O que é o gerenciamento do cronograma no gerenciamento de projetos?

É fato que os gerentes de projetos dispendem tempo na elaboração do cronograma dos projetos. Entretanto, com o desenrolar o projeto, muitos desses cronogramas não são atualizados. Na verdade, ele deve ser atualizado, dependendo do projeto diariamente.

Sabe-se que o Cronograma de Projetos é uma ferramenta de comunicação que demonstra todo o trabalho que precisa ser feito, quais os recursos da organização que serão empregados e quais os prazos que precisam ser cumpridos para que este trabalho seja realizado.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO EFETIVO DO CRONOGRAMA DE PROJETOS?

De acordo com o PMBOK® 6ª Edição é importante acrescentar que o cronograma deve ser sempre realista, pois ele é um elemento-chave para o sucesso ou o fracasso do projeto.

De forma extremamente visual, o cronograma exibe a sequência de atividades que precisa ser realizada e permite que o gerente de projeto verifique as interdependências de tarefas e construa seu caminho crítico (Caminho crítico é a sequência de atividades que representa o caminho mais longo de um projeto, que determina a menor duração possível de um projeto – PMBOK® 6a Edição, pag. 209) para otimizar as entregas.

Dito de outra forma, com um bom gerenciamento de cronograma é possível identificar os pontos de tensão da iniciativa, verificar exatamente onde a equipe precisará redobrar a atenção para não perder prazos e realizar as entregas conforme o que foi definido no planejamento.

Além disso, o gerenciamento eficiente do cronograma permite que o gerente possa cobrar o cumprimento de prazos e evite atrasos no projeto.

QUAIS AS DICAS PARA CRIAÇÃO DE UM CRONOGRAMA EFETIVO DE PROJETOS?

Gerentes de projetos frequentemente se descuidam do cronograma e do orçamento previsto para o desenvolvimento de um projeto.

No entanto, fazer e seguir o cronograma e o orçamento do projeto deve ser uma preocupação para qualquer gerente de projeto eficaz. Isso porque são inúmeros os benefícios proporcionados, tanto financeiros quanto de qualidade e de produtividade.

Bem, para você ser mais assertivo no gerenciamento do cronograma leve em consideração os seguintes itens:

• Em conjunto com a equipe do projeto e as partes interessadas defina detalhadamente o escopo do seu projeto. Em seguida, liste todas as atividades necessárias para execução do escopo.
• Estime com precisão a duração de cada uma das atividades. Lembre-se de consultar os especialistas em cronograma.
• Acompanhe e atualize seu cronograma diariamente.

A EAP E O CRONOGRAMA DE PROJETOS

Tanto no Cronograma de Projetos quanto na EAP (Estrutura Analítica do Projeto – mostra o trabalho, as entregas e os esforços do projeto). Ela é o processo de subdividir as entregas e o trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis (Figura 1). O nível de divisão das tarefas dependerá da necessidade ou da capacidade da empresa em gerenciar cada detalhe.

Figura 1– Exemplo de EAP.

Outra diferença importante entre as duas ferramentas é o seu uso durante o projeto. A EAP rapidamente se torna um documento de comunicação, e facilita o entendimento do trabalho, principalmente pelas partes interessadas, foram da equipe do projeto. Já o cronograma é uma ferramenta mais dinâmica que pode sofre constantes alterações e revisões em função das dificuldades encontradas durante o dia a dia de execução do projeto.

Vale ressaltar que o ideal é começar o processo pela criação da EAP para que o gerente e a equipe consigam analisar o projeto de forma mais abrangente. Isso, porque os pacotes de trabalho da EAP contribuirão para a correta confecção do cronograma.

Logo, dispor de um bom software de gerenciamento cronograma é um grande facilitador.

PRINCIPAIS CONCEITOS PARA GERENCIAMENTO DO CRONOGRAMA DO PROJETO

O Cronograma do Projeto fornece um Plano (como fazer) detalhado que representa como e quando o projeto vai entregar os produtos, os serviços e os resultados definidos no Escopo do Projeto (PMI, 2017).

O Cronograma serve como ferramenta de comunicação, gerenciando as expectativas das partes interessadas.

A Figura 2 fornece uma visão geral da elaboração do Cronograma que mostra como a Metodologia e a Ferramenta de cronograma e as Saídas dos processos de Gerenciamento do Cronograma do Projeto interagem para criar o cronograma.

Quando possível, o Cronograma do Projeto detalhado deve permanecer flexível ao longo do projeto para poder ser ajustado de acordo com o conhecimento adquirido, aumento da compreensão dos riscos e das atividades de valor agregado (método para analisar a evolução dos custos e dos prazos de um projeto em relação à sua eficiência).

Figura 2: Visão Geral do Desenvolvimento do Cronograma.

Fonte: PMBOK® 6ª Edição.

 TENDÊNCIAS E PRÁTIAS EMERGENTES EM GERENCIAMENTO DO CRONOGRAMA DO PROJETO

O planejamento adaptativo/ágil define um plano, mas, reconhece que, uma vez iniciado o trabalho, as prioridades podem mudar e o plano precisa refletir esse novo cenário.

Algumas das práticas emergentes para os métodos de elaboração do cronograma do projeto incluem (PMI, 2017):

• Elaboração iterativa de cronograma com lista de pendências (backlog). Essa é uma forma de planejamento em ondas sucessivas, baseado em ciclos de vida adaptativos, como a abordagem ágil para desenvolvimento de produtos. Esse método de cronograma é apropriado para muitos projetos, conforme indicado pelo uso generalizado e recente de ciclos de vida adaptativos/ágeis para desenvolvimento de produtos.
• Cronograma sob demanda. Essa abordagem, normalmente é usa em um Quadro Kaban (Essa metodologia foi criada pela Toyota e está ligada ao conceito de entrega just in time. Kaban significa “registro” ou “placa”). O quadro Kaban tem se mostrado bastante eficiente na busca por uma melhor organização de projetos nas empresas Figura 3. A elaboração de cronograma sob demanda é usada frequentemente para projetos que desenvolvam o produto em incrementos em ambientes de operação ou manutenção, e nos quais as tarefas possam ser realizadas e agrupadas por tamanho e escopo.

Figura 2: Exemplo do Quadro Kaban.

CONSIDERAÇÕES SOBRE TAILORING (ADAPTAÇÃO)

Como cada projeto é único, o gerente do projeto pode precisar ajustar a forma como processos de Gerenciamento de Cronograma do Projeto são aplicados.

Os itens a serem considerados para adaptação incluem (PMI, 2017):

• Abordagem do ciclo de vida. Qual será a abordagem mais adequada do ciclo de vida que possibilita um cronograma mais detalhado?
• Disponibilidade de recursos. Quais são os fatores que influenciam no cronograma, como a correlação entre os recursos disponíveis, e sua produtividade?
• Dimensões do projeto. Como a complexidade do projeto, incerteza tecnológica, novidade do produto, impactarão o nível desejado de controle?

CONSIDERAÇÕES PARA AMBIENTES ÁGEIS/ADAPTATIVOS

Abordagens adaptativas/ágeis usam ciclos curtos para realizar trabalhos, analisar os resultados e adaptar, se necessário. Esses ciclos fornecem feedback rápido sobre as abordagens e adequação das entregas, e geralmente se manifestam como elaboração de cronograma iterativa e sob demanda, baseadas em extração (PMI, 2017).

O papel do gerente de projeto não muda com base no gerenciamento de projetos usando um ciclo de vida de desenvolvimento Preditivo ou gerenciando projetos em ambientes Adaptáveis. Entretanto, para ser bem sucedido no uso de abordagens adaptativas, o gerente de projeto deve estar familiarizado com as ferramentas e técnicas para entender como aplicá-las com eficácia.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Está claro que o sucesso de um projeto exige esforço e dedicação em relação a controle rigoroso do cronograma do projeto. É responsabilidade do Gerente de Projetos  acompanhar de perto todo o processo, envolvendo a equipe na construção do cronograma de projetos.

Além disso, é essencial que seja feito um acompanhamento constante da evolução das atividades determinadas. Outro ponto importante é a autogestão da equipe e as estratégias que serão utilizadas para motivar os colaboradores.

Todavia, se você pretende aprofundar seus conhecimentos em Gerenciamento de Projetos veja o meu artigo “Por que o Gerenciamento de Projetos é um Fator de Sucesso nas Organizações?”

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AUTOR

Prof. Dr. José Bezerra da Silva Filho. Entusiasta em Gerenciamento de Projetos. Doutor em Engenharia pela Universidade Federal de Campina Grande – UFCG e Universiy of Maryland at College Park (EUA) e Mestre em Ciência da Computação pela UFCG. Elaborou, implantou e coordenou um curso de Mestrado em Informática Aplicada. Já coordenou dezenas de turmas de cursos de MBA/Especialização. Trabalhou no Banco do Nordeste do Brasil por mais de três décadas. É autor de seis livros, sendo os últimos dois: Tecnologia da Informação e Comunicação para Gestores; Na Trilha dos Lucros: Prática de Gestão para Tornar sua Empresa mais lucrativa. Coordena o MBA em Gerenciamento de Projetos do Instituto de Capacitação Business School Brasil – BSBr e o Treinamento de Preparação para as Certificações PMP e CAPM, que já está na sua 36ª Turma.

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REFERÊNCIAS

PMI. Um Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 6a. Ed. – EUA: Project Management Institute, 2017.

Qual a importância do gerenciamento do cronograma?

Qual a função de um cronograma?

Como fazer um cronograma de gestão de projetos?