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O gerenciamento de projetos sempre foi praticado informalmente, mas começou a emergir como uma profissão distinta em meados do século 20. O PMI publicou um manual intitulado “Um Guia do Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos (PMBOK ®Guide)” para identificar os elementos recorrentes para o processo de gerenciamento de projetos. O Conjunto completo de Gerenciamento de Projetos inclui práticas tradicionais comprovadas que são amplamente aplicadas, bem como práticas emergentes inovadoras para a profissão, com consenso generalizado quanto ao seu valor e utilidade. É uma ferramenta complementar ao Green Belt e Black Belt. O que é um projeto, segundo o PMBOK?Na gestão de projetos, um projeto é um empreendimento temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Um projeto é temporário na medida em que tem um início e fim definidos e, portanto, o escopo e os recursos definidos. Um projeto é único porque não é uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações projetadas para atingir um objetivo singular. Assim, uma equipe de projeto geralmente inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas – às vezes de diferentes organizações e em várias áreas geográficas. O desenvolvimento de software para um processo de negócios melhorado, a construção de um edifício ou ponte, o esforço de socorro após uma catástrofe natural, a expansão das vendas para um novo mercado geográfico – todos são projetos. E todos devem ser habilidosamente gerenciados para entregar os resultados, o aprendizado e a integração do tempo, no orçamento, que as organizações precisam. Para que serve o PMBOK?O gerenciamento de projetos é a disciplina de iniciar, planejar, executar, controlar e fechar o trabalho de uma equipe para atingir objetivos específicos e atender a critérios específicos de sucesso. É a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades para atender aos requisitos do projeto. Um projeto é um esforço único e transitório empreendido para atingir os objetivos planejados, que podem ser definidos em termos de resultados, resultados ou benefícios. Um projeto geralmente é considerado um sucesso se atingir os objetivos de acordo com seus critérios de aceitação, dentro de um prazo e orçamento acordados. PMBOK x Gerenciamento de ProjetosUm fator chave que distingue o gerenciamento de projetos de apenas ‘gerenciamento’ é que ele possui esse prazo de entrega final e finito, ao contrário do gerenciamento, que é um processo contínuo. Por isso, um profissional de projetos precisa de uma ampla gama de habilidades; muitas vezes habilidades técnicas e certamente habilidades de gestão de pessoas e boa consciência empresarial. Qual é a importância do PMBOK?O PMBOK foi usado como o padrão pelo qual a certificação PMP é obtida. A certificação PMP baseia-se em uma pesquisa das melhores práticas das empresas. As vantagens de usar PMP é que os recursos já foram testados. O PMBOK é valioso para empresas e funcionários por muitas razões. Aqui estão três:
Finalmente, os gerentes de projetos que estão familiarizados com os padrões do PMBOK podem customizar seu processo de gerenciamento de projetos para atender melhor às necessidades de sua empresa. Há um velho ditado: “Para quebrar as regras, primeiro você precisa conhecer as regras”. Quando os gerentes de projetos investem tempo em aprender as regras, eles também estão investindo tempo em aprender como e onde as regras poderão se quebrar/romper. Estrutura do PMBOKO gerenciamento de projetos como uma prática está crescendo rapidamente e se espalhando por todo o mundo. E agora é visto globalmente como uma competência reconhecida e estratégica, uma carreira e um assunto para treinamento e educação. A estrutura do PMBOK é composta por cinco grupos de processos, dez áreas de conhecimento e 47 processos de gerenciamento de projetos (PM). 5 Grupos de Processo de PMBOKIniciaçãoO grupo de processo de iniciação envolve os processos, atividades e habilidades necessárias para efetivamente definir o início de um projeto. A definição de todas as permissões, autorizações e ordens de trabalho iniciais para garantir uma progressão efetiva e lógica das atividades iniciais do projeto prepara o cenário para o sucesso subsequente em todas as fases do projeto. Definir fases claras para que o trabalho seja concluído, inicializar as equipes e ter o orçamento antes do início do trabalho são vitais para um forte começo de qualquer projeto em toda a indústria. Atividades típicas no grupo iniciador:De acordo com o PMI, o processo de Iniciação ajuda a definir a visão do que deve ser realizado. É aqui que o projeto é formalmente autorizado pelo patrocinador, o escopo inicial definido e as partes interessadas identificadas.
Planejamento PMBOKO Grupo de Processo de Planejamento estabelece os processos necessários para definir o escopo do projeto, estabelecer planos estratégicos para maximizar o fluxo de trabalho e começar a reunir listas prioritárias e planejar as necessidades da equipe. Este grupo de processos também aborda um esclarecimento mais estreito de todas as metas e expectativas do projeto e coloca a infraestrutura do projeto necessária para atingir esses objetivos de acordo com a linha do tempo e restrições orçamentárias. Atividades típicas no grupo de planejamento:
Executando PMBOKO grupo de processo de execução envolve o gerenciamento de equipes de forma eficaz, enquanto orquestra as expectativas da linha de tempo e atinge os objetivos de referência. Os gerentes de projeto que utilizam este conjunto de habilidades demonstrarão um alto grau de organização e habilidades de comunicação, ao mesmo tempo em que abordam as preocupações da equipe ou outras situações complexas associadas à realização do trabalho no tempo e no orçamento. Aqui estão as atividades típicas a serem realizadas nesse grupo: O gerente de projetos precisa adquirir e gerenciar a equipe de desenvolvimento e também cultivá-la através de exercícios de construção de equipe.
Embora a equipe do projeto possa implementar mudanças aprovadas, somente o painel de controle de mudanças pode aprovar ou rejeitar essas alterações. Monitoramento e Controle PMBOKO processamento de ordens de mudança, o tratamento de considerações orçamentárias contínuas e a mitigação de circunstâncias imprevistas que podem afetar a capacidade de uma equipe de atender às expectativas iniciais dos projetos são parte das principais habilidades e competências envolvidas no Grupo de Processo de Monitoramento. Os gerentes experientes mantêm o impulso avançado e protegem o projeto contra a paralisação monitorando ativamente o progresso e usando previsão e resposta rápida para enfrentar os desafios do projeto. Enquanto os outros grupos de processos ocorrem sequencialmente, o Monitoramento e o Controle sobrevoam todo o projeto e, portanto, ocorrem ao longo do projeto e não são lineares. Afinal, o que isso abrange? De acordo com o guia PMBOK , estes são “processos necessários para rastrear, analisar e regular o progresso e o desempenho do projeto”. Atividades típicas no grupo de monitoramento e controle:
Fechamento PMBOKO maior desafio deste grupo de processos é trazer o projeto para um fechamento de sucesso, o que significa completá-lo no tempo e dentro do orçamento em locação. A conclusão é que, embora esses grupos de processos não sejam necessariamente fáceis de implementar, não o fazer significa que a equipe talvez nunca perceba todos os benefícios de seus projetos altamente estratégicos. Normalmente atividades a serem realizadas no grupo de monitoramento e fechamento são:
As lições a aprenderem juntamente com outras informações históricas dentro de arquivos, de forma centralizada para usarem como insumos para projetos futuros para evitar retrabalho. As 10 áreas de aplicação do PMBOK
Esta é abordada primeiro no Guia PMBOK, mas trata-se de reunir tudo o que você conhece para que você gerencie seu projeto de forma holística e não em pedaços de processos individuais.
É a maneira de definir o que seu projeto irá entregar. Ou seja, a finalidade do escopo é garantir que todos tenham clareza sobre o que o projeto é e o que ele inclui. Abrange a coleta de requisitos e a preparação da estrutura de repartição do trabalho.
Refere-se a como você gerencia o tempo que as pessoas estão gastando nas tarefas do projeto e quanto tempo o projeto leva em geral. Esta área de conhecimento ajuda você a entender as atividades no projeto, a seqüência dessas atividades e quanto tempo eles vão levar.
Trata-se de lidar com as finanças do projeto. A grande atividade nesta área de conhecimento é definir seu orçamento, que inclui descobrir quanto custará cada tarefa e depois determinar a previsão de orçamento geral do seu projeto.
Esta área é onde você aprenderá e configurará as atividades de controle de qualidade e gerenciamento de qualidade em seu projeto para que você possa estar confiante de que o resultado atenderá às expectativas dos seus clientes.
Suporta todo o seu trabalho de suprimento, planejar o que precisa comprar, passar pelo processo de licitação e compra, gerenciar o trabalho do fornecedor e fechar o contrato quando o projeto estiver concluído.
Em síntese, você precisa entender quais recursos você precisa para poder completar o seu projeto, para então montar seu time. Depois disso, trata-se de gerenciar as pessoas na equipe, incluindo dar-lhes treinamentos extras para fazer seu trabalho, se elas precisam disso
Dado que o trabalho de um gerente de projeto é frequentemente dito ser cerca de 80% de comunicação, o gerente de projetos escreve o plano de comunicação para o projeto e monitora todas as comunicações de entrada e saída.
Envolve a identificação de riscos e a compreensão de como avaliar riscos em seu projeto, que inclui como você realiza avaliações de risco quantitativas e qualitativas. Em outras palavras, o gerenciamento de riscos não é uma atividade única, abrange o controle de seus riscos de projeto no futuro e durante o ciclo de vida do projeto.
É um dos grupos mais importantes, que o leva à jornada de identificar as partes interessadas, entender seu papel e necessidades no projeto e garantir que você possa atendê-los. Por fim, se você puder entender e aplicar todas essas áreas de conhecimento, você terá tudo o que precisa saber como um gerente de projetos completo e eficiente. Leia mais:
Sócio-fundador e diretor de Educação na FM2S. Graduado em Engenharia Mecânica pela Unicamp em 2012. Também possui Mestrado e Doutorado em Engenharia Mecânica, com ênfase em Materiais e Processos de Fabricação pela na Unicamp. Durante a pós-graduação, dedicou-se, além dos projetos de consultoria, à pesquisa e ao ensino dos cursos de Green e Black Belt. Participou como professor em programas de formação de engenheiros especialistas em grandes empresas como Tetra Pak, Rodobens e Laticínios Scala. Também formou especialistas para a área da saúde em Hospitais como o Hospital Português de Salvador, o Hugol de Goiânia e o Hospital Sírio Libanês, em São Paulo. Quais são as características de um projeto segundo o PMBOK?O PMBOK permitiu uma clareza maior sobre o que é projeto
Com a publicação do PMBOK houve um avanço na definição do que é projeto. Ele afirma que todo projeto deve ter um prazo determinado, tendo seu início e fim bem delimitados. Também diz que o objetivo de todo projeto é atingir um resultado único e específico.
Quais são as principais características de um projeto?São características de um projeto:. Ser temporário e único;. Possuir início, meio e fim;. Romper com o “status quo” dos processos;. Gerar um resultado único, como um produto ou uma melhoria em processos;. Ter sua elaboração progressiva;. Estar conectado a um ou mais processos da organização;. Quais são as principais características necessárias na elaboração e execução de um projeto?Principais atividades. Solicitação do Cliente e Contexto Operacional do Negócio;. Identificação das necessidades de negócio;. Identificação das partes interessadas;. Definição dos objetivos;. Estudos de viabilidade;. Busca de alternativas;. Seleção do projeto;. Identificação de restrições, premissas e riscos;. Quais os cinco processos principais do PMBOK?Os Grupos de Processos são: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento.
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