Quais as etapas do gerenciamento das partes interessadas do projeto?

Realizar um processo contínuo e transparente para engajar todas as partes interessadas (ou stakeholders) de um projeto de desenvolvimento é um elemento fundamental tanto para tomar decisões bem fundamentadas quanto para alcançar uma boa governança. Parte desse trabalho depende de mapear as partes envolvidas com um determinado empreendimento, e de definir um formato adequado e inclusivo capaz de promover a participação ativa e contínua desses stakeholders.

Mas, como preparar um mapa de partes interessadas que atenda às necessidades do meu projeto e que se adeque às minhas capacidades de realização como agência executora? Se você também já se perguntou isso ou planeja iniciar essa atividade no contexto de seu projeto, esse artigo é para você! Fique atento a essas dicas, que vamos distribuir em dois blogs. Neste primeiro vamos abordar como identificar e como classificar as partes interessadas. No próximo post, vamos compartilhar como elaborar uma matriz de necessidades e estratégias para gerenciar as partes interessadas!

Por que investir em gestão das partes interessadas do projeto?

As partes interessadas do projeto, ou stakeholders, são indivíduos, grupos ou organizações que podem afetar, ser afetados ou perceber que serão afetados positivamente ou negativamente por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto. A gestão destas partes interessadas é de suma importância para que o projeto seja bem-sucedido e contempla processos como:

• Identificar pessoas, grupos ou organizações que possam afetar ou ser afetadas pelo projeto;
• Analisar as expectativas das partes interessadas e seu impacto sobre o projeto;
• Desenvolver estratégias de gerenciamento adequadas para efetivamente engajar as partes interessadas nas decisões e na execução do projeto.

Importante: o envolvimento e grau de influência das partes interessadas no projeto estão diretamente relacionados ao seu tempo de execução. No início do projeto, as partes interessadas costumam ter um grau maior de influência e, conforme o projeto avança, esse nível de influência vai diminuindo.

Outro aspecto a considerar é o custo que realizar mudanças implica ao orçamento final do projeto. O gráfico abaixo exemplifica a relação inversamente proporcional entre a influência e os custos associadas às mudanças ao longo do ciclo de vida do projeto.

Mudanças são comuns no contexto de projetos e, muitas vezes, essenciais para garantir que seja possível entregar os resultados esperados. Entretanto, elas resultam em custos que, no limite, podem inviabilizar a execução do empreendimento. Por isso, o projeto potencialmente se beneficia quando alterações de rumo acontecem nas fases iniciais da sua realização, já que os custos de sua implantação geralmente são mais baixos.

Parte dessas mudanças decorre de solicitações expressas e negociações, às vezes complexas, com partes interessadas. Por isso, envolver esses atores na tomada de decisões o mais cedo possível pode facilitar a acomodação das expectativas de diferentes setores sobre o projeto e evitar que recursos investidos na execução de determinadas soluções sejam desperdiçados frente à necessidade de mudanças significativas no projeto.

Por essas razões, realizar o gerenciamento das partes interessas de maneira adequada pode potencializar a probabilidade de executar seu projeto dentro do escopo, cronograma e qualidade esperados, e um mapa de partes interessadas se constitui em uma ferramenta útil e efetiva para que o seu projeto avance com maior controle dessas variáveis tão dinâmicas.

Recomendamos seguir quatro passos fundamentais para criar seu mapa de stakeholders. Hoje vamos detalhar os dois primeiros:

Passo 1 – Identificar partes interessadas

Você pode começar refletindo sobre quem vai se beneficiar desse projeto. Para quem eu estou entregando benefícios? A quem eu deveria perguntar se esse benefício está sendo planejado de acordo com as necessidades que estimamos para esse público? O usuário atual ou potencial do seu serviço, equipamento ou funcionalidade já está claramente identificado? A resposta a essas perguntas provavelmente já te levará a mapear algumas das suas partes interessadas mais relevantes.

Além daqueles que receberão benefícios diretos e/ou indiretos promovidos pela iniciativa, outro tema que te apontará partes interessadas importantes é a expectativa de geração de impactos negativos pelo projeto. Alguém ou alguma comunidade deverá ser reassentada para que meu projeto seja realizado? Há previsão de impactos ambientais de qualquer natureza que estejam relacionados a grupos específicos que devam ser consultados, comunicados ou que devam se apropriar do processo de realização dessa intervenção? As atividades planejadas, de maneira positiva ou negativa, interferem no perfil de utilização (ou na disponibilidade) de recursos que já está consolidada nas áreas de influência direta e/ou indireta do empreendimento?

Por último, e não menos importante, o tema principal da intervenção provavelmente seja de interesse de organizações da sociedade civil atuantes no território de intervenção. Quais são os temas principais que a iniciativa propõe? Quais são as organizações locais que representam essas pautas na comunidade e que poderiam contribuir com a construção coletiva do planejamento, execução e avaliação do seu projeto?

Você pode utilizar várias técnicas para realizar essas atividades: listas de verificação, questionários, entrevistas, reuniões com grupos para aplicação de abordagem participativas, revisitação a projetos realizados anteriormente com similaridade ao escopo pretendido por essa intervenção. As possibilidades são muitas e devem ser exploradas de forma mais aprofundada quanto maior for a complexidade do projeto a ser realizado.

Passo 2 – Elaborar a matriz de classificação das partes interessadas

Agora que já temos uma lista bem ampla de partes interessadas potencialmente relacionadas com a intervenção, é hora de entender como elas se relacionam com a proposta do projeto. De que forma o projeto pode beneficiar essas partes interessadas? Ela demonstra estar a favor ou contra a realização do projeto? Quais são as razões para ela querer o êxito ou fracasso da iniciativa? Podemos convencê-la a mudar de ideia? Qual o seu nível de influência na organização? Quando respondemos a essas perguntas, estamos classificando as nossas partes interessadas.

Sabendo como essas partes interessadas interagem e qual o poder de influência delas sobre o projeto, é importante avaliar se elas são apoiadoras da intervenção ou se têm posicionamento contrário ao projeto – elas também podem tender à neutralidade. Essa avaliação vai te permitir identificar como essas partes interessadas podem colaborar ou dificultar a realização do que foi planejado, e começar a apontar boas ideias para definir estratégias de atuação junto a esses atores.

Neste contexto, algumas ferramentas podem ser utilizadas para realizar essa categorização e mapeamento das partes interessadas. As matrizes de (1) Poder x Influência, (2) Influência x Impacto e (3) e Poder x Interesse são ferramentas poderosas na gestão das partes interessadas, pois auxiliam na avaliação e priorização desses atores identificados e permitem que a equipe do projeto trace estratégias endereçadas aos diferentes grupos. O resultado da interação dos fatores em cada matriz sugere o tipo de gerenciamento a ser feito com cada grupo, veja na sequência.

Como observado acima, cada quadrante apresenta uma estratégia que deve ser adotada com a parte interessada. O executor deve, por exemplo, gerenciar de perto um stakeholder com alto poder x alta influência. E por que isso? Digamos que o projeto busca construir uma estrada com potenciais impactos significativos ao meio ambiente e às comunidades locais. Para isso o órgão ambiental competente deve emitir as licenças ambientais correspondentes, que dependem da realização de consultas públicas e obtenção de apoio da comunidade impactada para finalizar o licenciamento – parte interessada classificada como detentora de alto poder e alta influência sobre o processo. Neste caso, o não atendimento das expectativas dessas partes interessadas pode atrasar ou até mesmo impedir o avanço das atividades. Por isso é importante gerenciar essa parte interessada de perto e, sempre que possível, mantê-la satisfeita. Essa estratégia deve mitigar possíveis riscos que poderiam ocorrer no projeto devido a insatisfação dessa parte interessada. Dessa forma, podem e devem, se necessário, ser direcionados mais insumos para atender o stakeholder classificado nesse quadrante.

Da mesma maneira, essa classificação de partes interessadas vai apontar aqueles atores que não exigem investimento significativo de recursos para o seu gerenciamento, podendo apenas ser mantidos informados e/ou em constante monitoramento, para adequar estratégias no caso de alterações no contexto que sejam capazes de incrementar a capacidade de influência desse ator nos rumos do projeto.

Uma dica para obter o maior benefício da utilização dessa ferramenta é observar que as partes interessadas podem interagir entre si na busca de fortalecer seus posicionamentos, favoráveis ou contrários, ao projeto. Essa interação entre influenciadores não deve passar despercebida no planejamento das estratégias de gestão das partes interessadas, principalmente por constituírem um fator poderoso no fortalecimento de possíveis resistências ao projeto ou, de maneira contrária, na facilitação de acordos mútuos que viabilizam a realização do projeto com melhor distribuição possível de benefícios esperados.

Em nosso próximo blog, vamos compartilhar os seguintes dois passos: como se elabora a matriz de necessidades e estratégias para gerenciar as partes interessadas. Acompanhe aqui no Ideação!

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