Como fazer a introdução de um relatório?

Se você está procurando a melhor forma de como fazer um relatório com suas informações ou compartilhar suas descobertas de uma forma profissional e bem pensada, então um relatório robusto e bem escrito pode ser o melhor caminho para você e sua empresa. Mas se você não sabe como fazer um relatório ou não tem ideia de por onde deve começar, não se preocupe. A Visme está aqui para te ajudar com tudo isso e muito mais.

Escrever um relatório é uma arte diferente de muitos outros tipos de escrita, e é por isso que um bom relatório começa com uma boa ideia prévia, um esboço bem pensado e uma coleta e tratamento preciso de todas as informações que vão ser apresentadas nesse documento.

Mas existe uma pergunta que sempre fica na cabeça de todo mundo que precisa preparar um bom relatório, o que você precisa incluir em seu relatório? Como você deve preencher cada seção? Como você deve preparar o Layout desse documento?

Bom, existem diferentes formatos de relatórios e cada um deles vai ter sua base fundamentada nas necessidades específicas das informações que precisam ser apresentadas. Mas em geral, a estrutura tende a permanecer muito parecida para cada um deles.

Vamos dar uma passada por todas as etapas sobre como fazer um relatório corretamente para que você possa comunicar efetivamente suas conclusões, informações e dados.

1 Determine seu objetivo

Para se escrever um bom relatório, você precisa começar do começo e a primeira pergunta que você deve fazer para você mesmo é: por que você está escrevendo este relatório? Qual é o objetivo ou a finalidade deste documento? Este é um relatório acadêmico ou ele está relacionado a negócios? Talvez você precise elaborar um relatório anual, um relatório de vendas ou um relatório financeiro.

Também é importante levar em consideração quem é o seu público. Seu relatório pode ser interno, apenas para uso dentro da sua empresa, ou pode ser externo para apresentar informações importantes aos investidores, clientes e muito mais.

Este é um relatório periódico que você vai ter que apresentar mensalmente, ou a cada trimestre e talvez a uma vez por ano? Ele está sendo escrito para pessoas acima de você na empresa ou é para o seu próprio departamento?

Compreender seu objetivo é importante para saber qual tipo de conteúdo você deve incluir em seu relatório e também para determinar qual é a melhor estrutura para apresentar esses dados. Além disso, essa informação é crucial para se saber onde você precisará ir para obter suas informações.

2 Faça um esboço

Nunca comece a escrever nada sem antes fazer um esboço. Isto vai te ajudar a estruturar seu relatório, compreender quais recursos você vai precisar usar para encontrar todos os seus resultados, quais materiais serão necessários para transmitir suas informações de forma clara e eficiente.

Este esboço não precisa ser muito detalhado, mas ele precisa ter as informações suficientes para que você tenha um bom ponto de partida para seu relatório. Com um esboço na mão, você pode ir consultando ele durante todo o processo de redação do seu relatório e garantir que nada vai sair fora dos trilhos.

Comece seu esboço determinando o objetivo do seu relatório, depois faça uma lista com seus pontos principais e alguns bullet lists sobre os assuntos que você pretende cobrir no conteúdo de seu relatório. Dessa forma você não vai deixar nada escapar e nem vai se perder no meio desse processo todo, e pode acreditar, é fácil se perder na imensidão de dados de um relatório.

Seu esboço pode ficar parecido com alguma coisa nessa linha:

3 Reúna suas pesquisas

Comece a fazer sua pesquisa sobre seu tema e reúna todas as informações necessárias para elaborar seu relatório. Você pode reunir suas informações de fontes on-line, revistas, artigos científicos ou apenas a partir de análises e números do CRM ou software de vendas de sua própria empresa.

Adicione toda a pesquisa no seu esboço para que você saiba quais números e informações estão relacionadas a cada um de seus pontos principais.

Depois que você tiver terminado de reunir todas as informações e dados de que precisa para completar seu relatório, você pode começar a escrever.

Talvez você precise voltar atrás e encontrar mais informações e fazer mais pesquisas ao longo de todo o processo, mas não se preocupe, isso não é um problema. Mas assim que você sentir que já tem uma boa ideia geral do do material que você precisa cobrir, você pode passar para o próximo passo e começar a trabalhar diretamente com um editor de relatórios.

4 Como fazer a capa de um relatório

Agora estamos prontos para começar a criar a cara do seu relatório! Quando você estiver trabalhando pela primeira vez na sua capa, uma boa ideia é começar com um modelo pré-desenhado. Principalmente se você não tiver muita afinidade com o mundo do design gráfico.

Isto vai ajudar a dar aquele UP no design do seu relatório e transformá-lo em uma bela obra de arte moderna e não apenas um documento cheio de palavras chatas. Um modelo também pode te ajudar a desenhar sua capa de forma de uma forma que ela fique estéticamente mais agradável e assim possa se destacar e realmente chamar a atenção do seu público.

Confira este modelo de capa para relatório que a equipe de designers da Visme preparou especialmente para pessoas como você.

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Quando você estiver decidindo como escrever a capa do seu relatório, existem até cinco coisas que você vai querer incluir, a mais importante delas, é naturalmente o título do seu relatório.

As outras 4 incluem informações sobre para quem o relatório está destinado, por quem o relatório foi preparado (você!), a data de apresentação do relatório e caso se aplique, seu departamento dentro de sua empresa.

Ter estas informações na capa do seu relatório é a melhor maneira de informar ao seu leitor, em apenas um passar de olhos, exatamente o que está dentro daquele relatório e para quem ele está destinado.

5 Como fazer um índice para seu relatório

A próxima parte de como fazer um relatório, será o seu índice. Embora você possa ainda não saber exatamente como seu relatório final vai ser apresentado, seu esboço pode te ajudar a começar esta etapa. Afinal de contas você já sabe sobre o que está falando e já sabe quais informações são cruciais dentro daquele documento.

Ao escrever seu relatório, ou até mesmo quando você terminar de escrevê-lo, você pode voltar e atualizar o índice para que as informações ali presentes estejam corretamente alinhadas aos seus cabeçalhos e subtítulos.

Uma coisa muito importante é trabalhar para facilitar a navegação de seus leitores dentro do seu relatório, então certifique-se de que todos os títulos e subtítulos em suas páginas estejam correlacionados exatamente com o que você colocou no seu índice.

Para ter uma ideia de como fazer isso, você pode dar uma olhada neste modelo de índice para relatórios que nossa equipe de design criou.

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Viu como eles têm divisores óbvios para que seja fácil determinar qual seção começa em qual página? Você quer ter certeza de emular algo semelhante.

Existem muitas maneiras diferentes de fazer isso.

Para uma delas, você pode alinhar corretamente seu índice para que os títulos estejam diretamente ao lado dos números das páginas, como no exemplo abaixo que foi projetado pela equipe da Visme.

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Ou você pode criar uma linha pontilhada ou algum outro elemento de fluxo visual que guie o olho do leitor através da tabela diretamente para o número da página.

Apenas certifique-se de não criar uma confusão visual que dificulte a localização do número de página correta para cada seção.

6 Como escrever a introdução do seu relatório

A primeira seção que você começar a escrever no seu relatório, sempre será um resumo ou uma introdução. A introdução deve ser escrita em apenas uma ou duas páginas, ela vai dar a seu leitor uma breve ideia sobre quais são seus resultados ou descobertas.

Fale sobre a metodologia utilizada para reunir o material que você cobre em seu relatório, seja ele uma pesquisa, um experimento, uma coleta de dados analíticos, uma análise através de dados de CRM, um cálculo de receita e muito mais.

Você também pode incluir imagens para te ajudar a contar sua história. Essa imagem pode ser qualquer coisa, desde fotografia a ícones ou gráficos, desde que ela tenha sentido com o conteúdo que está sendo apresentado. Você pode até incluir formas para ajudar a dar aquele UP no design do seu projeto.

Aqui vai um exemplo de uma introdução de relatório de proposta com um design agradável e uma foto em preto e branco para ajudar a compensar o texto e deixar a página menos densa.

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7 Como escrever o corpo do seu relatório

Agora chegamos no centro das atenções do seu relatório, o conteúdo em si. Você já montou seu esboço, reuniu suas pesquisas e criou sua capa, seu índice e sua introdução.

Isto significa que você já deve saber exatamente o que escrever na parte principal do seu relatório. Ter tudo isso em mãos, vai facilitar muito o processo de elaboração do seu conteúdo.

Embora os relatórios possam variar muito em extensão, com relatórios mais curtos contendo 7-15 páginas e relatórios mais longos variando de 30-50 páginas ou até mais, a extensão do seu documento vai depender do tema que você está abordando e do nível de profundidade em que você vai trabalhar. Relatórios mais curtos concentram-se em um único tema e geralmente, relatórios mais longos acabam cobrindo vários temas e com mais profundidade.

É importante estar atento a estes passos para escrever corretamente o corpo do seu relatório de uma forma eficaz. Mas caso seja necessário, você pode conseguir ajuda para a redação das suas tarefas.

Dividir o corpo em seções.

Embora você tenha cada um de seus títulos principais em seu índice, ou seja, sua introdução, corpo e conclusão, você também pode incluir seus subtítulos no índice e deixar seu relatório ainda mais navegável.

Também recomendamos dividir o corpo do seu relatório em várias seções com base no conteúdo que ele cobre.

Se você estiver criando um relatório anual, você poderá dividi-lo por meses diferentes. Se você estiver criando um relatório financeiro, talvez você possa dividir o conteúdo com base em várias estatísticas e números.

Existem muitas maneiras diferentes de dividir o corpo do seu relatório em seções, mas assim como dividimos este artigo em subtítulos diferentes, é importante fazer isso. Isto ajuda a facilitar a digestão de cada uma das diferentes seções e determina uma ordem lógica de como encontrar e como entender os assuntos abordados no seu relatório.

Você pode dar uma olhada em como este modelo de relatório dividiu o corpo em pedaços, bem no formato de Bite Size Content.

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Entre de cabeça nos seus resultados e descobertas.

É aqui que você realmente vai entrar de cabeça em todas as pesquisas que você reuniu e começar a falar sobre seu tema. Ao longo dos subtítulos que você já apresentou anteriormente, faça com que cada um deles se aprofunde nos resultados que você descobriu.

Geralmente, os relatórios têm a tendência de serem documentos mais formais, portanto, tenha isso em mente na hora de escrever seu conteúdo. Fique longe dos tons mais coloquiais de falar, evite o uso de contrações e cite corretamente todas as suas fontes e resultados. Assim você vai conseguir transmitir uma boa imagem de profissionalismo e seriedade.

Certifique-se de cobrir todos os aspectos dos temas abordados no seu relatório, incluindo as estatísticas mais relevantes, pesquisas atualizadas e muito mais.

Use ferramentas de exibição de dados e organizadores gráficos.

Você não precisa inundar seu relatório com páginas e mais páginas de texto. Incluir imagens, ícones, gráficos, quadros e organizadores gráficos é uma ótima maneira de exibir ainda mais seu conteúdo e reforçar seu ponto de vista.

Se você estiver criando um relatório financeiro ou de vendas, as ferramentas de exibição de dados são fundamentais para mostrar seus números e estatísticas de uma maneira fácil de se entender.

Aqui vai um exemplo de um de nossos modelos que inclui gráficos e quadros dentro das páginas do relatório para torná-lo ainda mais fácil de entender.

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Aprender como contar uma história através dos dados é essencial para criar um bom relatório. Mas com certeza você não vai querer parar por aí, ainda mais se estiver usando uma ferramenta de criação poderosa, uma ferramenta como Visme, por exemplo.

Incorporar fotos e gráficos em seu projeto de relatório é outra ótima maneira de representar seu texto e envolver seu leitor. Os relatórios possuem uma má reputação por serem chatos, a verdade é essa, mas se só nós conseguirmos te encorajar a dar um passo mais ousado no processo de criação de seus próximos relatórios, como será o resultado final?

Você pode usar fotografias e ícones vetoriais para ajudar a transmitir seu ponto de vista e contar sua história.

Dê uma olhada na página modelo abaixo, ela traz criativamente vários tipos de visuais para adicionar mais à página.

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Teste cada uma das ferramentas de exibição de dados, nossa biblioteca de fotos, nossa seleção de ícones vetoriais e muito mais para ajudar seu relatório a se destacar e realmente chamar a atenção.

Cubra os materiais utilizados.

Certifique-se de incluir quais materiais foram usados para encontrar seus resultados e cada uma de suas fontes. Provavelmente esta seção será curta e bem menos densa, basta simplesmente mencionar seu software CRM ou outras ferramentas que você usou para puxar números. Mas em outros casos, esta seção pode ser mais longa. Tudo vai depender da complexidade do seu tema e da profundidade em que ele é abordado dentro do relatório.

Se você usou os dados de sua empresa ou determinou seus resultados usando um experimento ou uma fonte de terceiros, certifique-se de incluir todos e cada um dos recursos usados em seu relatório.

Faça um resumo de cada seção.

Nem todas as seções de seu corpo de relatório serão longas o suficiente para precisar de um resumo, mas se você tiver uma seção que inclua muitas informações ou se estenda por um par de páginas, então fazer um resumo dela é uma boa idéia.

Isto vai ajudar seu leitor a ter certeza de que teve acesso a todas as informações e vai permitir que ele navegue pelo seu relatório em uma data posterior, lendo os resumos de sua seção e tendo um rápido acesso a todas as informações que precisar em pouco tempo.

8 Como escrever a conclusão do seu relatório.

Quaaase, você está quase terminando seu precioso relatório! Agora é hora de escrever sua conclusão e finalizar seu relatório.

Primeiro, comece resumindo seus pontos principais. Sim, você escreveu pequenos resumos para cada seção do corpo, mas agora você vai dar um resumo geral do conteúdo que foi abordado no seu relatório.

Consulte as suas conclusões e discuta o que elas significam. Enquanto seu corpo foi elaborado para demonstrar seus resultados, você pode usar a conclusão para falar sobre o contexto deles no mundo real, ou o que eles significam para seu negócio.

Pode ser que você queira falar sobre os próximos passos, ou seus, do seu departamento ou do seu negócio. Se seus resultados não foram tão positivos quanto você esperava, escreva sobre qual é o plano para garantir que eles melhorem. Explique seus objetivos e estratégias para alcançar estes resultados e caso seja necessário determine Deadlines para tarefas específicas necessárias para alcançar estes resultados e metas.

E certifique-se de que você não está introduzindo nenhuma informação nova, a conclusão não é o lugar adequado para fazer isso. Embora você possa estar falando sobre as informações de uma maneira diferente, você ainda deve estar se referindo exclusivamente aos dados e conteúdos que já se encontram em seu relatório.

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Agora que você já cobriu os materiais e recursos utilizados em uma seção de seu corpo de relatórios, chegou a hora de incluir uma bibliografia inteira, nela você vai listar cada uma de suas fontes em ordem alfabética para que o leitor possa facilmente acessar mais informações.

Você também pode incluir agradecimentos, agradecendo a determinadas organizações ou pessoas que te ajudaram a montar o conteúdo de seu relatório.

E dependendo do propósito de seu relatório, você também pode querer incluir um glossário no final para ajudar a definir termos do setor para leitores externos que podem não entender completamente.

Eaí, pronto(a) para começar a criar seu próximo relatório? A Visme facilita esse processo para você, você pode contar com nossos modelos de relatórios pré-desenhados que permitem que você conecte suas informações e envie seu relatório ao seu público com muita facilidade e agilidade.

Aprenda como fazer um relatório que se destaque seguindo as etapas descritas neste artigo e inserindo todas elas em um modelo impressionante. Inscreva-se em sua conta Visme para começar hoje mesmo.

Além disso, aprenda como criar belos documentos como seu próximo relatório, assistindo nosso vídeo tutorial rápido de 5 minutos.

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