Quais são os 3 pilares e as etapas essenciais da gestão de projeto?

Dentro do cenário de mercado em que vivemos hoje o Planejamento de um projeto é sua base e é o que definirá o futuro da organização, pois nele será colocado em prática as ações necessárias para que os objetivos sejam alcançados trazendo o resultado para empresa.

1 INTRODUÇÃO

           Gerenciar um novo projeto é uma grande responsabilidade do gestor, a gestão de projetos é vista como um conjunto de estratégias, para a entrega dos resultados esperados pelo cliente ao término de um projeto. É um método de gestão mais abrangente, no qual envolve rotinas e metodologias que passam por diversos fatores desde o controle do escopo ao monitoramento de indicadores e o alinhamento de expectativas e também a avaliação dos resultados obtidos. O gestor deverá ater-se ao modo como cada uma das etapas está estruturada, para dessa forma evitar ao máximo os riscos que podem comprometer os resultados futuros, dessa forma a política de gestão de projetos é bem aplicada.

O conceito de Gestão tem evoluído muito ao longo do último século.

Para NUNES (2006), embora não seja possível encontrar uma definição universalmente aceita, existe algum consenso quanto ao fato de que este deve incluir, obrigatoriamente, um conjunto de tarefas que procuram garantir a utilização eficaz de todos os recursos disponibilizados pela organização, a fim de serem atingidos os objetivos pré-determinados. O Dicionário Aurélio define Gestão como o ato de gerir ou gerenciar. Então gestão poderia ser definida como o gerenciamento do conjunto de ações e estratégias nas organizações, visando atingir seus objetivos.

A definição de projeto para Maximiano (2002 p. 26),é um empreendimento temporário ou uma sequência de atividades com começo, meio e fim programados e tem por objetivo fornecer um produto singular dentro das restrições orçamentárias.

A competitividade busca por aumento da qualidade e produtividade, visto isso, é imprescindível o gerenciamento das tarefas, de tempo, para o objetivo que foi definido ser alcançado.

 2 PILARES DA GESTÃO DE PROJETOS

           Dentre os principais pilares da gestão de projetos, segundo as literaturas envolvendo Gestão de Projetos, são os sete itens apresentados abaixo que em seguida dissertaremos a respeito:

 1.     Uma metodologia bem estruturada;

2.     Agilidade na tomada de decisões;

3.     Uso de dados para o planejamento;

4.     Comunicação eficaz;

5.     Gerenciamento de escopo;

6.     Gestão de conflitos;

7.     Uso de indicadores de performance.

A Gestão de projetos tem grandes pontos de suma importância para a forma de como o projeto será executado, é necessário uma metodologia bem estruturada, escolhida pela empresa. A aplicação de uma metodologia influenciará no fluxo de trabalho, nos usos de recursos e nos mecanismos de segurança, desse modo o time terá mais chances de atingir o resultado esperado e, com isso, ampliar os retornos dos investimentos. Justamente por esse motivo que é vista como um pilar importante na gestão dos projetos. 

Outro ponto que se vê necessário é a agilidade nesse processo de escolhas, as tomadas de decisões da empresam devem ser escolhidas de forma rápida, com isso menor será a chance das falhas e, maiores as chances de os imprevistos serem resolvidos antes que gerem um grande impacto para a empresa. O uso de dados para o planejamento é outro grande pilar que podemos citar, não bastando a agilidade nas tomadas de decisões elas também precisam estar bem estruturadas e de fontes confiáveis com informações atualizadas.

A comunicação é fundamental e faz parte do dia a dia de todo projeto. Sem ela os problemas serão mais frequentes. Além disso, o alinhamento de expectativas é prejudicado, e torna o planejamento menos eficaz. Para gestão de um grande projeto é imprescindível criar uma estratégia de comunicação multicanal, onde os times podem se manter sempre integrados e capazes de trocarem informações estratégicas rapidamente. Ao mesmo tempo, feedbacks devem ser coletados e aplicados constantemente, evitando a transmissão de falhas.

Dentre os principais pilares da gestão de projetos a gestão de conflitos atua como aprincipal dentre todas, possuir um ambiente de trabalho de boa qualidade é primordial para grandes e pequenos projetos, é a base de um bom fluxo de entregas por parte de todos. Gerenciar o escopo faz com que o projeto mantenha se focado nas expectativas iniciais. Por fim o uso de indicadores ajuda que o gestor consiga verificar como um fator está impactando nos resultados finais e assim ter mais meios para fazer boas escolhas. As principais métricas que são utilizadas em projetos são:

 1.     Aderência aos prazos;

2.     Aderência ao orçamento;

3.     Nível de produtividade;

4.     Satisfação do cliente;

5.     Número de interrupções.

  De forma com que os indicadores adotados sejam mais eficazes e causem um maior impacto positivo na rotina da empresa é necessário que os lideres se reúnam e identifiquem o que deverá ser quantificado e quais são os pontos mais importantes para o sucesso de cada etapa. Visto que a criação de uma boa política de gestão de projetos é um processo complexo, porém não impossível. É importante focar no perfil do negócio e metas que serão atingidas. Definir o conjunto de estratégias inteligentes para precaver as situações. Prevenindo as futuras falhas, a empresa evitará riscos e criará um ambiente de trabalho com o número de falhas reduzido.

 3.1 GERENCIAMENTO DE TEMPO

Segundo o Guia PMBOK Quinta Edição, o gerenciamento do tempo “inclui os processos requeridos para assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto.”

Algumas frases populares de autores desconhecidos para refletirmos em relação ao gerenciamento do tempo:

 "O projeto chega rapidamente em 90%, depois, ele se mantém em 90% para sempre."

 "O mesmo trabalho debaixo das mesmas condições será estimado diferentemente por dez diferentes estimadores ou por um único estimador em dez vezes diferentes."

 "Leva nove meses para uma mulher gerar um bebê, mas, não se pode gerar um bebê em um mês engravidando nove mulheres."”

A gestão do tempo e sua importância são claramente o ponto focal do projeto, exigindo índices altos de acertos. Tem como principal objetivo descrever os processos requeridos, garante que o mesmo cumpra os prazos. Algumas das ferramentas clássicas de Gestão de Tempo de Projeto são o PERT/CPM e o  Diagrama de Gantt.

          Atrasos na conclusão dos projetos é a forma mais negativa de se errar na gestão, pois comprometem diretamente o custo, ao retardar a entrega dos produtos, consequentemente, atrasa a disponibilidade de usar os mesmos. Dobrando o dano, um equipamento parado, sem produzir, é muito maior que o custo do gerenciamento do projeto para viabilizar a sua entrada em operação.

Existem alguns processos ditos como auxiliares na gestão do tempo do projeto.

 ·      Definir Atividades

·       Identificar as atividades específicas que devem ser executadas.

·       Sequenciar as atividades

·       Identificar e documentar as relações de dependência.

·       Estimativa de Recursos de Atividade.

·       Estimar o tipo e quantidade dos recursos necessários para executar cada atividade. 

·      Estimar as durações de atividades

·       Estimar a quantidade de períodos de trabalho que serão necessários para completar cada atividade.

·       Desenvolver o Cronograma

·       Analisar a sequência das atividades, sua duração, seus recursos e suas restrições.

·       Controlar o Cronograma

·       Controlar as mudanças no cronograma.

  Sendo assim a gestão em projetos tem grande importância no andamento do mesmo pois controla o núcleo principal do projeto, sem a gerência de tempo, desenvolvimento de um cronograma e um bom planejamento de nada adiantará os milhões de investimentos de dinheiro e tempo.

 4 GERENCIAMENTO DE QUALIDADE

  No artigo científico “A importância da gestão de projetos em pequenas e médias empresas, um estudo de caso em uma empresa de energia elétrica, ressalta

“A crescente modernização da sociedade e consequentemente, do setor elétrico exigem que haja cada vez mais, uma melhoria na qualidade da prestação de serviços por qualquer empresa. A satisfação das necessidades e expectativas dos clientes tem sido uma constante nesta busca da melhoria da qualidade dos serviços prestados, onde a qualidade percebida pelo cliente e deve corresponder ou superar as expectativas. Com a aplicação da gestão de projetos no setor de engenharia da empresa, espera-se que haja melhorias contínuas nos processos, bem como na qualidade dos serviços prestados e a agregação de valor ao trabalho da empresa, melhorando seus prazos e como consequência os seus lucros.”

 4.1 PIRAMIDE DA GESTÃO

  Para resumir o que foi explicado acima, desenvolvemos o método de uma pirâmide na qual sabe-se que, é a gerência do tempo o seu braço direito, o gerenciamento da qualidade o lado esquerdo e a comunicação eficaz como o topo. Ao refletir, percebemos que cada ponto se interliga no outro e sem um dos mesmos, o projeto vem a falhar, sem dúvidas. É necessário observar a qualidade dos serviços prestados dentro daquele período de tempo e obter-se desse resultado, uma comunicação transparente e uma satisfação de serviços prestados por lado do cliente interessado ou o próprio investidor maior do projeto. Os pilares da gestão de projetos podem se resumir em tempo, a qualidade e comunicação. Nesse cenário um liga o outro e completa a competência de um projeto bem-sucedido.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

           Um gerenciamento de projeto eficiente e eficaz, é um dos fatores críticos para o sucesso e longevidade de uma empresa. Gerenciar um projeto com eficiência, demanda esforços de compreensão e larga conscientização das empresas em aplicar uma metodologia de gestão de projetos com treinamento e capacitação de gestores e equipe envolvida.

           Um projeto será positivo e terá sucesso quando a qualidade é igual ou superior às exigências. Quando seu custo não extrapola as previsões e seus prazos pré-definidos são atingidos sem atraso. Projetos com excelência em qualidade, são entregues dentro do escopo, dentro do prazo de tempo e com aderência ao orçamento, entregando um serviço e/ou produto conforme o esperado.

           Portanto, diante da competição de mercado atual e complexidade nos mais amplos mercados, cabe aos gestores de projeto, gerirem sempre de forma consciente e de maneira transparente em todas etapas de projetos, transmitindo confiança para a equipe atuante e evitando ao máximo os imprevistos, buscando sempre a evolução de projeto dentro do orçamento e principalmente do prazo. Gerando assim, entregas sólidas de produtos e serviços consistentes.

Acadêmicos - Thaís Caroline

REFERÊNCIAS

Pilares da gestão de projetos, disponível em <https://www.projectbuilder.com.br/blog/pilares-na-gestao-de-projetos/>acesso em 28 de outubro de 2019.

 Mariana Congo. Oque é investimento? Junho de 2015. “Disponível em :< log.magnetis.com.br/o-que-e-investimento/ >. Acesso em 29 de outubro de 2019.

 Artigo cientifico A importância da gestão de projetos em pequenas e médias empresas, um estudo de caso em uma empresa de energia elétrica, disponível em <http://www.tecsoma.br/tcc_administracao/izanere.pdf> acesso em 30 de outubro de 2019.

 Livros:

Emprendedorismo -Uniasselvi 2016

 Gestão de projetos de TI - Uniasselvi 2016

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