a pessoa já liderou equipes multidisciplinares para entregar um resultado específico, conduziu todo o seu ciclo de vida do projeto e sabe aplicar o Guia PMBOK.

Além de conhecimento para realizar a prova, é necessário ter, no mínimo, 35 horas de estudos sobre gerenciamento de projetos (os cursos livres podem ser usados para cumprir esse requisito), 3 anos de experiência na área e 4500 horas de liderança de equipes.

3. PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACPSM)

O Profissional Certificado em Métodos Ágeis demonstra conhecimentos mais específicos em conceitos e práticas ágeis. Mais que uma certificação, trata-se de um treinamento feito pelo PMI, e seu teste é a aplicação da teoria aprendida no curso.

Aqui também existem requisitos específicos, como ter 1500 horas de experiência na participação de projetos com metodologia ágil e, no mínimo, 2000 horas de participação em algum tipo de projeto. No entanto, os requisitos são menos rígidos que os exigidos para a obtenção do título de PMP.

4. Program Management Professional (PgMP)

Essa é uma das certificações mais complexas e com exigências difíceis de serem atendidas. O Profissional de Gerenciamento de Programas comprova que consegue gerenciar múltiplos projetos ao mesmo tempo.

Aqui, os requisitos são: ser graduado e ter, no mínimo, 4 anos gerenciando programas de projetos mais complexos.

Como você reparou, é preciso trabalhar bastante para obter essas certificações, e quanto melhor você gerenciar seus projetos, mais indispensável você será. Além de estudar muito, um gerente de projetos de sucesso usa a tecnologia a favor dele.

Afinal, usar planilhas, documentos impressos, pastas com arquivos compartilhados e/ou enviar informações críticas por e-mails, ficou no passado e não é uma forma muito segura de manter informações importantes. Entenda no próximo tópico como a tecnologia é importante nesse ponto:

Tecnologia na gestão de projetos

No mundo dinâmico de hoje, o uso de um software de gestão de projetos é praticamente obrigatório. Com o uso da tecnologia na gestão de projetos, você obterá importantes vantagens para seu gerenciamento, como:

• Centralização de informações;
• Melhoria na comunicação;
• Fácil gestão da equipe e extração de indicadores de projetos.

Para finalizar, nossa última recomendação é o nosso guia avançado de gestão de projetos, que casa muito bem com o nosso guia básico, que citamos lá em cima. Baixe-o gratuitamente clicando no banner: