Qual prática tem um propósito que envolve ajudar a organização a maximizar valor controlar custos e gerenciar riscos?

Gestão de riscos é o processo de tomada e execução de decisões que irão minimizar os efeitos adversos do risco em uma organização. Tais riscos podem se originar em situações mercadológicas, ações da natureza, erro humano, etc.

Nesse contexto, como existe a chance de uma ameaça se concretizar também é possível surgirem grandes oportunidades que melhorem todo o cenário. Identificar, monitorar e fazer a gestão de riscos de maneira eficaz será o diferencial nos resultados da empresa. 

Em tempos de pandemia, a gestão de riscos em uma organização tornou-se vital para a sobrevivência da empresa. Ainda tem dificuldade para dar o primeiro passo neste processo? Entenda as vantagens e melhores práticas para fazer a gestão de riscos de maneira efetiva. 

Gestão de Riscos: O que é e qual o objetivo?

Antes de falarmos de gestão de riscos é importante entender o que é o “risco” em si. 

Riscos são eventos com impactos negativos. De acordo com a ISO 9000, “é um efeito ou desvio da incerteza”, que resulta em ações positivas ou negativas.

Então, como podemos definir gestão de riscos? 

A gestão de riscos é um processo de identificação, avaliação e controle de ameaças ao capital e lucro de uma organização. Ao gerenciar riscos, as organizações conseguem se preparar para o inesperado, minimizando ameaças e custos extras antes mesmo que estas aconteçam.

Estas ameaças podem ter origem em uma variedade de fatores que vão desde incertezas financeiras, erros de gestão estratégica, desastres naturais ou até responsabilidades legais.

O gerenciamento de riscos é uma etapa fundamental para as empresas. É imprescindível que se consiga identificá-los previamente, dando a possibilidade também de aproveitar as oportunidades, além de mitigar as ameaças.

Quais são os tipos de risco?

Há vários tipos de riscos que sua empresa, entre eles:

• Risco estratégico: por exemplo, de um concorrente entrando no mercado, cenário político.
• Risco de conformidade ou compliance: por exemplo, introdução de novas regras ou legislação, perda de documentação, etc. 
• Risco financeiro: aumento da taxa de juros, endividamento, cliente inadimplente
• Risco operacional: quebra ou roubo de equipamentos importantes, ou toda ação que possa gerar retrabalho para sua equipe.
• Riscos ambientais: como desastres naturais
• Riscos cibernéticos: como ciber ataques e fraudes virtuais. 
• Riscos no ambiente de trabalho: como ruídos, temperaturas extremas, substâncias tóxicas, etc.

Vantagens do Gerenciamento de Riscos

Que toda a empresa está exposta ao risco isso todos sabem. Mas se a direção acha que ainda assim não é preciso se preocupar com o gerenciamento de riscos, veja as principais vantagens para os negócios:  

Facilidade na identificação de problemas

As práticas de gerenciamento de risco permitem que você enxergue onde e quais projetos precisam de atenção, fornecendo contextos para compreender o desempenho de um projeto e contribuir para quaisquer verificações de integridade ou auditorias.

Iniciativas mais confiantes e bem-sucedidas

Fazer a gestão de riscos não significa evitar arriscar ou nunca expandir, aumentar ou escalar suas operações. Pelo contrário.

Se há uma ideia de expandir a empresa em outro estado ou país, com uma boa análise de riscos, você consegue avaliar formas de assumir novos empreendimentos e de forma sustentável. 

Isso evita que você tome decisões no escuro, sem embasamento, que pode custar um preço muito alto no futuro. 

Redução de custos

Ações preventivas são menos custosas que ações corretivas. Além disso, quanto mais clareza das ameaças que precisam ser eliminadas ou prevenidas, menores são as chances de impactar no bolso da empresa.

Por isso, se você quer reduzir seus custos operacionais, seja com multas, fraudes, sanções legais ou outros, tenha mapeado todos os riscos que possam atrapalhar o crescimento do seu negócio. 

Clientes mais satisfeitos

Um negócio que cresce de forma sustentável atrai clientes mais satisfeitos, já que melhora a segurança e eficiência operacional.

Além disso, empresas com um gerenciamento de risco sólido possuem uma equipe mais engajada, que investe em melhores resultados para o cliente, o que também pode levar a clientes satisfeitos.

Gestão de Riscos e ISO  

A ISO 31000, de gestão de riscos corporativos, vem com uma formulação que estabelece os princípios, a estrutura e o processo para gerenciar riscos de maneira transparente e sistemática.

Mas embora a norma ISO 31000:2018, seja referência quando o assunto é gestão de riscos, a ISO 9001 também aborda a questão sob o olhar da Gestão de Qualidade. 

Esta é uma das grandes mudanças da versão 2015, onde o planejamento e mentalidade de riscos ganham destaque nesta edição, funcionando como ferramenta para prevenção de efeitos indesejáveis. 

O requisito 6.1- Ações para abordar riscos e oportunidades da ISO 9001 aponta que:

6.1.1 Ao planejar o sistema de gestão da qualidade, a organização deve considerar as questões referidas em 4.1 e os requisitos referidos em 4.2, e determinar os riscos e oportunidades que precisam ser abordados para:

a) assegurar que o sistema de gestão da qualidade possa alcançar seus resultados pretendidos;
b) aumentar efeitos desejáveis;
c) prevenir, ou reduzir, efeitos indesejáveis;
d) alcançar melhoria. (…)

Como fazer a gestão de risco?

Para obter sucesso no gerenciamento de riscos, há algumas etapas importantes a serem cumpridas. Confira as principais etapas: 

Identificação dos riscos

O primeiro passo é identificar quais são os riscos. Por meio de um bom planejamento e gestão de projetos é possível identificar ameaças e oportunidades. 

Riscos não são necessariamente sinônimos de problemas. Há riscos que envolvem ganhos sendo considerados oportunidades e também os que são considerados ameaças, que envolvem prejuízos e possíveis problemas. 

O que pode acontecer e por quê, quais as consequências, como será mensurado; probabilidade de ocorrência futura; se o nível de risco é tolerável; aceitável ou requer tratamento adicional são algumas perguntas que podem auxiliar nesse processo. 

Os setores da empresa podem contar com modelos de riscos predefinidos para cada situação, tornando assim mais fácil sua identificação. Mas sempre se atente ao contexto do momento e suas respectivas características, que podem interferir na condução da gestão de riscos. 

Análise quantitativa e qualitativa

Identificou os riscos? Agora faça uma análise qualitativa e quantitativa para definir quais devem ser priorizados no momento. 

Nesse momento você irá avaliar quais os impactos que estes riscos trarão no andamento dos projetos e a probabilidade dos mesmos ocorrerem. A partir disso, definem-se as prioridades e ações que devem ser realizadas. 

Verificações periódicas sobre a priorização dos riscos também são importantes, já que vários fatores podem alterá-los. Situações mercadológicas, variações na inflação, decisões governamentais podem alterar a prioridade nos seus projetos. 

Planejamento de respostas

Ao identificar riscos e definir as respectivas ordens de prioridade, o próximo passo é dar uma resposta aos mesmos. Caso encontre uma ameaça, foque em erradicá-la. Mas se uma oportunidade for encontrada deve ser potencializada.

Por isso, trabalhar com um planejamento de ações é essencial visando a solução adequada para cada risco previsto. Dessa forma, sua organização não será pega de surpresa, trazendo benefícios incluindo maior facilidade na implantação do sistema de gestão da qualidade. 

Uso da tecnologia

A tecnologia pode ser um grande aliado no processo de gerenciamento de riscos da sua organização. Existem softwares no mercado capazes de otimizar todos os passos de uma gestão de risco eficaz.

Soluções automatizadas baseada nas certificações da família ISO 9000 possuem uma série de funcionalidades,  que também incluem gestão de documentos, indicadores, não conformidades, auditorias, além de já estarem adequados à  ISO 9001.

Leia também: Como escolher um sistema de gestão de riscos para sua empresa?

5 dicas para um plano eficaz de gestão do risco

Mais do que identificar riscos, um planejamento eficaz é o que dará sustentabilidade para cumprir todas as etapas do gerenciamento com eficiência. Veja as principais práticas para acertar no planejamento. 

Definir completamente o projeto

Os planos de prevenção de riscos precisam ser o mais completo possíveis. Isso inclui informações sobre segurança, procedimentos, processos de treinamento, mapeamento e análise de riscos, investigação, auditoria de acidentes e assim por diante. 

Se a ideia é atuar com a prevenção, o cenário deve ser construído previamente, para que as atividades produtivas tomem seu curso sem grandes impactos.

Defina responsabilidades

Definir quem é o responsável em cada etapa do projeto é essencial. Assim sua equipe sabe exatamente o que precisa ser feito, qual a data e quais as informações devem disponibilizar para que não haja perda de prazos, tampouco informações obsoletas.

Automatizar a gestão de riscos, por meio de soluções que possam notificar automaticamente a equipe, controlar prazos e pendências e centralizar informações pode ser um ótimo caminho para organizar o processo e centralizar informações de forma segura.

Ter um plano de emergência

Mesmo que a gestão de riscos trabalhe com medidas preventivas estratégicas, é crucial que a organização tenha um plano de emergência. Por quê? Por mais que sejam tomados os devidos cuidados, os imprevistos podem ocorrer. 

Com a elaboração do plano de emergência, as situações em que ações preventivas não obtiverem êxito, a padronização de procedimentos e recursos permite maior eficiência.

Fazer o mapeamento dos riscos

Mapear nada mais é que representar graficamente os riscos presentes em determinado local de trabalho. Por exemplo, com o intuito de prevenir acidentes, o mapa faz um diagnóstico aprofundado dos perigos de cada setor.

Algumas informações que podem ser incluídas como dados sobre trabalhadores, equipamentos e materiais normalmente usados, além das atividades exercidas e visão do ambiente. Ao fim da análise, a equipe tem um panorama completo de como atuar.

Monitore e analise o risco

Gerenciar riscos é um processo e deve ser constantemente revisado. Reunir a equipe constantemente para avaliar se as ações são eficazes ou se mudanças podem ser necessárias tornam toda a gestão mais fácil.

Ferramentas para Gestão de Riscos

Algumas ferramentas facilitam a gestão de riscos dentro da sua empresa. Listamos algumas, entre elas:

PFMEA

O PFMEA (Process Failure Mode and Effective Analysis) reconhece e avalia a potencial falha de um processo e seus respectivos efeitos. Assim identifica ações que devem ser tomadas para reduzir ou eliminar a ocorrência de falhas. 

A ferramenta também auxilia na identificação e classificação dos riscos potenciais em cada etapa do processo, suas possíveis causas e riscos em um produto ou processo produtivo. 

Os resultados proporcionados pelo PFMEA vão além auxiliar determinado setor a evitar falhas potenciais, poupando tempo e dinheiro. Mas também determina a melhor maneira de investir o orçamento e o tempo disponível.

Leia também: PFMEA: conheça e saiba como utilizá-lo

Análise Preliminar de Riscos

APR ou Análise Preliminar de Riscos é uma técnica a ser aplicada em fases iniciais de novos projetos com o intuito de evitar futuros acidentes. Isto porque alguns ambientes de trabalho podem oferecer mais riscos que outros, de acordo com a função. 

O passo a passo é muito simples. Você irá construir uma tabela listando possíveis perigos a uma atividade, sistema ou processo, bem como suas causas e consequências. É importante realizar com os colaboradores diretamente envolvidos no processo. 

As análises deverão ser feitas de acordo com o grau de severidade e probabilidade de ocorrência. O índice de risco para cada uma deve ser pontuado de 1 a 3 ( sendo 3 o mais grave). Você ainda pode acrescentar outras informações e medidas preventivas ou corretivas. 

What if

What if, cuja tradução significa “E se” é uma ferramenta cujo objetivo é identificar ameaças e pode ser aplicada em qualquer fase do projeto.  

Basicamente você reunirá a equipe que conhece os processos em questão no qual são analisados fluxos e subprocessos envolvidos, assim como entradas e saídas. Ter documentos em mãos como fluxogramas ou especificações também ajudam na análise.

E como sugere o nome da ferramenta, para cada situação será levantada a dúvida: ‘e se”? Por exemplo: E se a pressão nessa válvula for muito alta? Ou “e se o tanque Y transbordar?

A partir destas informações, a equipe consegue identificar perigos genéricos e suas respectivas causas, possibilitando aos envolvidos a implantarem medidas de prevenção.

Gerenciamento via software de gestão de riscos

Para quem precisa gerir riscos relacionados aos processos do Sistema de Gestão da Qualidade, automatizar a gestão eficiência e agilidade no controle de informações, auxiliando as lideranças em uma gestão mais assertiva. 

O módulo de gestão de riscos da Qualyteam possibilita que o gestor classifique os riscos associados, avaliando o grau de risco, calculando a prioridade de risco por meio do sistema. 

É você quem determina os critérios de avaliação para efetuar o cálculo de prioridade para a tomada de ações corretivas.

Além disso, a solução é baseada na metodologia PFMEA e todas as informações relacionadas às atividades, causas e falhas também são centralizadas em um único ambiente online. É o gestor quem determina os responsáveis para cada atividade com controle de prazos previamente definidos, evitando ruídos de comunicação no processo. 

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Conclusão

Diversos imprevistos podem ocorrer ao longo do tempo. Estar preparado para as intempéries por meio de uma gestão de riscos eficiente é o que diferencia empresas que visam crescimento sustentável em médio e longo prazo. 

Ações como identificar, analisar e monitorar riscos, definir responsabilidades, e utilizar metodologias eficientes como PFMEA são essenciais para sua organização agir de forma preventiva e também promover uma cultura de prevenção. 

E durante este processo, a tecnologia é um facilitador da gestão. Ações como controlar as informações e prazos, integrar a equipe que acompanha atualizações em tempo real, facilidade para classificar e calcular sua prioridade são alguns dos benefícios que trazem os sistemas automatizados. 

Como você tem gerenciado riscos na sua organização? Compartilhe sua experiência conosco.

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