ARQUIVOS E A ORGANIZAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTALUberdan dos Santos LopesResumoDiscorre sobre a importância dos arquivos na sociedade. Apresenta aspectos gerais Show
Palavras-chave:Arquivos; Gerenciamento Eletrônico de Documentos; Gestão da documentação. 1 INTRODUÇÃOCom o crescimento e evolução da escrita e da vida social, o ser humano A partir daí começou a agrupar documentos sistematizando em diversos De acordo com Bottino, (1994) os arquivos surgiram quando os indivíduos Arquivos são locais destinados à guarda ordenada de documentos criados Este artigo enfoca o papel dos arquivos nas organizações, não considerando 2 CONCEITOS E METODOLOGIASNas organizações o objetivo principal dos setores de arquivo é atender à Para Prado (1986, p.4) o arquivo serve de instrumento principal de controle Com o passar do tempo e terminada sua função legal, os arquivos Para Paes (2002 p. 20) os arquivos podem ser classificados da seguinte a) Públicos - federal, estadual e municipal; 2) Pelos estágios de sua evolução: a) Arquivos de primeira idade ou corrente; 3) Pela extensão de sua atuação: a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos 4) Pela natureza de seus documentos: a) Arquivo especial - detém sob sua guarda diferentes tipos de suportes Os documentos a serem disponibilizados apresentam-se em diversos a) Relacionados ao gênero-que podem ser textuais, cartográficos, Lopes (1993) também coloca que outras espécies documentais, 2.1 Organização e administração de arquivosIndependente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da instituição na a) LEVANTAMENTO DE DADOS: nesta primeira fase procura-se Convém ressaltar uma das etapas mais importantes para os arquivos que é a Deve-se definir então o método principal e os auxiliares a serem Os principais métodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados a) Alfabético – é utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o 2.2 Gestão documentalA partir da II Guerra Mundial, com o avanço da ciência e tecnologia, a A solução para resolver o acúmulo das massas documentais, vulgarmente Qualquer organização pública ou privada, com mais de dois anos de existência, A sua regulamentação pela Lei Federal n.º 8.159, conceituando esta teoria Analisando-se este conceito pode-se extrair três importantes momentos na A tabela de Temporalidade determinará os prazos que cada documento deve a) Arquivo corrente - é aquele em que os documentos são De um modo geral, seja pôr necessidade cotidiana ou legal, os empresários Com o constante crescimento no volume de documentos, se fez necessária a 2.2.1 MicrofilmagemA validade legal da microfilmagem no Brasil se deu em 08 de maio de 1968 Devido à sua capacidade de compactação, durabilidade, custo previsível e Para a adoção da microfilmagem, deve-se considerar vários elementos, tais Vive-se em plena em plena era da explosão da produção da informação e as A microfilmagem apresenta para a preservação dos documentos vantagens Por esta razão é que sistemas híbridos que conjugam a micrografia com os 2.2.2 Gerenciamento Eletrônico de Documentos GEDCom o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da Cabe ressaltar que apesar das facilidades que as novas tecnologias Para implantação do GED, deve-se primeiramente criar infra-estrutura Quando uma empresa faz a escolha de implantar sistemas de GED, isso Algumas vantagens do GED: a) Interação com outros sistemas como correio eletrônico, sistemas de gestão A implantação, tanto do GED, quanto da microfilmagem deve ser efetivada 3 CONSIDERAÇÕESCom o objetivo de apresentar uma visão esquematizada dos arquivos, Para enfrentar todos estes desafios, é necessário investir cada vez mais na Por tudo o que foi exposto, pode-se afirmar que eles não existem. REFERÊNCIASBOTTINO, Mariza. Interface arquivologia diplomática: alguns aspectos para ARCHIVES AND DOCUMENTAL MANAGEMENT ORGANIZATIONAbstract: The importance of archives in the society. Presents concepts, it classifies Uberdan dos Santos LopesEspecialista em gestão de arquivos; CRB 14 - Bibliotecário Fiscal Métricas do artigoMetrics powered by PLOS ALM Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis (Brasil) - ISSN 1414-0594 Esta obra está licenciada sob uma Licença Creative Commons. Quais são as atividades de gestão de documentos?A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. armazenamento dos documentos.
Quais são as principais ferramentas para a gestão de documentos?Quais são as principais ferramentas para a gestão de documentos?. - Arquivos físicos. ... . - Microfilmagem. ... . - Gestão eletrônica de documentos (GED) ... . - Os sistemas de armazenamento (storages) ... . - Armazenamento na nuvem. ... . - Agilidade no acesso. ... . - Padronização dos processos. ... . - Maior controle sobre acessos aos documentos e arquivos.. Quais as técnicas de gestão de arquivos?Conheça algumas técnicas de arquivamento de documentos eficientes para utilizar. Arquivamento por assunto. Uma das técnicas mais utilizadas para a gestão de documentos é o arquivamento por assunto. ... . Método alfabético. ... . Método numérico. ... . Método eletrônico. ... . Método geográfico. ... . Método temático.. Quais são as características da gestão de documentos?Suas características são: unicidade (cada documento de arquivo assume um lugar único no conjunto documental ao qual pertence), naturalidade (os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas acumulados de modo natural no curso das ações de maneira contínua, em função dos seus objetivos), organicidade ( ...
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