Qual é o propósito de documentar na ordem de trabalho a informação que é obtida a partir do cliente

Quando se trata de estar apto para definir desenho, análise, descrição de cargo é para entender como o desenho de cargo afeta as práticas de RH e depois descrever os métodos obtidos na informação e os ajustando com o objetivo de ter as especificações precisas do cargo e os critérios a exigir do futuro ocupante.

Em um âmbito sobre as especificações, análise e descrição de cargo é importante salientar a conceituação para interpretar de uma maneira coesa na tomada de decisão.

Tendo como exemplo um modelo de entrevista e um questionário onde será feita a colheita de informações sobre os cargos para montar uma descrição de cargo bem detalhada com as relações, responsabilidades e experiências exigidas com o propósito de fazer um mapeamento das especificidades do cargo para redesenhar a estrutura e coligindo conforme o desempenho de cada um, tornando-o mais flexível e mutável.

Conceito de Cargo

Hoje, os cargos requerem maior flexibilidade e participação contínua das pessoas transformando-as em equipes multidisciplinares mutáveis com o ambiente. O cargo pode-se analisar numa maneira global onde todas as atividades são executadas por um ocupante e que se situa em uma posição no organograma organizacional.

Dessa forma, a posição do cargo no organograma define o nível de hierarquia do ocupante como a quem reportará e sobre quem exercerá autoridade que pode ser localizado num departamento ou divisão.

Desenho de Cargos

Envolve-se a especificação do conteúdo de cada cargo na empresa, dos métodos de trabalho e das relações com os demais cargos. O desenho de cargos constitui na maneira como cada cargo é estruturado e dimensionado, dentre disso precisa-se definir quatro condições básicas:

– Qual é o conteúdo do cargo, ou seja, o conjunto de tarefas ou atribuições que o ocupante desempenhará;

– Quais são os métodos e processos de trabalho, ou seja, como as tarefas deverão ser desempenhadas;

– A quem o ocupante do cargo deve prestar responsabilidade, isto é, quem é o seu superior imediato;

– Quem o ocupante do cargo deverá supervisionar ou dirigir autoridade, ou seja, quem serão os seus subordinados.

Modelos de desenhos de cargos 

Os modelos de desenhos de cargos existem três tipos: o Clássico, o Humanístico e o Contingencial; sendo que o Clássico foram criados pelos engenheiros da Administração Científica com certos princípios de racionalização do trabalho para projetar cargos, definir métodos padronizados, treinar as pessoas para obter máxima eficiência e usavam incentivos salariais para assegurar a adesão aos métodos de trabalho.

No entanto, o modelo humanístico é denominado pelas relações humanas através da experiência de Hawthorne, tendo o objetivo de substituir a engenharia industrial pelas ciências sociais, a organização formal pela informal, a chefia pela liderança, etc.

Já o modelo contingencial representa a abordagem mais ampla e complexa pelo fato de considerar três variáveis simultaneamente: as pessoas, a tarefa e a estrutura organizacional. O desenho do cargo é dinâmico e se baseia na contínua mudança e revisão do cargo como uma responsabilidade básica colocada nas mãos do gerente ou de sua equipe de trabalho.

Isso faz do modelo contingencial mutável em decorrência do desenvolvimento pessoal do ocupante e do desenvolvimento tecnológico da tarefa.

Enriquecimento de cargos 

O desenho contingencial de cargos é dinâmico e privilegia a mudança em função do desenvolvimento pessoal do ocupante, ou seja, permite a adaptação do cargo ao potencial de desenvolvimento pessoal do ocupante.

Basicamente, essa adaptação contínua é feita pelo enriquecimento de cargos que significa a reorganização e ampliação do cargo para proporcionar adequação ao ocupante no sentido de aumentar a satisfação intrínseca, através do acréscimo de variedade, autonomia, significado das tarefas, identidade com as tarefas e retroação.

Tem como objetivo de aumentar as responsabilidades e desafios das tarefas do cargo para ajustá-los às características progressivas do ocupante.

Portando, a adequação do cargo ao ocupante melhora o relacionamento interpessoal dentro do trabalho e visam novas oportunidades de mudanças para uma melhor qualidade de vida no trabalho. O que se espera é um aumento de produtividade e redução das taxas de rotatividade e de absenteísmo do pessoal.

Para isso precisará introduzir uma nova estratégia que faça uma reeducação dos cargos de gerente e chefia, descentralização das pessoas dando empowerment e maiores oportunidades de participação.

O que é descrição de cargo?

Trata-se do documento que contém todas as informações e tarefas a serem desempenhadas em uma função ou posto de trabalho. Para isso, ele deve detalhar as principais responsabilidades e pré-requisitos do cargo.

Ainda, a descrição de cargo formaliza, por escrito, as atribuições e pode variar conforme as necessidades da organização. Seu objetivo é transmitir ao colaborador, de forma clara e objetiva, quais atividades ele deverá realizar e quais são seus deveres.

Veja mais: 10 modelos de descrição de cargos para atrair candidatos

Conceito de Análise de cargos 

Analisar um cargo significa detalhar o que o cargo exige do seu ocupante em termos de conhecimentos, habilidades e capacidades para que possa desempenhá-lo adequadamente.

A análise de cargos procura determinar quais os requisitos físicos e mentais que o ocupante deve possuir, as responsabilidades que o cargo lhe impõe e as condições em que o trabalho deve ser feito.

E também se preocupa com as especificações do cargo em relação ao ocupante que deverá preenchê-lo.

Leia também: Saiba como elaborar um Plano de Cargos e Salários completo

Métodos de colheita de dados sobre cargos 

Existem três métodos para obtenção de dados a respeito dos cargos: entrevista, questionário e observação. Na entrevista existem três tipos para tal finalidade como a entrevista individual, a entrevista em grupo e a entrevista com o supervisor tendo como objetivo buscar dados a respeito dos cargos e determinar seus deveres e responsabilidades.

No método do questionário a colheita de dados a respeito de um cargo é feita através de questionários que são distribuídos aos seus ocupantes ou ao seu supervisor. Na prática segue o mesmo roteiro da entrevista, com a diferença de que é preenchido pelo ocupante do cargo, ou pelo supervisor ou também em ambos.

Dessa maneira, tem como vantagem proporcionar um meio eficiente e rápido de coletar informação de um grande número de funcionários, tendo como custo operacional menor do que a entrevista.

Já no método da observação é direta daquilo que o ocupante do cargo está fazendo constitui um outro método de colher informação sobre o cargo é aplicável em cargos simples, rotineiros e repetitivos.

Para isso, é comum o método da observação utilizar um questionário para ser preenchido pelo observador para assegurar a cobertura de todas as informações necessárias.

Dica: Por que você envia currículos e não consegue entrevistas?

Etapas do Processo de Análise de Cargo 

O processo de analisar cargos envolve seis etapas que considera a organização em constante e dinâmica mudança. Os cargos devem ser constantemente descritos, analisados e redefinidos para acompanhar as mudanças na organização e no seu conteúdo.

Os primeiros passos são examinar a estrutura da organização total e de cada cargo para definir quais as informações requeridas pela análise de cargos, depois selecionar os cargos a serem analisados e ajustar os dados necessários para análise, e por último preparar as especificações e descrições de cargos.

Isso tem como função de fazer um planejamento de RH, desenhos de cargos, recrutamento e seleção, treinamento, avaliação de competências, remuneração e benefícios e a avaliação dos resultados.

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Os Usos da Análise e Descrição de Cargo

A análise e descrição de cargo funcionam como mapeamento do trabalho realizado dentro da organização. Um programa de descrição e análise de cargos produz subsídios para o recrutamento e seleção de pessoas, para identificação das necessidades de treinamento, elaboração de programas de treinamento, para planejamento da força de trabalho, avaliação de cargos e critérios de salários, etc.

Os objetivos são de subsídios ao recrutamento (definir o mercado RH para onde deverá recrutar dados para a elaboração de anúncios de recrutamento); subsídios à seleção de pessoas (características do ocupante do cargo, ou seja, requisitos exigidos); material para o treinamento (conteúdo dos programas de treinamento, conhecimentos e habilidades exigidas ao ocupante e atitudes perante o cliente); base para a avaliação e classificação de cargos (fatores de especificações para serem utilizados como fatores de avaliação de cargos, definição de faixas salariais, etc.); avaliação do desempenho (definição de critérios e padrões de desempenho para avaliar os ocupantes, metas e resultados a ser atingindo); base para programas de higiene e segurança (informações sobre condições de insalubridade e periculosidade comuns a determinados cargos) e guia para o gerente (informações sobre o conteúdo dos cargos e desempenho dos ocupantes).

Modelos de descrição de cargo

Para ter sucesso nos processos de recrutamento e seleção, é fundamental que o documento seja atrativo e condizente com a cultura organizacional.

Quer atrair candidatos com eficiência? Então, confira e se inspire em 10 modelos de descrição de cargo para aplicar dentro da empresa.

1. Agilista

Estamos recrutando pessoas capazes de construir uma cultura ágil em nossa empresa. Para tanto, suas principais atividades deverá auxiliar o dia a dia de times multidisciplinares, identificar gargalos nos processos e propor soluções. Boa comunicação e liderança são diferenciais para o cargo.

Requisitos do cargo

• liderança de equipe;
• foco em entregas e resultados;
• framework Scrum e método Kanban;
• capacidade analítica, avaliação de métricas de performance;
• conhecimento em Design Thinking.

Responsabilidades

• implementar cultura e estratégia de agilidade;
• liderar e influenciar o board e os squads durante as decisões;
• alinhar expectativas e demandas da área de Produto com o time de Tecnologia para execução ágil baseada em dados;
• facilitar dinâmicas, como dailys e retrospectivas;
• auxiliar a gestão de backlog.

2. Recursos Humanos

Buscamos profissionais com ampla experiência em processos de recrutamento e seleção, para atuar na abordagem e atração de candidatos. Desde a entrevista até a contratação de novos colaboradores.

Além disso, deve ter experiência em triagem, entrevista e avaliação de candidatos para colaborar com os gerentes de departamento. Identificar futuras necessidades de contratação também será exigido.

Atributos do cargo

• formação superior em Psicologia ou Recursos Humanos;
• experiência na área, seja com recrutamento interno, seja para agências de recrutamento (mínimo de 3 anos);
• sólida capacidade de conduzir diferentes tipos de entrevistas: estruturadas, baseadas em competências, estresse, entre outras;
• experiência prática em processos de seleção (entrevistas por telefone e verificação de referências) e gestão de pessoas;
• capacidade de organizar centros de avaliação de habilidades;
• familiaridade com bancos de dados de RH, Sistemas de Rastreamento de Candidatos e Sistemas de Gerenciamento de Candidatos;
• experiência prática com software de recrutamento, Sistemas de Informação de Recursos Humanos (HRIS) ou Sistemas de Gerenciamento de Recursos Humanos (HRMS);
• excelentes habilidades interpessoais e de comunicação com forte capacidade de tomada de decisão.

Responsabilidades da função

• desenvolver e atualizar descrições de vaga;
• realizar a análise do cargo para documentar requisitos e objetivos das tarefas;
• analisar, instituir e realizar políticas e procedimentos de recrutamento e pré-seleção por meio de processos seletivos;
• conduzir entrevistas usando ferramentas ou métodos confiáveis de recrutamento e seleção para filtrar os candidatos conforme cronograma;
• avaliar conhecimentos, habilidades, aptidões técnicas, experiência e outros itens relevantes dos candidatos, mapeando o perfil e elaborando laudos;
• documentar e fornecer relatórios de recrutamento analíticos;
• atuar como um ponto de contato e construir relações com candidatos influentes durante o processo de seleção;
• integrar novos funcionários à empresa.

3. Analista de Cargos e Salários

Procuramos Analista de Cargos e Salários para supervisionar e administrar planos de recompensas e benefícios. O profissional deverá elaborar programas para aumentar o desempenho, a confiança e a satisfação dos colaboradores e da organização.

Ainda, deverá fazer a atração, a retenção e a motivação de funcionários para reduzir a rotatividade e aprimorar o perfil da empresa.

Atributos do cargo

• formação superior completa em Administração, Economia, Recursos Humanos ou Ciências Contábeis;
• experiência como especialista em remuneração e benefícios (mínimo de 3 anos);
• experiência em práticas de RH, gerenciamento de ciclo de compensação, pesquisas sobre psicologia organizacional e mercado de trabalho;
• conhecimento das normas e regulamentos trabalhistas vigentes e familiaridade com incentivos e benefícios;
• conhecimento de HRIS e MS Office;
• habilidades analíticas.

Responsabilidades da função

• definir pacote de remuneração e benefícios equitativo e competitivo, ajustado e alinhado com a estratégia e objetivos do negócio;
• desenvolver uma filosofia de remuneração consistente com a cultura da empresa;
• garantir práticas de compensação alinhadas com a legislação atual (igualdade salarial, direitos humanos etc.);
• utilizar métodos e técnicas variáveis e tomar decisões baseadas em dados sobre compensações financeiras;
• aplicar pesquisas de psicologia organizacional para descobrir o que motiva os colaboradores e quais são suas necessidades;
• preparar descrição de cargo, análises, avaliações e classificações de trabalho;
• implantar estratégias de comunicação e métricas eficazes.

Veja também: Quer descobrir o seu perfil comportamental e conhecer na prática uma ferramenta que pode mudar a realidade da sua gestão de pessoas? Conte com o Profiler da Sólides!

4. Analista de Desenvolvimento Humano e Treinamento

Estamos procurando um profissional para conduzir o aprendizado e o desenvolvimento das equipes. O analista deverá nutrir os colaboradores com conhecimento, habilidades práticas e motivação para a realização de tarefas.

Ainda, deverá contribuir para o aperfeiçoamento contínuo — e de longo prazo — das habilidades dos colaboradores e extrair o máximo potencial em prol da organização. Quando necessário, deverá apontar treinamentos específicos para reter talentos.

Veja também: Dicas para atrair e reter talentos na sua empresa

Atributos do cargo

• formação superior em Psicologia, Administração ou Recursos humanos;
• vivência em projetos de desenvolvimento organizacional em Recursos Humanos, como PDI, trilha, avaliação de desempenho e academia de liderança;
• habilidades de comunicação escritas e faladas;
• perfil orientado à resolução de problemas e negociação;
• iniciativa e capacidade de oferecer novas ideias.

Responsabilidades da função

• identificar necessidades de treinamento e desenvolvimento das equipes;
• promover análise de trabalho, esquemas de avaliação e consultas regulares com gerentes de negócios e RH;
• projetar e expandir programas de treinamento e desenvolvimento conforme as necessidades da organização e do indivíduo;
• acompanhar os processos de avaliação de desempenho e participar de conversas de carreira com gestores, checkpoints, PDI e feedback;
• avaliar custos de programas e mantê-los no orçamento;
• realizar avaliações internas e desenvolver planos individuais de aprendizagem;
• produzir programas e materiais para treinamento e desenvolvimento;
• reportar KPIs da área a gestores e funcionários para auxiliar na tomada de decisões.

5. Business Partner

Buscamos profissional para supervisionar as operações de RH e garantir que estejam alinhadas com as metas da empresa. Assim, é necessário ter sólida experiência em práticas de Recursos Humanos e gerenciamento de pessoas.

Além disso, deverá se comunicar com o conselho de administração e com os gerentes seniores, expressar ideias e sugerir soluções, considerando as limitações orçamentárias e a cultura organizacional. Desejável ser capaz de atuar como consultor em gestão de RH.

Atributos do cargo

• formação em Recursos Humanos e pós-graduação na área;
• experiência como business partner (mínimo 2 anos);
• fortes habilidades de gerenciamento de pessoas, com perfil analítico e orientado a metas;
• experiência demonstrável com métricas de RH;
• conhecimento profundo da legislação trabalhista;
• compreensão de todas as funções e melhores práticas de RH.

Responsabilidades da função

• colaborar com a gerência para melhorar as relações de trabalho, promovendo a motivação e a produtividade, priorizando a retenção de talentos;
• fornecer as políticas de RH;
• monitorar e relatar o ambiente de trabalho;
• identificar necessidades de treinamento para equipes e indivíduos;
• aplicar programas de treinamento;
• sugerir novas estratégias de RH.

6. Assistente Administrativo

O assistente deverá fornecer suporte aos nossos gerentes e funcionários, auxiliar com as necessidades cotidianas do escritório, além de gerenciar as rotinas administrativas da empresa.

Ter habilidades de comunicação oral e escrita, ser capaz de organizar atividades com ferramentas específicas, como o MS Excel, são diferenciais.

Atributos do cargo

• ensino médio ou superior incompleto;
• conhecimento de sistemas e procedimentos de gerenciamento de escritório;
• conhecimento prático de equipamentos de escritório (impressoras, aparelhos de fax e similares);
• habilidades avançadas de Pacote Office (Excel e PowerPoint);
• habilidade para gerenciamento de tempo;
• capacidade em priorizar atividades;
• habilidades organizacionais.

Responsabilidades da função

• atender chamadas telefônicas e direcioná-las corretamente;
• receber solicitações e consultas administrativas oriundas dos superiores;
• organizar e agendar compromissos;
• planejar reuniões e redigir atas detalhadas;
• enviar e organizar relatórios de despesas;
• atuar como ponto de contato para clientes (internos e externos);
• produzir relatórios, manter e organizar sistemas de arquivamento.

7. Vendedor(a) de loja

Estamos selecionando vendedor(a) capaz de oferecer um excelente atendimento ao cliente e atender às cotas de vendas propostas pela empresa. Para tanto, deverá identificar as necessidades do cliente, apresentar soluções, responder perguntas sobre produtos e serviços e recomendar opções.

Buscamos pessoas proativas e positivas, com habilidade de comunicação, capazes de solucionar problemas e eventuais reclamações. O profissional ideal precisa garantir a satisfação dos consumidores, contribuindo para o crescimento da nossa marca.

Atributos do cargo

• ensino médio ou superior (completo ou incompleto);
• experiência com vendas no varejo ou similar;
• conhecimento do processo de vendas e procedimentos de estoque;
• habilidades matemáticas básicas e de comunicação;
• históricos positivos em cotas de vendas;
• capacidade de construir relações de confiança;
• flexibilidade para trabalhar em turnos (com escala 6×1).

Responsabilidades da função

• recepcionar, saudar e direcionar clientes;
• fornecer informações precisas sobre características dos produtos, preços e pós-venda;
• responder às perguntas dos clientes;
• fazer comparações de preços e oferecer soluções que facilitem a compra;
• realizar venda cruzada;
• garantir que os PDVs estejam totalmente abastecidos;
• gerenciar devoluções de produtos;
• coletar feedback dos clientes e transmiti-los ao gerente da loja;
• estar atualizado com novos produtos e serviços.

8. Gerente de Vendas

Estamos contratando Gerente de Vendas com perfil de alto desempenho. Assim, deverá ajudar a empresa a atingir as metas de aquisição de clientes e colaborar para o crescimento da receita. Buscamos um perfil dedicado para manter nossa empresa competitiva.

Desse modo, o profissional será responsável por maximizar o potencial da equipe, elaborar e defender planos de vendas frente à administração.

Atributos do cargo

• formação superior em Administração de Empresas ou área correlata;
• experiência como representante ou gerente de vendas, atendendo ou superando metas (mínimo de 2 anos);
• perfil comprometido com a educação continuada (workshops, seminários e conferências);
• capacidade para comunicar, apresentar e influenciar todos os níveis da organização;
• saber conduzir processos de vendas conforme o plano de fechamento;
• forte senso comercial;
• excelentes habilidades com pessoas.

Responsabilidades da função

• construir e promover relacionamentos duradouros com clientes, gerando parcerias;
• entendimento das necessidades dos consumidores;
• manter os resultados da equipe de vendas, aconselhando e disciplinando os colaboradores;
• planejar, monitorar e avaliar os resultados do trabalho;
• apresentar relatórios de vendas, receitas, despesas e previsões realistas para a equipe de gerenciamento;
• identificar mercados emergentes, conhecer novos produtos e a concorrência;
• ajustar preços de venda monitorando custos, seguindo a lei da oferta e demanda;
• manter o volume de vendas e o mix de produtos;
• acompanhar tendências, indicadores econômicos e concorrentes.

9. Analista de recrutamento e seleção

Contratamos profissional de recrutamento e seleção com ampla experiência na abordagem, atração de candidatos e entrevistas até a contratação. Nesse sentido, deverá colaborar com gerentes de departamento para identificar, de forma proativa, futuras necessidades de aquisição de talentos. É determinante ter experiência em triagem, entrevista e avaliação de candidatos.

Atributos do cargo

• formação superior em Psicologia ou Recursos Humanos;
• experiência na área como recrutador interno ou em agências de recrutamento (mínimo de 3 anos);
• capacidade de conduzir entrevistas estruturadas, baseadas em competências, estresse, entre outras;
• capacidade de organizar centros de avaliação de habilidades;
• proximidade e familiaridade com bancos de dados de RH, Sistemas de Rastreamento de Candidatos e Sistemas de Gerenciamento de Candidatos;
• experiência prática com software de recrutamento;
• poder de comunicação e habilidades interpessoais, com capacidade para a tomada de decisão.

Responsabilidades da função

• desenvolver e atualizar a descrição da vaga;
• realizar análise do cargo, junto ao gestor da área, para documentar requisitos e objetivos das tarefas;
• analisar, instituir e realizar políticas e procedimentos de recrutamento e pré-seleção utilizando processos seletivos;
• conduzir entrevistas usando diferentes ferramentas ou métodos confiáveis de recrutamento e seleção para filtrar candidatos, conforme o cronograma;
• avaliar conhecimentos, habilidades, aptidões técnicas, experiência e outros itens relevantes dos candidatos, mapeando perfis e elaborando laudos;
• documentar e fornecer relatórios de recrutamento analíticos;
• atuar como ponto de contato junto aos candidatos influentes e construir relações durante o processo de seleção;
• integrar novos funcionários à empresa.

10. Recepcionista

Procuramos uma pessoa para gerenciar a recepção da empresa, diariamente. O profissional deverá executar tarefas administrativas que ajudem na organização das rotinas corporativas. Ainda, será o primeiro contato da empresa, receberá visitantes e clientes, além de coordenar as atividades do setor e a distribuição de correspondências. Além disso, o redirecionamento de chamadas telefônicas também é função do cargo.

Atribuições do cargo

• ensino médio e/ou técnico completo ou superior em andamento;
• proficiência no pacote Microsoft Office;
• experiência e prática com equipamentos de escritório (aparelhos de fax e impressoras);
• fortes habilidades de comunicação escrita e verbal;
• perfil pró-ativo e multitarefas;
• excelentes habilidades organizacionais.

Responsabilidades da função

• receber visitantes e direcioná-los ao departamento apropriado;
• atender, filtrar e encaminhar chamadas telefônicas recebidas;
• manter calendários atualizados e agendar reuniões;
• certificar-se que a área de recepção está organizada e apresentável;
• abastecer o setor com artigos de papelaria e materiais de expediente;
• fornecer informações corretas presencialmente, por telefone ou e-mail;
• receber, classificar e distribuir correspondências e entregas diárias;
• adotar procedimentos de segurança e controlar o acesso pela recepção;
• zelar pelo estoque de materiais e fazer novas solicitações de compra, quando necessário.

Com esses exemplos, elaborar modelos de descrição de cargo será uma tarefa fácil de executar. Basta considerar as particularidades do negócio e colocar tudo no papel. Assim, os processos de recrutamento e seleção serão mais ágeis e mais eficientes.

Depois de conhecer o que é descrição de cargo e alguns modelos, que tal complementar seus conhecimentos? Basta fazer o download gratuito do ebook Guia Completo de Contratação. Aproveite!

Referência

CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: e o novo papel dos recursos humanos nas organizações. 6. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.

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Por: Clark Kent

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