Quais são as ferramentas e dicas que podem auxiliar na gestão de tempo?

Seja na vida pessoal ou no ambiente de trabalho, uma coisa é certa: o tempo parece estar passando cada vez mais rápido. No escritório, para dar conta de tudo dentro dos prazos, é necessário fazer uma boa gestão do tempo e organizar as tarefas de forma eficiente. 

Nesse artigo, listamos 10 técnicas infalíveis de gerenciamento de tempo para te ajudar nesse desafio. Confira! 

Você é uma pessoa multitask? Ouça este conteúdo clicando no player abaixo.

A gestão do tempo visa priorizar o que deve ser feito e mensurar o tempo dedicado a cada atividade. Pensando em situações do cotidiano, se você sai do trabalho às 18h e demora 1h30 para chegar ao ponto A, o ideal é não marcar um compromisso às 19h nesse mesmo local. 

Isso também se aplica ao dia a dia de trabalho. Se uma tarefa demora 10h para ser feita, se comprometer a entregá-la em 8h poderá prejudicar o resultado final. Para estabelecer prazos mais viáveis na realização de tarefas, o ideal é analisar de forma individual a parcela de tempo que cada tarefa demanda.

A definição parece bem simples, porém sua execução pode ser bem mais complexa. Principalmente no trabalho, em que as rotinas são mais dinâmicas e há cada vez mais demandas para serem entregues. 

Por isso, quando se diz que certa pessoa faz uma ótima gestão do tempo no trabalho, trata-se, na realidade, de alguém que tem foco e sabe estabelecer prioridades, inclusive, prevendo pausas em sua rotina. 

Como fazer uma boa gestão do tempo

O primeiro passo para organizar o seu dia é um conhecimento prévio, ou seja, você precisa saber quanto tempo demora para realizar atividades no trabalho, como analisar um relatório ou produzir um novo texto. Você pode fazer nosso teste de gestão do tempo para ter uma noção mais próxima de como sua organização é feita.

Manter a honestidade ao responder essas perguntas vai te ajudar a planejar o seu dia com exatidão, evitando que você coloque na sua lista de afazeres mais tarefas do que pode cumprir.

Além disso, é preciso definir o que é prioridade ou não. A tarefa prioritária é sempre a mais importante. Afinal, você não quer ficar apenas nas tarefas urgentes – ou apagando incêndios, né? 

Uma boa maneira de evitar isso é utilizando a Matriz de Eisenhower, que define em categorias o que é importante em sua agenda. Especialista em gestão do tempo, Laura Vanderkam refletiu em sua palestra no TEDWomen sobre como lidamos com as prioridades 

Como aproveitar melhor o tempo no trabalho

Em sua palestra, Laura, deu o exemplo de uma executiva que equilibrava seu tempo entre a empresa e a família. Em uma tarde, ao retornar para casa, ela percebeu que houve um vazamento no porão e ela teve que dedicar 7 horas da semana para lidar com a limpeza e o controle de danos.

Se alguém tivesse solicitado a ela essas mesmas 7 horas para treinar um novo colaborador,  ela teria dito não devido aos compromissos de sua agenda. Porém, como o vazamento se tornou uma prioridade, ela teve que encaixá-lo em sua agenda. 

No trabalho acontece o mesmo: há muitas tarefas para as quais achamos que não temos tempo, quando na verdade nós não queremos executá-las. 

A ideia de Laura é que somos capazes de construir a vida que queremos, no tempo que temos, e que somos capazes de nos organizar. A seguir, veja nossas dicas para fazer uma ótima gestão de tempo no trabalho. 

10 técnicas que vão te ajudar a fazer uma boa gestão do tempo no trabalho

Adotar boas técnicas de gestão do tempo não significa espremer o máximo de tarefas que você puder em seu dia. 

Trata-se de otimizar a forma como você trabalha, executando tarefas mais simples de forma mais rápida para dedicar mais tempo àquelas mais complexas.

Abaixo, você encontrará uma lista de técnicas e ideias de como gerenciar o tempo no trabalho. Trata-se de um conjunto de princípios, regras e habilidades recomendadas por Rebecca Burn-Callander em um artigo do jornal britânico The Telegraph.

Gestão do tempo em prol da produtividade 

1. Planeje seu dia 

Logo no início da manhã, separe de 20 a 30 minutos para fazer uma to do list do seu dia. Com a ajuda da memória e das suas anotações prévias, coloque em uma lista todas as atividades que você deseja realizar nas próximas 8 horas de trabalho, de acordo com a prioridade delas. 

Uma forma de facilitar esse processo no trabalho é usando o Runrun.it. Dentro da ferramenta, você consegue organizar suas atribuições no melhor formato (lista, kanban ou gantt), criar checklists para conferências e sinalizar o que há de mais importante. 

2. Preveja imprevistos

Durante o expediente, o telefone irá tocar, as notificações vão subir em sua tela, novos e-mails irão chegar em sua caixa de entrada. 

Se você tentar agendar seus afazeres sem nenhum respiro entre eles, estará sempre atrasado/a. Resultado: você ficará desanimado/a para se replanejar. Por isso, fazer uma gestão do tempo imbatível é antecipar pequenos espaços para as interrupções no seu planejamento. 

3. Realize atividades parecidas em sequência

Procure executar todas as tarefas de um mesmo tipo em sequência e veja como seu tempo rende. Quando você se familiariza com um tipo de atividade pela repetição, seu raciocínio e suas mãos fluem mais naturalmente por elas. 

A ideia aqui é que, quanto mais experiente em determinada função ou atividade, mais produtivo você se torna. 

4. Concentre-se no que realmente importa

Fugir das distrações é um desafio constante, seja no escritório ou em home office. Para conseguir atingir o estado de flow, reduza o tanto de interrupções que puder, utilizando as funcionalidades dos dispositivos eletrônicos para silenciar notificações momentâneamente. 

Uma boa tática para se concentrar é utilizar a técnica pomodoro (conheça no infográfico abaixo), que consiste em estabelecer períodos de plena atenção com pausas programadas para descanso. Assim, você conseguirá criar uma gestão do tempo equilibrada e ao mesmo tempo produtiva. 

5. Princípio de Pareto

O princípio de Pareto – um sociólogo italiano – para gestão do tempo afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. 

Descubra o que esses 20% significam na sua rotina. Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto para sua empresa e dedique mais tempo a elas – tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.

Gestão do tempo em favor do planejamento 

1. Delegue tarefas

Você talvez tenha dificuldade de delegar e prefira cuidar pessoalmente de cada etapa dos processos. Não se engane, pensando que está apenas supervisionando, enquanto que na verdade você está interrompendo o responsável pela tarefa a cada cinco minutos.

Ao passar o bastão para a sua equipe, você demonstra confiança nas habilidades dos profissionais e consegue dedicar seu tempo para ações mais analíticas e estratégicas, conseguindo assim preparar planejamentos mais assertivos para alcançar os objetivos. 

Descubra tudo o que precisa saber sobre delegar tarefas em nosso kit completo

2. Defina prazos realistas

Quando uma tarefa ficar se arrastando e você já não suportar mais trabalhar nela, tente a técnica mais radical: definir um prazo. 

Quando você define que deve enviar X e-mails em tal horário, isso inibe distrações. É uma daquelas pressões saudáveis. Melhor ainda se você criar um cronograma online com o Runrun.it para ajustar todos os seus prazos e tarefas. 

3. Otimize as reuniões

Como gestor/a, não deixe que reuniões tomem mais do seu tempo do que deveriam. Determine uma pauta de discussão e uma duração máxima para toda reunião que você convocar. 

Não deixe que ela se arraste por uma decisão que não tem condições de ser tomada, nem permita que os participantes saiam à francesa. 

Uma pesquisa britânica aponta que, na terra da rainha, os profissionais gastam um ano de suas vidas em reuniões inúteis. No Brasil, não deve ser diferente. Por isso, não deixe de ler nossas dicas para reuniões produtivas.

4. Aprenda a dizer NÃO 

Aceite que você não pode atender a cada ligação nem – atenção! – responder todos os e-mails imediatamente. Se você precisa concluir um projeto, deixe o telefone tocar e ative o modo silencioso. Não vá cair na emboscada de reagir a cada solicitação. Se não precisa de uma resposta sua imediata, não se disponha.

5. Centralize as informações 

Você tem a impressão que aquela reunião poderia ser reduzida a um e-mail? Bem, antes de marcar uma call, reveja o que você preparou e avalie se é possível passar as informações sobre o projeto de maneira clara e objetiva. 

Mesmo que as reuniões sejam realmente válidas, organize o briefing e os materiais necessários em uma tarefa no Runrun.it, deixando todos os materiais organizados e disponíveis para a consulta de todos os envolvidos. Isso com certeza irá trazer um ganho enorme para a sua gestão do tempo. 

Por que fazer uma boa gestão do tempo no trabalho é tão importante?

Uma boa gestão do tempo impacta diretamente na sua qualidade de vida. Não conseguir se organizar pode causar perda de prazos, projetos inacabados ou mal finalizados, acúmulo de demandas, queda na produtividade, estresse, noites mal dormidas, piora na qualidade dos relacionamentos.

Com várias atividades acumuladas, você tem que fazer hora extra para tentar cumprir tudo que precisa, às vezes levando até o trabalho para casa. 

Além de afetar a sua vida pessoal, já que o trabalho ocupa até os momentos que deveriam ser destinados ao descanso, isso pode afetar seu relacionamento com seus colegas de equipe. Principalmente quando alguém depende do seu trabalho para dar continuidade ao projeto. E o que dizer da frustração do cliente?

Ou seja, uma falha na gestão do tempo pode gerar uma série de efeitos em cascata que, ao final do mês, pode se tornar uma bola de neve.

Precificação

Para conseguir fazer a precificação de serviços da sua empresa, você precisa necessariamente ter o controle do tempo investido em cada demanda. Isso pode ser através de um timesheet, por exemplo. 

Não se pode “chutar” um valor para o cliente: você tem que saber quanto tempo e quantos recursos serão usados para não perder dinheiro, nem o cliente.

Ou seja, a gestão do tempo não é só importante durante a execução de um projeto, para evitar atrasos. Ela é fundamental para dar o start no projeto, no momento da tomada de decisão do cliente.

Trabalho remoto

Mas não pense que a gestão do tempo é um desafio apenas para o dia a dia de quem trabalha no escritório. Se você trabalha remotamente, precisa tomar alguns cuidados, já que gerenciar o tempo em casa parece ser muito mais difícil do que parece.

Por mais que trabalhar remotamente possa ser um sonho para muitos, é importante não perder o controle. 

Como gestor/a, você deve definir bem as prioridades, entender a capacidade de produção diária e usar a tecnologia a seu favor para acompanhar a comunicação e as entregas.

Os principais erros cometidos na gestão do tempo

Procrastinar, distrair-se com facilidade, fazer várias tarefas ao mesmo tempo, não ter objetivos definidos e subestimar o tempo de execução das demandas são alguns erros que podem ser cometidos por gestores/as e suas equipes.

Você pode achar que eles vão aumentar a sua produtividade, quando na realidade o que pode acontecer é você acumular cada vez mais tarefas.

Procrastinar

Sem dúvida, um dos maiores inimigos da produtividade e do tempo. Ficar enrolando para fazer um trabalho só faz com que mais coisas se acumulem na sua lista e no final da semana você ainda se sente culpado por ter desperdiçado tanto tempo.

Para evitar a procrastinação tente “quebrar” a tarefa em partes que sejam mais fáceis de gerenciar.

Não ter objetivos definidos

Os objetivos da sua empresa são importantes para fazer um planejamento estratégico, de acordo com o que se deseja alcançar. 

Dessa forma, os gestores de cada área são responsáveis por repassar para a equipe o que deve ser feito e em quanto tempo. Se as estratégias não são bem definidas vão interferir na execução e consequentemente nos resultados. 

Por exemplo, se os indicadores de produtividade não estão bem definidos, não será possível medir os resultados e nem acompanhar as métricas.

Distrair-se com facilidade

O seu celular vibrando a cada 5 minutos com uma nova notificação é uma grande distração no trabalho, além das redes sociais. Eles te bombardeiam com informações – que na maioria das vezes não são úteis e acabam tirando seu foco do que é importante. 

Você pode evitar tais obstáculos, reduza as distrações nos dispositivos utilizados e aproveite os tempos livres de pausa para conferir as mensagens pessoais. 

Nesse vídeo, Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, fala sobre o deep work, prática que ajuda a eliminar distrações e melhorar a concentração para realizar tarefas complexas. 

Ser multitarefa

Se dedicar a mais de uma tarefa pode atrapalhar o seu foco e afetar a qualidade da entrega, ocasionando retrabalho ou sobrecarga em algum colega. 

Ou seja, você apenas está se iludindo achando que está fazendo duas ou mais coisas ao mesmo tempo, quando na realidade acaba não fazendo nem uma coisa e nem outra direito. Prefira realizar uma demanda por vez ao invés de ser de multitarefas, com o seu foco 100% naquilo.

Subestimar o tempo de execução de uma tarefa

Outra falha muito comum é achar que o projeto vai ser entregue no prazo, sem dar muita atenção para o tempo que cada tarefa demora para ser concluída. 

Quando você conhece a sua equipe e tem dados realistas do volume de entrega e da produtividade, fica muito mais fácil fazer previsões de entrega realistas, assim você não precisa ficar correndo atrás dos prazos.

[TESTE]Como melhorar a gestão do tempo

Você sabe dizer não?Clique na imagem e comece o quiz

É muito comum que os profissionais estejam insatisfeitos com a sua habilidade para a gestão do tempo. Afinal, a rotina em uma empresa pode se tornar atribulada se não houver um meio de organizar o fluxo de demandas e de centralizar o diálogo entre as pessoas. Conheça o Runrun.it, software completo de gestão do trabalho que ajuda a resolver os problemas da sua empresa.

Faça o teste de gestão do tempo abaixo e descubra em qual grau nosso software pode te ajudar na organização de tarefas hoje mesmo!

Gestão do tempo para empresas

Fazer uma boa gestão do tempo pode melhorar a produtividade de toda a equipe. E, para isso, utilizar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas como o Runrun.it é essencial.

Na plataforma, você consegue ter uma visão do todo do fluxo de trabalho, vendo inclusive quanto tempo foi investido em cada tarefa ou etapa de um projeto. 

O Runrun.it permite organizar os processos dentro da empresa, priorizando demandas, definindo deadlines e otimizando a sua rotina. Teste grátis:http://runrun.it

Pesquisas mencionadas

http://www.managementtoday.co.uk/news/1175002/

https://buffer.com/state-of-remote-work-2019

Quais são as ferramentas e dicas que podem auxiliar na gestão do tempo?

São dicas de gestão do tempo?

Quais são as 4 ferramentas de gestão?

Quais são as principais ferramentas de gestão?