Qual pode ser considerado um dos grandes benefícios em encerrar um contrato de aquisições

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A importância do gerenciamento das aquisições no guia pmbok da metodologia do pmi

1. 1. A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES NO GUIA PMBOK DA METODOLOGIA DO PMI . CAMONDÁ Gilberto Junior1 SANTOS Guilherme Arruda 2 Resumo O gerenciamento das aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento do guia PMBOK, este artigo tem como objetivo demonstrar a estrutura e os passos sugeridos pelo guia de boas práticas de gerenciamento de projetos, o PMBOK do PMI. O gerenciamento das aquisições tem sido uma área de suma importância, principalmente nos dias atuais, com o crescente aumento de terceirizações de serviços dentro das empresas. As pesquisas realizadas e relatadas neste artigo estão divididas desde o início das aquisições, passando pela sua condução e encerramento. No guia PMBOK, as aquisições do projeto contém todos os meios necessários para comprar produtos ou serviços e resultados que são externos ao time do projeto. Ao final deste artigo será demonstrado como as práticas do guia PMBOK pode auxiliar o gestor do projeto no que diz respeito ao Gerenciamento das Aquisições, como planejar, realizar, administrar e encerrar as aquisições. De forma metodológica procurou-se passar pelos diversos temas do item Gerenciamento das Aquisições descritos no guia PMBOK a partir do próprio guia e pesquisas a livros e sites sobre o tema em questão. Palavras-chave: Gerenciamento das Aquisições. Planejamento. Condução e Encerramento. 1 Bacharel em Engenharia Elétrica, graduado na Faculdade de Americana – SP e Estudante do MBA e Gestão de Projetos no centro Universitário UNINTER. 2 Engenheiro Químico (PUC-PR), Especialista em Gestão da Qualidade (UFPR), Especialista em Gestão de Pessoas (FACEAR), Especialista em Políticas Públicas (FACEAR) e Mestre em Engenharia (UFPR), orientador de TCC do centro Universitário UNINTER.
2. 2. 2 1 Introdução No final do século 19 a com a consolidação da Revolução Industrial surgiu os esforços para sistematizar os processos de Gestão de Projetos. Já os anos de 1950 marcam o começo da era moderna da gerência de projetos, onde os projetos foram controlados através de técnicas informais. Nesta época dois modelos de projeto matemático foram desenvolvidos o PERT (Program Evalation and Review Techichinique) e o COM (Critical Path Method), e estes modelos se espalharam rapidamente pelas empresas. Em 1969, o PMI (Project Management Institute) foi dando forma para atender aos interesses da indústria de gerenciamento de projetos. Em 1981, os diretores do PMI autorizaram o desenvolvimento do que se transformou em um guia de projeto PMBOK (Project Management Body of Knowledge), contendo os padrões e as linhas mestras das práticas que são usadas extensamente durante toda a carreira profissional do gestor de projetos. O guia PMBOK do PMI define projeto como um esforço temporário, levado a efeito para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBOK, 2014, p.11). Um projeto pode ser desdobrado em áreas de conhecimento no gerenciamento de projetos, onde nestas áreas o guia PMBOK define as entradas, as ferramentas, as técnicas e saídas em cada área. As áreas de conhecimento são: Gerenciamento de integração do projeto, Gerenciamento do escopo do projeto, Gerenciamento de tempo do projeto, Gerenciamento de custos do projeto, Gerenciamento da qualidade do projeto, Gerenciamento de recursos humanos do projeto, Gerenciamento das comunicações do projeto, Gerenciamento dos riscos do projeto e o Gerenciamento de aquisições do projeto. Este último o Gerenciamento de aquisições dos projetos se encontra em destaque por ser o motivo deste artigo. Para um bom gerenciamento das aquisições de um projeto, pode se encontrar no capítulo 12 do guia PMBOK os processos necessários para compra ou aquisição de produtos, serviços ou resultados, de forma a facilitar a equipe de projetos na condução das aquisições, apresentando os meios de planejar, conduzir, administrar e encerrar as aquisições.
3. 3. 3 Neste artigo, será relatado o uso das ferramentas adequadas para gestão das aquisições, devido ao aumento de terceirização de serviços nas empresas. Em uma negociação os principais envolvidos são o vendedor (empresa fornecedora de produtos ou prestadora de serviços) e o comprador (empresa contratante ou solicitante do serviço). O artigo está dividido em etapas da gerencia da aquisição, o planejamento das aquisições, a realização das aquisições, a administração das aquisições e o encerramento das aquisições. Em cada etapa foi demonstrado às ferramentas e técnicas sugeridas pelo guia de boas práticas de gestão do PMI o PMBOK. 2 A Gerência das aquisições do projeto Esta área de conhecimento inclui os processos necessários para comprar produtos, serviços ou resultados, é responsável pelo gerenciamento dos contratos que serão firmados e também pelo controle de alguma correção ou mudança nestes contratos se for preciso. É importante que todas as decisões e estratégias das aquisições sejam devidamente documentadas, e decidir o que será comprado ou feito, este processo é denominado análise make or buy (termo em inglês) para fazer ou comprar. Dentre os processos e gerenciamento das aquisições do projeto inclui-se os itens a seguir: 12.1 Planejar as aquisições – O processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial. 12.2 Realizar as aquisições – O processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato. 12.3 Administrar as aquisições – O processo de gerenciamento das relações de aquisição, monitorando o desempenho do contrato e realização de mudanças e correções conforme necessário. 12.4 Encerrar as aquisições – O processo de finalizar todas as aquisições do projeto. (PMBOK 2014, p.259). Pela figura abaixo, pode-se observar melhor a interligação entre os processos.
4. 4. 4 Fonte: MONTES, EDUARDO 2017. O inicio é o planejamento das aquisições, onde o responsável pelo gerenciamento das aquisições irá definir e especificar o produto ou serviço que será adquirido irá estipular os meios e critérios para avaliação, preparar o contrato e o tipo de pedido para solicitar as propostas de fornecedores em potencial. Conforme a figura a próxima etapa é a condução das aquisições, onde o gestor do gerenciamento das aquisições terá resposta dos fornecedores e decidir qual o melhor custo x benefício para selecionar o fornecedor para a assinatura do contrato. A próxima etapa após adquirir o produto ou serviço é controlar as entregas, monitorando o desempenho a qualidade e se está de acordo com o que foi contratado, caso haja alguma mudança realizar as correções de acordo com a necessidade. E por último o encerramento das aquisições, onde o gestor deverá finalizar e encerrar todas as aquisições do projeto. 2.1 Planejando uma aquisição
5. 5. 5 Para que se possa desenvolver o planejamento das aquisições muitas informações relevantes são necessárias e a gerência de aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos á equipe do projeto (PMBOK 2014, p.259). Planejar as aquisições é o início do processo, pois será necessário especificar como os processos seguintes vão acontecer sendo monitorados e controlados no plano de gerenciamento das aquisições. Os passos que compõe este plano são a definição do será fabricado ou comprado, e gerar a lista do que será adquirido para compor o projeto, a especificação do produto ou serviço que será adquirido, a elaboração dos critérios de avaliação do produto ou serviço, a preparação da minuta do contrato, e dos documentos de aquisição, a identificação de fornecedores em potencial e registrar como os processos de aquisições serão feitos, monitorados, encerrados e indicar quais do time de projetos serão responsáveis. Nas decisões de escolha entre fabricação e compra, faz-se necessário uma comparação entre o custo marginal de fabricação e o custo de compra (BACKER, 1984), outro aspecto importante a ser considerado é a relação ao planejamento das respostas aos riscos do projeto, Segundo (AUGUSTINE 1982, p.124), “o processo de planejar as respostas aos riscos visa definir o que será feito a respeito de cada risco principal que foi identificado e classificado nos processos anteriores. No planejamento das respostas aos riscos temos que encontrar formas de reduzir a ameaça ou eliminá-la por completo”. Portanto se ao invés de ameaças, tratarmos das oportunidades, o planejamento das respostas aos riscos deverá tentar tornar as oportunidades mais prováveis e aumentar o seu impacto. Por estas razões a importância da opinião de um especialista em aquisições ou na área de atuação do projeto pode auxiliar nas decisões referentes ao planejamento das aquisições além de poder auxiliar também na escolha dos fornecedores de determinados recursos caso esses sejam necessários conforme (PMBOK 2014, p.265). Ao se perceber a complexidade e a responsabilidade desta etapa o ideal é a utilização de ferramentas de gestão para tomadas de decisões, junto com a opinião
6. 6. 6 do especialista citado acima, para minimizar possíveis erros de tomadas de decisões. 2.2 O planejamento com auxílio de ferramenta de gestão A ferramenta 5W2H foi criada por profissionais da indústria automobilística do Japão como uma ferramenta auxiliar na utilização do PDCA, principalmente na fase de planejamento. Polacinski (2012) descreve que a ferramenta consiste num plano de ação para atividades pré-estabelecidas que precisem ser desenvolvidas com a maior clareza possível, além de funcionar como um mapeamento dessas atividades. Esta ferramenta de gestão é muito eficiente, simples e de fácil utilização para o auxilio no planejamento das aquisições. O motivo deste nome dá-se pelo inicial das palavras em inglês, os 5W (What, Why, When, Where e Who) e os 2H(How e How much). Observe a tabela a seguir; What? O que será feito? Ação, etapas, descrição. Why? Por que será feito? Justificativa, motivo Where? Onde será feito? Local When? Quando será feito? Tempo, datas, prazos. Who? Por quem será feito? Responsabilidade pela ação How? Como será feito? Método, processo How much? Quanto custará fazer? Custo ou gastos envolvidos Fonte: VENKI, 2014. A utilização desta matriz consiste em responder as perguntas feitas para nortear a equipe de projetos durante todo o processo de planejamento do gerenciamento das aquisições, todas as decisões e ações que forem tomadas precisam ser documentadas, e com o auxílio desta ferramenta apresentada, se tornará mais fácil a decisão do que será comprado sendo o próximo passo identificar de qual fornecedor será adquirido, estipular como será feita esta compra, qual o volume a ser comprado e tempo ou momento do projeto que esta compra será efetuada.
7. 7. 7 3 Realizando uma aquisição. Terminado o planejamento e definição do que será comprado, é preciso escolher e prever a identificação de fornecedores que sejam capazes de entregar o que será adquirido com qualidade, prazo e custo acessível ao projeto. “Realizar as aquisições é o processo de obtenção de respostas, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato” (PMBOK 2014, p.271), nesta fase a equipe responsável pelas aquisições receberá as propostas e para a seleção de fornecedores, é importante que critérios de seleção sejam previamente estabelecidos. Podem-se utilizar critérios de avaliação como exemplo a recomendações e históricos de fornecedores, a pesquisa de saúde financeira da empresa, suas certificações e garantia dos produtos e serviços. Então para solicitar as propostas dos fornecedores em potenciais, deve-se enviar a estes, o contato da equipe de projeto para sanar possíveis dúvidas que venha a surgir, o modelo de contrato, os critérios que foram estabelecidos para a seleção dos fornecedores, a RFP (Solicitação de Propostas) do que será contrato e a solicitação dos itens obrigatórios para a proposta como, por exemplo, o preço, prazo de entrega, formas de pagamento, contato para sanar possíveis dúvidas e contato de 3 clientes atuais. A importância destes itens é para minimizar possíveis erros ao máximo, o item preço é primordial, porém deve-se ressaltar o prazo de entrega, pois todo projeto tem prazos a ser cumpridos e em muitos casos existem multas por atraso, portanto além do fornecedor ter um preço competitivo com o mercado precisa ter um prazo de entrega que atenda as especificações do projeto. As formas de pagamento e contato de alguns clientes atuais também se tornam importante para uma pesquisa do fornecedor, se o mesmo cumpre os prazos e como é seu atendimento pós-vendas. Enviando as solicitações de propostas o próximo passo é elaborar contratos conforme padrão da empresa da equipe de projetos para aquisição de serviços ou compra de produtos e equipamentos, porque se durante a condução das aquisições surja alguma divergência entre comprador e fornecedor, cláusulas divergentes
8. 8. 8 devem ser negociadas e redigidas com a supervisão jurídica da empresa da equipe de gestão de projetos. Estes contratos são detalhados a seguir onde haverá a necessidade de junção entre os responsáveis pelas aquisições e o setor jurídico da empresa. 3.1 Tipos de contrato. Segundo (KEELING, 2002) a maioria dos contratos de fornecimento para projetos são baseados em uma das seguintes proposições; preço global e cost-plus ou por administração. E todas as relações entre os contratos geralmente se encaixam em uma de duas famílias genéricas a de preço fixo ou de custos reembolsáveis de acordo com o PMI 2014. Ainda de acordo com o guie PMI 2014, existe uma terceira família que contém aspectos tanto dos contratos de custos por administração quanto do de preço fixo. Observe a tabela a seguir os tipos de contratos e suas categorias. Fonte: Planejamento do Gerenciamento das aquisições (parte 2) – UNINTER
9. 9. 9 A administração dos contratos e as inspeções de seu cumprimento, assim como os prazos das entregas contratadas, a qualidade dos trabalhos entregues devem ser feitas periodicamente no tempo determinado como foi estipulado pela a equipe do projeto, esta equipe deve emitir relatório de desempenho para cada fornecedor contratado. Se houver alguma necessidade de mudanças de cláusulas nos contratos estas devem ser solicitadas por documento específico e avaliada a mudança em conjunto com a equipe de projetos. 4 Administrando ou controlando as Aquisições. O gerenciamento ou controle das relações das aquisições tem como objetivo de garantir o cumprimento das obrigações que foram estipuladas em contrato por ambas as partes. Esta fase de gerenciamento das aquisições passa por pontos importantes, como a manutenção da conformidade em relação aos termos contratuais, ou seja, tudo o que foi acordado, através do contrato, deve ser cumprido. “Administrar as aquisições é o processo gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e de fazer mudanças conforme necessário” (PMBOK 2014 p.276). Outro ponto importante do gerenciamento das relações é o estabelecimento de uma comunicação eficaz para que as partes envolvidas possam solucionar possíveis dúvidas. 4.1 Monitorando as aquisições. As informações do andamento das aquisições e seu desempenho são importantes para que a aquisição se torne previsível e suas projeções futuras. Este
10. 10. 10 processo de monitoramento de desempenho do contrato deve ser feito através de técnicas, como a análise de desempenho das aquisições que é uma análise daquilo que foi adquirido, se está de acordo com o que está previsto em contrato sobre a entrega e escopo, o desempenho da qualidade, as metas de orçamento e os prazos de entrega em relação ao que o fornecedor está entregando. Tal análise deve ser feita através de relatórios fornecido pelo fornecedor, inspeções in loco e auditorias da qualidade. Outro item muito importante o qual não se deve esquecer a equipe é o gerenciamento dos registros das aquisições, estes devem ser armazenados com facilidade de consulta e recuperação dos documentos. Caso no processo de aquisição houver a necessidade de mudança, isto pode impactar o plano de gerenciamento do projeto com seu componentes, como: linha de base dos custos, o cronograma do projeto e o plano de gerenciamento das aquisições, por isso um sistema de controle de mudanças no contrato deve ter sido contemplado no momento que foi redigido, para que o processo não fique parado, e seja possível as modificações. Tais mudanças podem ter origem na equipe de compras através de orientações encaminhadas para o fornecedor ou através de ações adotadas pelo fornecedor, como estas mudanças podem ocorrer, elas devem ser documentadas. Essa documentação gera o sistema de gerenciamento de registros que é utilizado pelo gerente do projeto para monitorar e controlar as aquisições e a documentação do contrato da aquisição conforme (PMBOK 2014, p. 337) 5 Encerrando as Aquisições. O processo de encerramentos das aquisições, segundo o guia PMBOK 2014, é o processo de finalizar cada aquisição do projeto. O processo de encerramento das aquisições também serve de apoio ao processo de encerramento de uma fase ou do próprio projeto, este processo finaliza
11. 11. 11 todas as reivindicações que estavam em aberto, e atualiza os registros e arquiva as informações e encerra os contratos. Segundo (Xavier 2006), existem as seguintes formas de encerramento:  Término das atividades no contrato Neste caso o modo normal de extinção do contrato, com o pleno cumprimento das obrigações por ambas às partes. O cliente emite aceitação definitiva, o contratante paga a última parcela e libera as garantias.  Acordo mútuo entre as partes. Desfazer um contrato por simples manifestação de vontade, de uma ou ambas as partes, mesmo que os objetivos iniciais não tenham sido atingidos, pode ser do tipo bilateral (quando há o distrato), ou unilateral (denúncia).  Não cumprimento das condições estabelecidas em contrato. Neste caso, quando o que foi acordado e não está sendo cumprido pelo fornecedor, ou a falta de pagamento (inadimplência) do comprador, onde se pode exigir indenização por danos ou não. Para o encerramento das aquisições a documentação para encerramento das aquisições:  Contratante; Relatório de encerramento dos contratos e termo de aceite.  Contratado; Atestado de inexistência de reindivicações e relatório de encerramento de contrato. Também se faz necessário a verificação de conformidade com procedimentos para o encerramento do contrato, e a devolução de ativos do contratante. A aceitação e pagamento final, verificando se todos se todos os produtos e serviços no contrato foram entregues, neste caso o cliente aceita formalmente através d e formulário de aceite e efetua o pagamento.
12. 12. 12 O responsável pela aquisição e administração do contrato deve informar o término do contrato ao fornecedor, através de notificação formal e escrita, sendo que os requisitos para a aceitação formal são normalmente definidos no contrato. Deve-se então arquivar e manter as pastas como referencias para facilitar futuras auditorias ou revisões, nestas pastas deve-se conter, a RFP, contratos e seus aditivos, cronogramas, alterações solicitadas e aprovadas, documentações técnicas e atas de reuniões, os relatórios de desempenhos, as cópias das faturas de pagamentos e as lições aprendidas documentadas, pois como Xavier citou em seu livro a frase de Winston Churchill “Aqueles que não estudam a história, estão condenadas a repetir seus erros” (Pinto, 1998:244). Portanto os objetivos de se documentar as lições aprendidas é evitar que erros e problemas encontrados venham a se repetir no futuro e sempre servir de base para a melhoria contínua da Metodologia da Gestão de Projetos. As entradas, ferramentas e saídas do processo conforme o item 12.4 do Guia PMBOK “Encerrar as Aquisições” encontra-se na tabela a seguir. Entradas Ferramentas Saídas  Plano de gerenciamento do projeto  Documentos de aquisição  Auditorias de aquisições  Negociações das aquisições  Sistema de gerenciamento de registros  Aquisições encerradas  Atualizações dos ativos de processos organizacionais Fonte: MONTES, EDUARDO 2017. Na tabela apresentada, apresenta as entradas ou seja a documentação para o início do processo de encerramento das aquisições que são o plano de gerenciamento do projeto e os documentos de aquisição, também apresenta as ferramentas que devem ser aplicadas no momento do encerramento das aquisições que são as auditorias, as negociações das aquisições e o sistema de gerenciamento dos registros. Por último as saídas deste processo que são as aquisições encerradas e a atualização dos ativos dos processos organizacionais.
13. 13. 13 6 Conclusão Pode-se notar que o gerenciamento das aquisições do projeto visa incluir os processos que são necessários para compra, ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos á equipe do projeto. A organização pode ser o comprador, ou o vendedor dos produtos, serviços ou resultados para um determinado projeto. Fica claro que os processos de gerenciamento de contratos e controle de mudanças necessárias para o gerenciamento das aquisições, são necessários para desenvolver e administrar as aquisições. O gerenciamento das aquisições é uma área de conhecimento do guia PMBOK, que apresenta ferramentas e técnicas necessárias, para planejar, realizar, administrar e encerrar as aquisições. Apresenta também a preocupação de criar critérios para a seleção dos fornecedores e a especificação do trabalho que é necessário. Trata também da forma correta de se encerrar os contratos e o arquivamento dos mesmos para futuras consultas caso haja necessidade. A utilização do guia PMBOK para o gestor de projetos é uma excelente ferramenta, pois são técnicas usadas no universo de gerenciamento de projetos no mundo, por diversos gestores de projetos. O assunto tratado sobre o Gerenciamento das Aquisições, foi escolhido devido ao surgimento no mercado atual o grande crescimento do setor de terceirização, e muitas empresas hoje estão focados no seu produto para se obter a qualidade contínua, e terceirizando partes do processo que empresas especializadas fazem de melhor. Com isso existe uma grande quantidade de aquisições que sejam de produtos, equipamentos, serviços ou resultados sendo gerados a cada dia nos diversos projetos ativos. Procurou-se neste artigo ajudar a compreender esta área de conhecimento da gestão de projetos, denominada Gerenciamento das Aquisições. Portanto ao se realizar um gerenciamento de aquisições, procure planejar o gerenciamento definindo o que vai se adquirir especificando o produto ou serviço com os critérios de avaliação, preparar a minuta do contrato e solicitar as propostas. No momento de conduzir as aquisições esteja atento as respostas dos fornecedores e procure de forma concisa e ética a escolha do melhor custo benefício para o projeto, e prepare a assinatura do contrato das partes envolvidas.
14. 14. 14 Durante o processo de aquisições, monitore o desempenho do objeto adquirido no contrato, e caso haja necessidade de alguma alteração, realize o controle de mudanças para as correções necessárias. Ao final do projeto encerrar todas as aquisições do projeto, arquivando todos os documentos relacionados as aquisições, pois serão úteis em futuras pesquisas e auditorias casam sejam necessárias.
15. 15. 15 Referências AUGUSTINE, N.R., American Institute Of Aeronautics and Astronautics Augustine’s Laws, Nova York, NY, (1982). BACKER, M. et al. Contabilidade de Custos. 2. ed.. São Paulo: McGraw-hill do Brasil, 1984. P274-276. KEELING, Ralph. Gestão de Projetos: Uma abordagem Global. 1. ed. São Paulo: Saraiva, 2002. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 5. ed.. São Paulo: Saraiva, 2014 XAVIER, Carlos Magno; WEIKERSHEIMER, Deana; LINHARES, José G.; DINIZ Lucio J. Gerenciamento de aquisições em projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2006 Sites: MONTES, EDUARDO. Gerenciamento das Aquisições do projeto. escritóriodeprojetos.com.br. 12/02/2017. Disponível em:< https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-aquisicoes-do-projeto> acessado em 22/02/2017 POLACINSKI et al. Implantação dos 5Ss e proposição de um SGQ para uma indústria de erva-mate. admpg.com.br 2016. Disponível em:http://www.admpg.com.br/revista2013_1/Artigos/14%20Implantacao%20dos%20 5Ss%20e%20proposicao%20de%20um%20SGQ.pdf acessado em 22/02/2017. Site: VENKI. 5W2H. venki.com.br 29/11/2014. Disponível em: < http://www.venki.com.br/blog/matriz-5w2h/> acessado em 22/02/2017.