O gerenciamento das partes interessadas do projeto inclui os processos

1 GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO O das partes interessadas inclui os processos exigidos para identificar todas as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto, analisar as expectativas das partes interessadas e seu impacto no projeto, e desenvolver estratégias de apropriadas para o engajamento eficaz das partes interessadas nas decisões e execução. O das partes interessadas também se concentra na comunicação contínua com as partes interessadas para entender suas necessidades e expectativas, abordando as questões conforme elas ocorrem, gerenciando os interesses conflitantes e incentivando o comprometimento das partes interessadas com as decisões e atividades do projeto. A satisfação das partes interessadas deve ser gerenciada como um objetivo essencial. A Figura -1 fornece uma visão geral dos processos de das partes interessados, que incluem o seguinte:.1 Identificar as partes interessadas O processo de identificar pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado e analisar e documentar informações relevantes relativas aos seus interesses, nível de engajamento, interdependências, influência, e seu impacto potencial no êxito..2 Planejar o das partes interessadas O processo de desenvolver estratégias apropriadas de para engajar as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida, com base na análise das suas necessidades, interesses, e impacto potencial no sucesso..3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas O processo de se comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender às suas necessidades/expectativas deles, abordar as questões à medida que elas ocorrem, e incentivar o engajamento apropriado das partes interessadas nas atividades, no decorrer de todo o ciclo de vida..4 Controlar o engajamento das partes interessadas O processo de monitorar os relacionamentos das partes interessadas em geral, e ajustar as estratégias e planos para o engajamento das partes interessadas. Esses processos interagem entre si e com os de outras Áreas de Conhecimento como descrito com detalhes na Seção 3 e no Anexo A1. Todos os projetos têm partes interessadas que são afetadas ou podem afetar o projeto de uma maneira positiva ou negativa. Embora algumas partes interessadas possam ter uma habilidade limitada de influenciar o projeto, outras podem ter uma influência significativa no projeto e nos seus resultados esperados. A habilidade do gerente de projetos de identificar e gerenciar essas partes interessadas de maneira apropriada pode fazer a diferença entre o êxito e o fracasso. 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 391

2 Visão geral do das partes interessadas.1 Identificar as partes interessadas.1 Entradas.1 Termo de abertura.2 Documentos de aquisição.3 Fatores ambientais da empresa.4 Ativos de processos organizacionais.2 Ferramentas e técnicas.1 Análise das partes interessadas.2 Opinião especializada.3 Reuniões.3 Saídas.1 Registro das partes interessadas.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas.1 Entradas.1 Plano de das partes interessadas.2 Plano de das comunicações.3 Registro das mudanças.4 Ativos de processos organizacionais.2 Ferramentas e técnicas.1 Métodos de comunicação.2 Habilidades interpessoais.3 Habilidades de.3 Saídas.1 Registro das questões.2 Solicitações de mudança.3 Atualizações no plano de.4 Atualizações nos documentos.5 Atualizações nos ativos de processos organizacionais.2 Planejar o das partes interessadas.1 Entradas.1 Plano de do projeto.2 Registro das partes interessadas.3 Fatores ambientais da empresa.4 Ativos de processos organizacionais.2 Ferramentas e técnicas.1 Opinião especializada.2 Reuniões.3 Técnicas analíticas.3 Saídas.1 Plano de das partes interessadas.2 Atualizações nos documentos.4 Controlar o Engajamento das Partes Interessadas.1 Entradas.1 Plano de do projeto.2 Registro das questões.3 Dados de desempenho do trabalho.4 Documentos.2 Ferramentas e técnicas.1 Sistemas de de informações.2 Opinião especializada.3 Reuniões.3 Saídas.1 Informações sobre o desempenho do trabalho.2 Solicitações de mudança.3 Atualizações no plano de.4 Atualizações nos documentos.5 Atualizações nos ativos de processos organizacionais Figura -1. Gerenciamento das partes interessadas Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

3 .1 Identificar as partes interessadas Identificar as partes interessadas é o processo de identificar pessoas, grupos ou organizações que podem ter impacto ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado, e analisar e documentar informações relevantes relativas aos seus interesses, nível de engajamento, interdependências, influência, e seu impacto potencial no sucesso. O principal benefício deste processo é que ele permite que o gerente de projetos identifique o direcionamento apropriado para cada parte interessada ou grupo de partes interessadas. As entradas, ferramentas e técnicas e saídas desse processo estão ilustradas na Figura -2. A Figura -3 ilustra o diagrama de fluxo de dados do processo. Entradas Ferramentas e técnicas Saídas.1 Termo de abertura do projeto.2 Documentos de aquisição.3 Fatores ambientais da empresa.4 Ativos de processos organizacionais.1 Análise de partes interessadas.2 Opinião especializada.3 Reuniões.1 Registro das partes interessadas Figura -2. Identificar as partes interessadas: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas 4.1 Desenvolver o termo de abertura 12.1 Planejar o das aquisições Empresa/ organização Termo de abertura Documentos de aquisição Ativos de processos organizacionais Fatores ambientais da empresa Gerenciamento das partes interessadas.1 Identificar as partes interessadas Registro das partes interessadas Registro das partes interessadas 5.2 Coletar os requisitos 8.1 Planejar o da qualidade 10.1 Planejar o das comunicações 11.1 Planejar o dos riscos.2 Planejar o das partes interessadas 11.2 Identificar os riscos 12.1 Planejar o das aquisições Figura -3. Diagrama do fluxo de dados do processo Identificar as partes interessadas 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 393

4 As partes interessadas são pessoas, grupos ou organizações que podem afetar, serem afetados ou sentiremse afetados por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto. Elas englobam pessoas e organizações, tais como clientes, patrocinadores, a organização executora e o público que estão ativamente envolvidos no projeto, ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou pela conclusão. Elas também podem exercer influência sobre o projeto e suas saídas. As partes interessadas podem estar em diversos níveis da organização e ter diferentes níveis de autoridade, ou estar fora da organização executora. Seção identifica vários tipos de partes interessadas. É fundamental para o sucesso identificar as partes interessadas desde o início ou fase e analisar seus níveis de interesse, expectativas individuais, assim como sua importância e influência. A análise inicial deve ser revista e atualizada regularmente. A maioria dos projetos tem um número variado de partes interessadas, dependendo do seu tamanho, tipo e complexidade. Como o tempo do gerente de projetos é limitado e precisa ser usado com a maior eficiência possível, essas partes interessadas devem ser classificadas de acordo com o seu interesse, influência e engajamento no projeto, levando em consideração o fato de que o efeito ou influência de uma parte interessada pode não ocorrer ou tornar-se evidente até os estágios finais ou fase. Isso permite que o gerente de projetos se concentre nos relacionamentos necessários para garantir o sucesso..1.1 Identificar as partes interessadas: entradas Termo de abertura Descrito na Seção O termo de abertura pode fornecer informações sobre as partes internas e externas relacionadas e afetadas pelo resultado ou a execução, tais como patrocinador(es), clientes, membros da equipe, grupos e departamentos que participam, e outras pessoas ou organizações afetadas pelo projeto Documentos de aquisição Descritos na Seção Se um projeto for o resultado de uma atividade de aquisição ou estiver baseado em um contrato estabelecido, as partes desse contrato são as principais partes interessadas do projeto. Outras partes relevantes, como fornecedores, também devem ser consideradas na lista das partes interessadas Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

5 Fatores ambientais da empresa Descritos na Seção Os fatores ambientais da empresa que podem influenciar o processo Identificar as partes interessadas incluem, entre outros: Cultura e estrutura da organização; Padrões governamentais ou do setor (por exemplo, regulamentos, padrões dos produtos); e Tendências globais, regionais ou locais, e práticas ou hábitos Ativos de processos organizacionais Descritos na Seção Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo Identificar as partes interessadas incluem, entre outros: Modelos para registro das partes interessadas, Lições aprendidas em projetos e fases anteriores, e Registros das partes interessadas de projetos anteriores..1.2 Identificar as partes interessadas: ferramentas e técnicas Análise de partes interessadas A análise de partes interessadas é uma técnica de coleta e análise sistemática de informações quantitativas e qualitativas para determinar os interesses que devem ser considerados durante todo o projeto. Ela identifica os interesses, as expectativas e a influência das partes interessadas e determina seu relacionamento com a finalidade. Também ajuda a identificar os relacionamentos das partes interessadas ( e com outras partes interessadas) que podem ser aproveitadas para formar alianças e parcerias potenciais para aumentar a possibilidade de êxito, juntamente com os relacionamentos com as partes interessadas que devem ser influenciadas de maneiras diferentes nos vários estágios ou da fase. 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 395

6 A análise de partes interessadas geralmente segue as etapas descritas a seguir: Identificar todas as potenciais partes interessadas e as informações relevantes, como papéis, departamentos, interesses, conhecimentos, expectativas e níveis de influência. As principais partes interessadas em geral são fáceis de identificar. Elas incluem todas as pessoas com papel gerencial ou de tomada de decisões afetadas pelo resultado, como o patrocinador, o gerente de projeto e o cliente principal. A identificação de outras partes interessadas geralmente é feita através de entrevistas com as partes interessadas identificadas e expandindo a lista, até que todas as partes interessadas potenciais sejam incluídas. Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte interessada poderia gerar e classificá-los a fim de definir uma estratégia de abordagem. Em grandes comunidades de partes interessadas, é importante priorizar as partes interessadas para garantir uma utilização eficiente de esforços na hora de comunicar e gerenciar suas expectativas. Avaliar como as principais partes interessadas provavelmente reagirão ou responderão em várias situações, a fim de planejar como influenciá-las para aumentar seu apoio e mitigar os impactos negativos em potencial. Há muitos modelos classificatórios usados na análise das partes interessadas, tais como: Grau de poder/interesse, que agrupa as partes interessadas com base no seu nível de autoridade ( poder ) e seu nível de preocupação ( interesse ) em relação aos resultados ; Grau de poder/influência, que agrupa as partes interessadas com base no seu nível de autoridade ( poder ) e no seu engajamento ativo ( influência ) no projeto; Grau de influência/impacto, que agrupa as partes interessadas com base no seu engajamento ativo ( influência ) no projeto e na sua habilidade de efetuar mudanças no planejamento ou na execução ( impacto ); e Modelo de relevância, que descreve os tipos de partes interessadas com base no seu poder (capacidade de impor sua vontade), na urgência (necessidade de atenção imediata) e na legitimidade (seu envolvimento é apropriado). A Figura -4 apresenta um exemplo de um modelo de representação de grau de poder/interesse onde A-H representa a disposição das partes interessadas genéricas Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

7 Alto B Poder Manter satisfeito G A Gerenciar com atenção H C F Monitorar D Manter informado E Baixo Baixo Interesse Alto Figura -4. Exemplo de rede de poder/interesse com as partes interessadas Opinião especializada Para garantir uma ampla identificação e listagem das partes interessadas, deve-se solicitar a opinião e o conhecimento de grupos ou pessoas que tenham treinamento ou conhecimento especializado na área ou disciplina em questão, tais como: Alta administração; Outras unidades dentro da organização; Principais partes interessadas identificadas; 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 397

8 Gerentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma área (diretamente ou por meio de lições aprendidas); Especialistas no assunto da área de negócio ou ; Grupos e consultores do setor; e Associações profissionais e técnicas, entidades reguladoras e organizações não governamentais (ONGs). A opinião especializada pode ser obtida por meio de consultas individuais (reuniões particulares, entrevistas, etc.) ou em formato de painel (discussões de grupo, pesquisas de opinião, etc.) Reuniões As reuniões para análise de perfis são reuniões concebidas para desenvolver o entendimento das principais partes interessadas, e podem ser usadas para a troca ou análise de informações sobre papéis, interesses, conhecimentos e a situação geral de cada parte interessada..1.3 Identificar as partes interessadas: saídas Registro das partes interessadas O principal resultado do processo Identificar as partes interessadas é o registro das partes interessadas. Ele contém todos os detalhes relativos às partes identificadas, incluindo, entre outros: Informações de identificação. Nome, posição na organização, local, papel no projeto, informações de contato; Informações de avaliação. Requisitos essenciais, principais expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse no ciclo de vida; e Classificação das partes interessadas. Interna/externa, de apoio/neutra/resistente, etc. O registro das partes interessadas deve ser consultado e atualizado regularmente, pois as partes interessadas podem mudar, ou novas partes interessadas podem ser identificadas durante o ciclo de vida Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

9 .2 Planejar o das partes interessadas Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas é o processo de desenvolver estratégias apropriadas de para envolver as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida, com base na análise das suas necessidades, interesses, e impacto potencial no êxito do projeto. O principal benefício desse processo é o fornecimento de um plano claro e de interação com as partes interessadas para que apoiem os interesses. As entradas, ferramentas e técnicas e saídas desse processo estão ilustrados na Figura -5. A Figura -6 ilustra o diagrama de fluxo de dados do processo. Entradas Ferramentas e técnicas Saídas.1 Plano de.2 Registro das partes interessadas.3 Fatores ambientais da empresa.4 Ativos de processos organizacionais.1 Opinião especializada.2 Reuniões.3 Técnicas analíticas.1 Plano de das partes interessadas.2 Atualizações nos documentos Figura -5. Planejar o das partes interessadas: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Gerenciamento das partes interessadas Empresa/ organização 4.2 Desenvolver o plano de Ativos de processos organizacionais Fatores ambientais da empresa Plano de.1 Identificar as partes interessadas.2 Planejar o das partes interessadas Registro das partes interessadas Plano de das partes interessadas Atualizações nos documentos Documentos 5.2 Coletar os requisitos.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Figura -6. Diagrama de fluxo de dados do processo Planejar o das partes interessadas 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 399

10 O processo Planejar o das partes interessadas demonstra como o projeto afetará as partes interessadas, permitindo que o gerente de projetos desenvolva várias maneiras de engajar as partes interessadas no projeto de maneira eficaz, a fim de gerenciar suas expectativas e cumprir os objetivos do projeto. O das partes interessadas significa mais do que melhorar as comunicações, e requer mais do que gerenciar uma equipe. O das partes interessadas envolve a criação e manutenção de relacionamentos entre a equipe e as partes interessadas, com o objetivo de satisfazer suas respectivas necessidades e requisitos dentro dos limites. Esse processo gera o plano de das partes interessadas, que contém planos detalhados de realização eficaz do das partes interessadas. À medida em que o projeto avança, a comunidade das partes interessadas e o nível exigido de envolvimento podem mudar e, assim sendo, o planejamento do das partes interessadas é um processo iterativo que é revisto regularmente pelo gerente de projetos..2.1 Planejar o das partes interessadas: entradas Plano de Descrito na Seção As informações usadas no desenvolvimento do plano de das partes interessadas incluem, mas não se limitam, a: O ciclo de vida selecionado para o projeto e os processos que serão aplicados a cada fase; Descrição de como o trabalho será executado para alcançar os objetivos ; Descrição de como os requisitos de recursos humanos serão cumpridos e como os papéis e responsabilidades, a estrutura hierárquica e o do pessoal serão abordados e estruturados para o projeto; Um plano de de mudanças que documenta como as mudanças serão monitoradas e controladas; e Necessidades e técnicas para comunicação entre as partes interessadas Registro das partes interessadas Descrito na Seção O registro das partes interessadas fornece as informações necessárias para planejar maneiras apropriadas de engajar as partes interessadas Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

11 Fatores ambientais da empresa Descritos na Seção Todos os fatores ambientais da empresa são usados como entradas para esse processo, porque o das partes interessadas deve ser adaptado ao ambiente. Entre eles, a cultura, a estrutura e o ambiente da organização são particularmente importantes, porque ajudam a determinar as melhores opções para apoiar um melhor processo adaptativo para o das partes interessadas Ativos de processos organizacionais Descritos na Seção Todos os ativos de processos organizacionais são usados como entradas para o processo Planejar o das partes interessadas. Entre eles, o banco de dados das lições aprendidas e as informações históricas são particularmente importantes, porque ajudam no entendimento dos planos de anteriores e sua eficácia. Eles podem ser usados para planejar as atividades de das partes interessadas para o projeto atual..2.2 Planejar o das partes interessadas: ferramentas e técnicas Opinião especializada Com base nos objetivos, o gerente de projetos deve utilizar a opinião de partes especializadas para decidir sobre o nível de engajamento requerido de cada parte interessada, em cada estágio. Por exemplo, no início de um projeto, pode ser necessário que as partes interessadas seniores estejam altamente engajadas, para remover quaisquer obstáculos ao êxito. Sua remoção bem sucedida pode ser suficiente para que as partes interessadas seniores mudem o seu nível de engajamento de liderança para apoio, e outras partes interessadas, como usuários finais, podem tornar-se mais importantes. Para criar o plano de das partes interessadas, deve-se buscar a opinião e o conhecimento especializado de grupos ou pessoas com treinamento ou conhecimento especializado na área em questão, ou visão dos relacionamentos dentro da organização, tais como: Alta administração; Membros da equipe ; Outras unidades ou pessoas dentro da organização; Principais partes interessadas identificadas; 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 401

12 Gerentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma área (diretamente ou por meio de lições aprendidas); Especialistas no assunto da área de negócio ou ; Grupos e consultores do setor; e Associações profissionais e técnicas, entidades reguladoras e organizações não governamentais (ONGs). A opinião especializada pode ser obtida por meio de consultas individuais (reuniões particulares, entrevistas, etc.) ou em formato de painel (discussões de grupo, pesquisas de opinião, etc.) Reuniões As reuniões devem ser feitas com especialistas e a equipe para definir os níveis de engajamento requeridos de todas as partes interessadas. Essas informações podem ser usadas na preparação do plano de das partes interessadas Técnicas analíticas O nível de engajamento atual de todas as partes interessadas deve ser comparado com os níveis de envolvimento planejados requeridos para a conclusão bem sucedida. O engajamento das partes interessadas durante todo o ciclo de vida é essencial para o êxito. O nível de engajamento das partes interessadas pode ser classificado como se segue: Desinformado. Sem conhecimento e impactos potenciais. Resistente. Ciente e dos impactos potenciais e resistente à mudança. Neutro. Ciente e mesmo assim não dá apoio ou resiste. Dá apoio. Ciente e dos impactos potenciais e dá apoio à mudança. Lidera. Ciente e dos impactos potenciais e ativamente engajado em garantir o êxito do projeto. O engajamento atual pode ser documentado usando a matriz de avaliação do nível de engajamento das partes interessadas, como mostrado na Figura -7, onde C indica o nível de engajamento atual e D indica o nível de engajamento desejado. A equipe precisa identificar o nível de engajamento desejado para a fase atual, com base nas informações disponíveis. O exemplo da Figura -7 mostra que a parte interessada 3 está no nível de engajamento desejado, enquanto as partes interessadas 1 e 2 necessitam comunicações e ações adicionais para chegarem ao nível de engajamento desejado Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

13 Parte interessada Não informado Resistente Neutro Dá apoio Lidera Parte interessada 1 C D Parte interessada 2 C D Parte interessada 3 D C Figura -7. Matriz de avaliação do nível de engajamento das partes interessadas Através desse processo analítico, podem ser identificadas lacunas entre os níveis de engajamento atual e desejado. As ações e comunicações necessárias para fechar essas lacunas podem ser identificadas pela equipe usando a opinião especializada..2.3 Planejar o das partes interessadas: saídas Plano de das partes interessadas O plano de das partes interessadas é um componente do plano de do projeto (Seção ) e identifica as estratégias de necessárias para o engajamento das partes interessadas de maneira eficaz. O plano de das partes interessadas pode ser formal ou informal, amplamente estruturado ou altamente detalhado, com base nas necessidades. Além dos dados reunidos no registro das partes interessadas, o plano de das partes interessadas muitas vezes fornece: Níveis de engajamento desejados e atuais das principais partes interessadas; Âmbito e impacto da mudança nas partes interessadas; Inter-relacionamentos identificados e sobreposição potencial entre as partes interessadas; Requisitos de comunicações das partes interessadas para a atual fase ; Informações a serem distribuídas às partes interessadas, incluindo idioma, formato, conteúdo e nível de detalhes; Motivo da distribuição daquela informação e o impacto esperado no engajamento das partes interessadas; Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias às partes interessadas; e Método para atualizar e refinar o plano de das partes interessadas à medida que o projeto progride e se desenvolve. 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 403

14 Os gerentes de projetos devem estar cientes da natureza sensível do plano de e tomar as devidas precauções. Por exemplo, as informações sobre as partes interessadas resistentes ao projeto podem ser potencialmente prejudiciais, e deve ser dada a devida atenção à distribuição de tais informações. Na atualização no plano de das partes interessadas, a validade das premissas fundamentais deve ser revista para assegurar a exatidão e a relevância continuadas Atualizações nos documentos Os documentos que podem ser atualizados incluem, mas não estão limitados, a: Cronograma, e Registro das partes interessadas..3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Gerenciar o engajamento das partes interessadas é o processo de se comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender às suas necessidades/expectativas, abordar as questões à medida que elas ocorrem, e promover o engajamento apropriado das partes interessadas nas atividades, no decorrer de todo o ciclo de vida. O principal benefício deste processo é que ele permite que o gerente de projetos aumente o nível de apoio às partes interessadas e minimize a sua resistência, ampliando de maneira significativa as chances de êxito. As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas desse processo estão ilustradas na Figura -8. A Figura -9 ilustra o diagrama de fluxo de dados do processo. Entradas Ferramentas e técnicas Saídas.1 Plano de das partes interessadas.2 Plano de das comunicações.3 Registro das mudanças.4 Ativos de processos organizacionais.1 Métodos de comunicação.2 Habilidades interpessoais.3 Habilidades de.1 Registro das questões.2 Solicitações de mudança.3 Atualizações no plano de.4 Atualizações nos documentos.5 Atualizações nos ativos de processos organizacionais Figura -8. Gerenciar o engajamento das partes interessadas: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

15 4.5 Realizar o controle integrado de mudanças 10.1 Planejar o das comunicações Empresa/ organização Gerenciamento das partes interessadas Registro das mudanças Plano de das comunicações Ativos de processos organizacionais Atualizações nos ativos de processos organizacionais.2 Planejar o das partes interessadas.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Plano de das partes interessadas Solicitações de mudança Registro das questões.4 Controlar o Engajamento das Partes Interessadas Atualizações nos documentos Atualizações no plano de Documentos 4.2 Desenvolver o plano de 4.5 Realizar o controle integrado de mudanças 9.4 Gerenciar a equipe 10.3 Controlar as comunicações Figura -9. Diagrama do fluxo de dados do processo Gerenciar o engajamento das partes interessadas Gerenciar o engajamento das partes interessadas envolve atividades tais como: Engajar as partes interessadas nas etapas apropriadas para obter ou confirmar seu compromisso continuado com o êxito ; Gerenciar as expectativas das partes interessadas através da negociação e comunicação a fim de assegurar o alcance das metas ; Abordar as preocupações potenciais que ainda não se tornaram problemas e antecipar problemas futuros que podem ser colocados pelas partes interessadas. Tais preocupações precisam ser identificadas e discutidas o mais cedo possível para analisar os riscos associados ; e Esclarecer e solucionar as questões que foram identificadas. 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 405

16 O do engajamento das partes interessadas ajuda a aumentar a probabilidade de sucesso do projeto, garantindo que as partes interessadas entendam claramente as metas, os objetivos, os benefícios e os riscos. Isso permite que elas apoiem ativamente o projeto e ajudem na orientação das atividades e decisões. Com a previsão da reação das pessoas ao projeto, é possível adotar ações preventivas para obter seu apoio ou minimizar os impactos negativos em potencial. A habilidade das partes interessadas de influenciar o projeto é normalmente mais alta durante os estágios iniciais, e declina paulatinamente à medida que o projeto avança. O gerente de projetos é responsável pelo engajamento e das várias partes interessadas, e pode requisitar a assistência do patrocinador conforme necessário. O ativo do envolvimento das partes interessadas diminui o risco não atingir suas metas e objetivos..3.1 Gerenciar o engajamento das partes interessadas: entradas Plano de das partes interessadas Descrito na Seção O plano de das partes interessadas fornece orientação sobre a melhor maneira das várias partes interessadas se envolverem no projeto. O plano de das partes interessadas descreve os métodos e as tecnologias usados para a comunicação das partes interessadas. O plano é usado para determinar o nível de interações das várias partes interessadas e, juntamente com outros documentos, ajudar a definir uma estratégia de identificação e das partes interessadas durante todo o ciclo de vida Plano de das comunicações Descrito na Seção O plano de das comunicações fornece orientação e informações sobre o das expectativas das partes interessadas. As informações utilizadas incluem, mas não estão limitadas a: Requisitos de comunicações das partes interessadas; Informações a serem comunicadas, incluindo idioma, formato, conteúdo e nível de detalhes; Motivo da distribuição da informação; Pessoa ou grupos que receberão as informações; e Processo de encaminhamento Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

17 Registro das mudanças Descrito na Seção O registro das mudanças é usado para documentar as mudanças que ocorrem durante o projeto. Essas mudanças e seu impacto no projeto em termos de tempo, custo e risco são comunicadas às partes interessadas apropriadas Ativos de processos organizacionais Descritos na Seção Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo Gerenciar o engajamento das partes interessadas incluem, entre outros: Requisitos de comunicação da organização, Procedimentos de das questões, Procedimentos de controle das mudanças, e Informações históricas sobre projetos anteriores..3.2 Gerenciar o engajamento das partes interessadas: ferramentas e técnicas Métodos de comunicação Descritos na Seção Os métodos de comunicação identificados para cada parte interessada no plano de das comunicações são usados durante o do engajamento das partes interessadas. Com base nos requisitos de comunicações das partes interessadas, o gerente de projetos decide como, quando e quais desses métodos de comunicações serão usados no projeto Habilidades interpessoais O gerente de projetos se utiliza de habilidades interpessoais para gerenciar as expectativas das partes interessadas. Por exemplo: Estabelecimento de confiança, Solução de conflitos, Escuta ativa, e Superação da resistência à mudança. 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 407

18 Habilidades de O gerente de projetos utiliza habilidades de para coordenar e harmonizar o grupo a fim de cumprir os objetivos. Por exemplo: Facilitar o consenso para alcançar os objetivos, Influenciar as pessoas a apoiar o projeto, Negociar acordos para atender às necessidades, e Modificar o comportamento organizacional para aceitar os resultados..3.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas: saídas Registro das questões O do engajamento das partes interessadas pode resultar no desenvolvimento do registro das questões. O registro é atualizado quando são identificadas novas questões e as questões atuais são resolvidas Solicitações de mudança O do engajamento das partes interessadas pode resultar em uma solicitação de mudança do produto ou. Ele também pode incluir ações corretivas ou preventivas no projeto propriamente dito ou na interação com as partes interessadas impactadas, conforme necessário Atualizações no plano de Os elementos do plano de que podem ser atualizados incluem, entre outros, o plano de das partes interessadas. Esse plano é atualizado quando são identificados requisitos de comunicação novos ou modificados. Por exemplo, algumas comunicações podem não ser mais necessárias, um método de comunicação ineficaz pode ser substituído por outro, ou um novo requisito de comunicação pode ser identificado. É também atualizado como resultado do solucionamento das preocupações e da resolução das questões. Por exemplo, pode ser determinado que uma das partes interessadas tem necessidades adicionais de informações Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

19 Atualizações nos documentos Os documentos que podem ser atualizados incluem, mas não se limitam, ao registro das partes interessadas. Este é atualizado quando há mudanças nas informações sobre as partes interessadas, quando são identificadas novas partes interessadas, ou se partes interessadas registradas não estiverem mais envolvidas ou não forem mais afetadas pelo projeto, ou se forem necessárias outras atualizações para partes interessadas específicas Atualizações nos ativos de processos organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, entre outros: Notificações das partes interessadas. Podem ser fornecidas informações às partes interessadas sobre questões solucionadas, mudanças aprovadas e a situação geral. Relatórios. Os relatórios formais e informais descrevem o andamento do projeto e incluem lições aprendidas, registros de questões, relatórios de encerramento e resultados de outras áreas de conhecimento (Seções 4 a 12). Apresentações. Informações formal ou informalmente fornecidas pela equipe a qualquer ou a todas as partes interessadas. Registros. Os registros podem incluir correspondência, memorandos, atas de reuniões e outros documentos que descrevam o projeto. Feedback das partes interessadas. As informações recebidas das partes interessadas relacionadas com as operações podem ser distribuídas e usadas para modificar ou melhorar o desempenho futuro. Documentação de lições aprendidas. A documentação inclui a análise das causas principais dos problemas enfrentados, o motivo que ocasionou a ação corretiva escolhida, e outros tipos de lições aprendidas sobre o das partes interessadas. As lições aprendidas são documentadas e distribuídas para que façam parte do banco de dados histórico tanto quanto da organização executora..4 Controlar o engajamento das partes interessadas Controlar o engajamento das partes interessadas é o processo de monitorar os relacionamentos das partes interessadas no projeto em geral, e ajustar as estratégias e planos para o engajamento das mesmas. O principal benefício desse processo é a manutenção ou aumento da eficiência e eficácia das atividades de engajamento das partes interessadas à medida que o projeto se desenvolve e o seu ambiente muda. As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas desse processo estão ilustradas na Figura -10. A Figura -11 ilustra o diagrama de fluxo de dados do processo. 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 409

20 Entradas Ferramentas e técnicas Saídas.1 Plano de.2 Registro das questões.3 Dados de desempenho do trabalho.4 Documentos.1 Sistemas de de informações.2 Opinião especializada.3 Reuniões.1 Informações sobre o desempenho do trabalho.2 Solicitações de mudança.3 Atualizações no plano de.4 Atualizações nos documentos.5 Atualizações nos ativos de processos organizacionais Figura -10. Controlar o engajamento das partes interessadas: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Gerenciamento das partes interessadas 4.2 Desenvolver o plano de 4.3 Orientar e gerenciar a execução Atualizações no plano de Plano de Dados de desempenho do trabalho.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas.4 Controlar o engajamento das partes interessadas Registro das questões Atualizações nos ativos de processos organizacionais Informações sobre o desempenho do trabalho Empresa/ organização 4.4 Monitorar e controlar o trabalho Documentos Documentos Atualizações nos documentos Solicitações de mudança 4.5 Realizar o controle integrado de mudanças Figura -11. Diagrama do fluxo de dados do processo Controlar o engajamento das partes interessadas As atividades de engajamento das partes interessadas estão incluídas no plano de das partes interessadas e são executadas durante o ciclo de vida. O nível de engajamento das partes interessadas deve ser continuamente controlado Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

21 .4.1 Controlar o engajamento das partes interessadas: entradas Plano de Descrito na Seção O plano de é usado para desenvolver o plano de das partes interessadas, como descrito na Seção As informações usadas no processo Controlar o engajamento das partes interessadas incluem, entre outras: Ciclo de vida selecionado para o projeto e os processos que serão aplicados a cada fase; Como o trabalho será executado para completar os objetivos ; Como os requisitos de recursos humanos serão cumpridos, como os papéis e responsabilidades, a estrutura hierárquica e o do pessoal serão abordados e estruturados para o projeto; Um plano de de mudanças que documenta como as mudanças serão monitoradas e controladas; e Necessidades e técnicas para a comunicação entre as partes interessadas Registro das questões Descrito na Seção O registro das questões é atualizado quando são identificadas novas questões, e as questões atuais são resolvidas Dados de desempenho do trabalho Descritos na Seção Os dados de desempenho do trabalho são as observações e medições básicas identificadas durante a execução das atividades realizadas para levar a cabo os trabalhos. Várias medições das atividades e entregas são coletadas durante vários processos de controle. Os dados são frequentemente vistos como o nível mais baixo de abstração de onde as informações são extraídas por outros processos. Exemplos de dados de desempenho do trabalho incluem a percentagem registrada do trabalho concluído, medidas de desempenho técnico, datas de início e término das atividades do cronograma, número de solicitações de mudança, número de defeitos, custos reais, durações reais, etc Documentos Muitos documentos resultantes dos processos de iniciação, planejamento, execução ou controle podem ser usados como entradas de apoio para o controle do engajamento das partes interessadas. Eles incluem, entre outros: 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 411

22 Cronograma, Registro das partes interessadas, Registro das questões, Registro das mudanças, e Comunicações..4.2 Controlar o engajamento das partes interessadas: ferramentas e técnicas Sistemas de de informações O sistema de distribuição de informações fornece uma ferramenta padrão para que o gerente de projetos possa coletar, armazenar e distribuir as informações para as partes interessadas sobre os custos, o andamento e o desempenho. Ele também permite que o gerente de projetos consolide os relatórios de diversos sistemas e facilita a distribuição dos relatórios para as partes interessadas. Exemplos de formatos de distribuição podem incluir tabelas, análise de planilhas e apresentações. Podem ser usados recursos gráficos para criar representações visuais das informações de desempenho Opinião especializada Para assegurar a identificação abrangente e a listagem de novas partes interessadas, uma nova avaliação das atuais partes interessadas pode ser realizada. Pode ser solicitada a opinião de grupos ou pessoas com treinamento ou conhecimento especializado, tais como: Alta administração; Outras unidades ou indivíduos dentro da organização; Principais partes interessadas identificadas; Gerentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma área (diretamente ou por meio de lições aprendidas); Especialistas no assunto da área de negócio ou ; Grupos e consultores do setor; e Associações profissionais e técnicas, entidades reguladoras e organizações não governamentais. A opinião especializada pode ser obtida por meio de consultas individuais (reuniões particulares, entrevistas, etc.) ou em formato de painel (tais como discussões de grupo, pesquisas de opinião, etc.) Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

23 Reuniões As reuniões de avaliação do andamento são usadas para trocar e analisar informações sobre o nível de comprometimento das partes interessadas..4.3 Controlar o engajamento das partes interessadas: saídas Informações sobre o desempenho do trabalho As informações sobre o desempenho do trabalho são dados de desempenho coletados de vários processos de controle, analisados em contexto e integrados baseados nos relacionamentos entre as áreas. Assim, os dados sobre o desempenho do trabalho foram transformados em informações de desempenho do trabalho. Os dados por si mesmos não são usados no processo decisório, porque seu significado pode ser interpretado de modo incorreto. As informações, no entanto, são correlacionadas e contextualizadas, e fornecem uma base sólida para as decisões. As informações sobre o desempenho do trabalho são circuladas através dos processos de comunicação. Exemplos de informações sobre o desempenho são a situação das entregas, a situação da implementação das solicitações de mudança e as estimativas previstas para terminar Solicitações de mudança A análise do desempenho e das interações com as partes interessadas muitas vezes gera solicitações de mudança. Essas solicitações de mudança são processadas por meio do processo Realizar o controle integrado de mudanças (Seção 4.5) do seguinte modo: As ações corretivas recomendadas incluem mudanças que alinhem o desempenho futuro esperado com o plano de ; e As ações preventivas recomendadas podem reduzir a probabilidade de ocorrência de um desempenho negativo futuro para o projeto Atualizações no plano de À medida que as partes interessadas se comprometem com o projeto, a eficácia geral da estratégia de das partes interessadas pode ser avaliada. À proporção que mudanças na abordagem ou estratégia são identificadas, pode haver a necessidade de atualizações nas seções afetadas do plano de para refletir essas mudanças. Os elementos do plano de que podem ser atualizados incluem, entre outros: 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 4

24 Plano de das mudanças, Plano de das comunicações, Plano de dos custos, Plano de dos recursos humanos, Plano de das aquisições, Plano de da qualidade, Plano de dos requisitos, Plano de dos riscos, Plano de do cronograma, Plano de do escopo, e Plano de das partes interessadas Atualizações nos documentos Os documentos que podem ser atualizados incluem, mas não estão limitados, a: Registro das partes interessadas. Este é atualizado quando há mudanças nas informações sobre as partes interessadas, quando são identificadas novas partes interessadas, ou se partes interessadas registradas não estiverem mais envolvidas ou não forem mais afetadas pelo projeto, ou se forem necessárias outras atualizações para partes interessadas específicas. Registro das questões. Ele é atualizado quando são identificadas novas questões e as questões atuais são resolvidas Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição

25 Atualizações nos ativos de processos organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, entre outros: Notificações das partes interessadas. Podem ser fornecidas informações às partes interessadas sobre questões solucionadas, mudanças aprovadas e a situação geral. Relatórios. Os relatórios formais e informais descrevem o andamento do projeto e incluem lições aprendidas, registros de questões, relatórios de encerramento e resultados de outras áreas de conhecimento (Seções 4 a 12). Apresentações. Informações formal ou informalmente fornecidas pela equipe a qualquer ou a todas as partes interessadas. Registros. Os registros podem incluir correspondência, memorandos, atas de reuniões e outros documentos que descrevam o projeto. Feedback das partes interessadas. As informações recebidas das partes interessadas relacionadas com as operações podem ser distribuídas e usadas para modificar ou melhorar o desempenho futuro. Documentação de lições aprendidas. A documentação inclui a análise da causa-raiz dos problemas enfrentados, o motivo que ocasionou a ação corretiva escolhida, e outros tipos de lições aprendidas sobre o das partes interessadas. As lições aprendidas são documentadas e distribuídas para que façam parte do banco de dados histórico, tanto como da organização executora. 20 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quinta Edição 415

O que é e quais os processos de gerenciamento de partes interessadas do projeto?

Quais as etapas do gerenciamento das partes interessadas do projeto?

Quais são as partes interessadas de um projeto?

Quais são as principais ferramentas de gerenciamento das partes interessadas?