Quais a três atividades fundamentais no gerenciamento de integração do projeto?

INTRODUÇÃO

Vamos iniciar nosso estudo buscando responder a seguinte
pergunta:

O que é um Projeto?

• É um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.• Plano para a realização de uma ação; esboço; representação gráfica ou escrita, acompanhada de um orçamento que demonstre o preço de uma obra; cometimento; empresa; empreitada; desígnio; tenção; aquilo para que o homem tende e que constitui o seu verdadeiro ser.• Conjunto de planos e desenhos (plantas) técnicos que especificam todas as etapas do empreendimento, contendo análise prévia das estimativas de produção e rentabilidade.• É o planejamento de uma nova publicação. Nele se definem as estratégias de publicidade, viabilidade comercial e também os aspectos predominantes a serem abordados nos textos.• Plano para a realização de um ato; redação provisória de qualquer medida (estatuto, lei etc.)• Início da criação e do desenvolvimento da peça; etapa sujeita à aprovação do cliente.

Ao quando pesquisamos este assunto na literatura, encontramos outras definições de projeto:

• Segundo Vargas (2002), projeto é um conjunto de atividades com um ponto de início, um ponto definido para encerramento, um escopo de trabalho claramente definido, um orçamento, tendo por finalidade alcançar um objetivo predeterminado.• Para Kerzner (2003), um projeto é qualquer série de atividades e tarefas que tenham um objetivo específico a ser completado dentre certos requisitos, prazos de início e fim definidos, bem como limites de recursos financeiros, humanos e de equipamento.• Para Dinsmore (2004), projeto é um esforço temporário realizado para criar um produto ou serviço único, diferente, de alguma maneira, de todos os outros produtos e serviços, com início e fim definidos, que utiliza recursos, é dirigido por pessoas e obedece a parâmetros de custo, tempo e qualidade.

Com base nessas definições sobre o que é um Projeto podemos considerar que:

PROJETOÉ um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultadoexclusivo.
(Fonte: PMBOK, 2008, 4ªedição)

Essa definição é a fornecida pelo PMI©. O PMI – Project Management Institut e - É uma organização sem fins lucrativos de profissionais da área de gerenciamento de projetos. O PMI visa promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos assim como melhorar o desempenho dos profissionais e organizações da área. Você pode encontrar mais informações sobre o PMI© aqui http://www.pmi.org/

Agora vamos refletir um pouco. Pense no que foi ou no que é o projeto mais importante da sua vida e responda:

• O que você considera importante para o sucesso desse projeto?
• Você acha que ele afeta de alguma forma outras pessoas? Como?
• Quais pessoas poderiam colaborar com seu projeto? E quais poderiam prejudicá-lo?
• O que poderia causar o fracasso desse projeto?

Você chegou a considerar que fosse um projeto? quais eram os fatores de sucesso? Quais pessoas eram afetadas por ele?  O que poderia dar errado?CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO

Segundo o PMI, um projeto possui as seguintes características:

• Tem natureza temporária, com datas de início e fim definidas.
• É elaborado progressivamente, quer dizer, ao longo do projeto inteiro são executadas etapas i n c r eme n ta i s com o objetivo de atender à necessidade e às exigências do produto do projeto.
• A elaboração de um projeto sofre restrições, devido à limitação de recursos em uma organização.
• Serve para lançar um produto ou serviço ou resultados exclusivos que não existam anteriormente. Sendo assim o projeto é único.

PROJETO E TRABALHO OPERACIONAL

Cada organização realiza uma série de atividades para atingir seus objetivos. Essas atividades podem ser classificadas como projeto ou operação.

Uma operação ou um projeto é:

• realizado por pessoas;
• restringido por recursos limitados;
• planejado, executado e controlado.

Como podemos distingui-los? Por meio das seguintes diferenças:

• As operações são contínuas e repetitivas, com o objetivo de manter o negócio;• Os projetos são temporários e exclusivos com a finalidade de atingir o seu objetivo, e, quando isso ocorre, o projeto termina.

RESTRIÇÕES NO PROJETO

Em uma organização, é comum existirem vários projetos a serem realizados, mas nem sempre essa organização possui recursos suficientes.

Nesse caso, surgem as Restrições do Projeto.

O PMBOK 3ª edição (2004) considerava como “restrição tripla” – escopo, tempo e custo do projeto – no gerenciamento de necessidades conflitantes do projeto e que a qualidade do projeto era afetada pelo balanceamento desses três fatores.

CUSTO                                                        ESCOPO
(Figura 1.1)

Outros fatores vem sendo incluídos, tais como segurança; englobando também saúde e meio ambiente (SSMA) e a satisfação do cliente.

O PMBOK , na sua 4ª edição (2008), considera que o balanceamento das restrições conflitantes de um projeto incluem, mas não se limitam a:

Escopo, Qualidade, Cronograma, Orçamento, Recursos e Risco.

Sendo que as características de cada projeto influenciarão as restrições nas quais o gerente precisará se concentrar.

A relação entre esses fatores ocorre de tal forma que se algum deles mudar, pelo menos um outro fator provavelmente será afetado.

AS PARTES INTERESSADAS NO PROJETO

As partes interessadas (stakeholders) são pessoas ou organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou término do projeto.

As principais partes interessadas (stakeholders) no projeto incluem:

• Clientes/usuários - Pessoas ou organizações que usarão o produto, serviço ou resultado do projeto. Os clientes/usuários podem ser internos e/ou externos em relação à organização executora.
• Patrocinador (sponsor) - A pessoa ou o grupo que fornece os recursos financeiros, em dinheiro ou em espécie, para o projeto.
• Gerentes de portfólios/comitê de análise de portfólios - Os gerentes de portfólios são responsáveis pela governança de alto nível de um conjunto de projetos ou programas, que podem ou não ser interdependentes.
• Gerentes de programas - São responsáveis pelo gerenciamento de projetos relacionados de forma coordenada visando obter beneficios e controle não disponíveis no gerenciamento individual.
• Escritório de projetos - Um escritório de projetos (Project Management Office, PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sobseu domínio.
• Gerentes de projetos - Os gerentes de projetos são designados pela organização executora para atingir os objetivos do projeto.
• Equipe do projeto - Uma equipe de projeto é composta pelo gerente do projeto, pela equipe de gerenciamento do projeto e por outros membros da equipe que executam o trabalho mas não estão necessariamente envolvidos com o gerenciamentodo projeto.
• Gerentes funcionais - Gerentes funcionais são pessoas-chave que desempenham uma função gerencial dentro de uma área administrativa ou funcional do negócio, como recursos humanos, finanças, contabilidade ou aquisição.
• Gerenciamento de operações - Os gerentes de operações são indivíduos que têm uma função gerencial em uma área de negócio principal, como pesquisa e desenvolvimento, design, fabricação, aprovisionamento, teste ou manutenção.
• Fornecedores/parceiros comerciais - Vendedores, fornecedores, ou contratadas, são empresas externas que assinam um contrato para fornecimento de componentes ou serviços necessáriosao projeto.
• Outras partes interessadas (stakeholders) - Pessoas ou grupo de pessoas que não estão diretamente relacionadas à aquisição ou ao uso do projeto, mas que podem influenciar, positiva ou negativamente no andamento do projeto.

ANÁLISE DAS PARTES INTERESSADAS NO PRO JETO

A análise das partes interessadas no projeto consiste na identificação dos principais atores envolvidos, na identificação dos seus interesses e do modo como esses interesses irão afetar os riscos e a viabilidade do projeto.

Essa análise pode ser utilizada para:

• identificar todas as pessoas ou grupos de pessoas ou organizações para obter os requisitos a serem atendidos, diminuindo assim as possíveis solicitações de mudanças;
• identificar conflitos de interesses entre as partes envolvidas, possibilitando, dessa forma, diminuir os riscos envolvidos no desenvolvimento de um projeto;
• obter grande quantidade de informações sobre um determinado projeto;
• desenvolver estratégias que permitam implementar efetivamente a melhoria do desempenho.

EXERCÍCIO

Que tal fazer a análise das partes interessadas do Campeonato Brasileiro?

Algumas das partes interessadas são: torcedores, patrocinadores dos times, jogadores, juízes, comentaristas esportivos, administradores dos estádios, moradores vizinhos aos estádios onde serão realizadas as partidas, empresas de televisão, entre outras que, direta ou indiretamente, são impactadas pelos acontecimentos do campeonato.

Vamos juntos analisar os torcedores e os patrocinadores. Você

Agora faça você a análise das demais partes interessadas.

Para fazer a análise das partes interessadas é

• Quais são os interesses de cada parte interessada;
• Qual o grau de interesse no projeto. (Podendo variar do apoio à rejeição ou oposição ao programa ou projeto. Podendo se identificar as categorias pelos seguintes sinais: (++) altamente a favor, (+) levemente a favor, (0) indiferente ou indeciso, (-) levemente contra e (-- ) altamente contra);
• Quais os impactos se o programa não atender aos interesses das partes interessadas;
• Qual o papel de cada parte interessada.

QUANDO OS PROJETOS SÃO NECESSÁRIOS

As organizações participam hoje de um mercado competitivo, globalizado e turbulento. Nesse cenário, elas são, cada vez mais, obrigadas a atender às exigências do mercado por mudanças no desenvolvimento de produtos, por melhoria dos processos, por ações comerciais e de marketing, por modernização, por desenvolvimento e por implantação de novas tecnologias e de sistemas de apoio.

A fim de que as respostas para as questões demandadas sejam fornecidas de forma correta, é necessário ter informações oportunas e conhecimentos personalizados, para que essas informações efetivamente auxiliem a gestão na tomada de decisão em tempo certo.

Diante dessa realidade, a elaboração de projetos faz-se importante para que as organizações se mantenham competitivas no mercado.

Os projetos são utilizados como meio de atingir o plano estratégico de uma organização. Os projetos normalmente são autorizados como um resultado de uma ou mais considerações estratégicas, tais como:

CAUSAS DE FRACASSO

Todos os projetos precisam estar alinhados com a estratégia da organização e ser concluídos dentro do prazo e orçamento estipulado. Segundo o estudo de b e n c hma r k i n g em gestão de projetos realizado em 2007 pelo PMI, foram identificadas as principais causas de fracasso de projeto. As principais causas de fracasso de projeto são:

• Não-cumprimento dos prazos;
• Problemas de comunicação;
• Escopo não definido adequadamente;
• Recursos humanos insuficientes;
• Riscos não avaliados corretamente;
• Mudanças de prioridade constantes;
• Estimativas incorretas ou sem fundamento;
• Falta de definição de responsabilidades;
• Problemas com fornecedores;
• Retrabalho em função da falta de qualidade do produto;
• Falta de competência para gerenciar projetos;

... 78% das organizações costumam ter problemas com prazos dos projetos.
... 64% das organizações costumam ter problemas com custos dos projetos.

Fonte: Benchmarking em gestão de projetos realizados em 2007 PMI-RIO

CAUSAS DE SUCESSO

Para alcançar o sucesso, são necessários:

• Disciplina e rigor no uso de uma metodologia para gerenciar projeto;
• Definição clara dos objetivos, requisitos e resultados esperados;
• Apoio da alta gerência ao projeto;
• Especificação detalhada dos passos e ações para a implantação do projeto;
• Comunicação e participação de todos os envolvidos no projeto;
• Recrutamento, seleção e treinamento do pessoal necessário para compor a equipe do projeto;
• Alocação de recursos adequados para cada etapa do projeto;
• Acompanhamento e feedback das informações referentes ao andamento e à conclusão do projeto;
• Habilidade do gerente de projeto em lidar com crises inesperadas e mudança de planos;
• Aceite do cliente ao receber o produto do projeto.

Um projeto bem sucedido é aquele que:

• Produziu todas as entregas planejadas;
• Foi encerrado dentro do cronograma aprovado;
• Foi executado dentro do orçamento aprovado;
• Atingiu todas as especificações funcionais, de performance e de qualidade;

Quais são os três processos principais da gestão integrada de projetos?

Quais as atividades do gerenciamento de projeto?

Quais são os processos que compõem o gerenciamento da integração?

Quais são os principais componentes do gerenciamento de projetos?