Qual a importância da gestão de riscos em um projeto?

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A gestão de riscos tem se mostrado cada vez mais importante para a sobrevivência das empresas. Por mais que o assunto remeta a tempos de crise, os riscos estão presentes em diversas situações cotidianas e, caso não sejam tratados, podem gerar grandes problemas para a organização.

Por isso, é fundamental identificá-los e mantê-los sob observação e controle, por meio de ferramentas e metodologias que ajudem a evitar maiores danos além de minimizar seus impactos. 

Neste artigo, traremos tudo o que você precisa saber para fazer uma gestão de riscos eficiente na sua empresa. Para tanto, começaremos explicando alguns conceitos, a importância e os benefícios de cuidar dessa questão. Em seguida, veremos como aplicá-la, quais as melhores ferramentas a serem utilizadas e o papel dos gestores e do RH ao longo de todo esse processo. Confira!

Trata-se de um conjunto de providências que uma empresa toma para evitar ou minimizar perdas e aproveitar oportunidades. Nesse sentido, a gestão de riscos faz parte de uma gestão empresarial estratégica, que está sempre atenta aos sinais internos e externos que podem interferir de forma positiva ou negativa no negócio.

O que são riscos?

Os riscos são eventos que têm uma causa e geram consequências. Apesar de passar a ideia de algo negativo, existem riscos que não geram prejuízos, mas sim a perda de uma oportunidade de ganhos. 

Nesse sentido, todo risco é composto por três elementos centrais:

• evento: o fato que acontece;
• consequência: os fatos que são gerados a partir do evento;
• causa: os fatos que permitiram que o evento ou as consequências acontecessem.

Agora, veja alguns exemplos que ajudam a explicar melhor esses elementos.

Exemplo 1

Imagine que a sua fábrica conta com um único fornecedor para a principal matéria-prima do seu produto e ele tem um problema, o que fará a entrega atrasar em alguns dias. Seguindo os elementos, temos:

• evento: atraso na entrega de matéria-prima;
• consequência: toda a linha de produção fica parada, gerando prejuízo ao negócio;
• causa: falta de materiais suficientes disponíveis no estoque para o tempo de espera.

Nesse exemplo, vemos um risco previsível, que poderia ser contornado de diferentes formas, desde a manutenção de um volume mínimo de estoque, até a listagem de possíveis fornecedores substitutos para serem acionados para evitar a parada da linha de produção.

Exemplo 2

A pessoa responsável pelo faturamento dos serviços prestados aos clientes adoece e entra em licença de 15 dias. Ninguém mais da equipe sabe fazer o trabalho e não existe uma documentação que mostre quais são os procedimentos a serem realizados. Aqui, teríamos esses elementos:

• evento: afastamento de um profissional;
• consequência: atraso no faturamento dos serviços prestados e, consequentemente, no recebimento;
• causa: falta de uma documentação dos processos e da criação de POPs.

Nesse segundo exemplo, vemos que ações preditivas poderiam minimizar os impactos da falta do colaborador, já que outra pessoa da equipe poderia realizar os procedimentos seguindo instruções previamente elaboradas, mesmo que levasse mais tempo e não as executasse com o mesmo nível de qualidade.

Exemplo 3

Uma empresa do setor alimentício está passando por um processo de digitalização dos seus documentos e, em meio aos arquivos engavetados, são encontradas receitas antigas dos fundadores. Nesse caso, teríamos os elementos:

• evento: descoberta de novas receitas;
• consequência: oportunidade de oferecer novos produtos ao mercado;
• causa: digitalização de documentos.

Por fim, temos um exemplo de risco que está relacionado a uma oportunidade. Se a empresa não tivesse iniciado a digitalização, que em si é um processo de gestão de risco, ela não teria encontrado as receitas, o que arriscaria delas serem perdidas ao longo do tempo.

Qual é a importância da gestão de riscos?

Conhecer e saber lidar com os riscos é essencial para a gestão eficiente de uma empresa. Ao adotar a gestão de riscos, de forma organizada e padronizada, a companhia obtém diversos benefícios, dentre os quais vamos destacar os mais relevantes logo abaixo.

Evita e minimiza perdas

O principal objetivo da gestão de risco é permitir que a empresa faça uma análise preditiva de todos os processos e situações que ocorrem ou possam ocorrer eventualmente. Com isso, ela consegue evitar boa parte das consequências negativas e minimizar os impactos daquilo que não pode ser evitado.

Garante o compliance interno e externo

A gestão de risco é uma das principais aliadas da gestão de crise e do compliance de uma empresa. Nesse sentido, suas análises permitem que os processos sejam revisados com maior cautela e atenção, de modo a garantir que todos os procedimentos estejam seguindo os padrões pré-determinados.

Dessa forma, evita-se o desalinhamento dos processos internos, a quebra de regras importantes para o negócio e, consequentemente, o surgimento de problemas. Além disso, o controle de riscos contribui para o cumprimento de normas e legislações externas, impedindo que a empresa seja multada ou sofra outros tipos de sanções.

Aumenta a produtividade e agilidade dos times

Outro benefício interessante da gestão de riscos é que ela aumenta a produtividade dos times ao eliminar possíveis barreiras e gargalos nos processos ou mesmo quando evidencia um ponto de melhoria que gera mais oportunidades de ganhos. Diante disso, os setores atuam de forma mais ágil e eficaz.

Zela pela segurança dos colaboradores

Por fim, é importante destacar o papel da gestão de riscos para a área de segurança do trabalho, que lida com a prevenção a acidentes rotineiramente, entre outras responsabilidades. 

Aqui, a gestão de risco atua diretamente na preservação da saúde e segurança dos colaboradores, ao identificar os pontos de atenção e providenciar as medidas necessárias para proteger as pessoas e o patrimônio da empresa.

Como fazer gestão de riscos?

A gestão de riscos é um processo que deve ser encarado de forma cíclica, ou seja, é um trabalho contínuo. Sendo assim, listamos as principais etapas que precisam ser seguidas para ter uma gestão mais efetiva dos riscos do negócio. Acompanhe!

Organização do ambiente

O primeiro passo é preparar o ambiente para o processo. Isso inclui a definição de uma pessoa responsável pelo acompanhamento, treinamento e capacitação de todos que estarão envolvidos, bem como o mapeamento dos processos executados na rotina da organização.

Identificação dos riscos

Em seguida, é preciso analisar cada um dos processos de forma bastante criteriosa em busca dos seus riscos. Nessa fase, é imprescindível contar com a ajuda de ferramentas e metodologias específicas, que facilitem a coleta e identificação dos dados, por exemplo, com o uso do People Analytics, que analisa informações sobre os colaboradores.

Aqui, o ideal é que sejam levantados todos os riscos, de cada processo, de todos os setores. Conforme o tamanho da empresa, isso pode ser bastante trabalhoso, então a dica é fazer um levantamento geral e criar uma ordem de priorização conforme a mensuração de cada risco. Assim, os efeitos positivos serão percebidos em menor prazo.

Mensuração dos riscos

A mensuração é a etapa que ajuda a compreender o tamanho do impacto que cada risco tende a causar, caso não seja devidamente tratado. Para isso, é preciso utilizar métodos que ajudem a visualizar a situação de forma mais abrangente, considerando as possíveis interações com outros processos, áreas e pessoas.

Nesse sentido, a etapa de mensuração é fundamental para o entendimento do problema e, principalmente, da sua gravidade. Muitas vezes, um risco que parece pequeno pode gerar consequências muito mais graves do que aparenta, logo, tratá-lo preventivamente pode evitar muita dor de cabeça.

Resposta aos riscos

Por fim, depois de levantar, identificar e mensurar os riscos é preciso estabelecer quais são as ações que devem ser realizadas para contê-los. Para tanto, existem as ações preventivas, que ajudam a evitar as consequências de um risco, e as corretivas, quando não se consegue evitar as consequências, mas é possível minimizar os danos.

De forma simples, se existe um furo no telhado do estoque e o risco é que os materiais que ali estão sejam danificados pela chuva, uma ação preventiva seria consertar o telhado ou levar os materiais para um local seguro. Mas caso chova antes disso, uma ação corretiva seria verificar o estado de cada material e recuperar aqueles que tiverem condições. 

Quais ferramentas contribuem para a gestão de riscos?

Ao longo do artigo, mencionamos o uso de ferramentas e metodologias para fazer a gestão de riscos de forma mais eficiente. Por isso, decidimos falar sobre algumas das mais utilizadas nos tópicos a seguir.

What if

O What if é uma ferramenta muito simples de ser compreendida e executada. Literalmente, sua tradução para o português é “e se?” e ela foca na previsão de cenários com base em perguntas iniciadas com essa sentença. Na prática, para cada tipo de situação, a pessoa responsável deve pensar em diferentes possibilidades relacionadas que podem interferir diretamente em um processo do negócio.

Nesse sentido, imagine que a empresa decida trocar a operadora do plano de saúde que atende os colaboradores. Veja alguns dos questionamentos que podem ajudar a prever situações relevantes para evitar e minimizar riscos:

• e se a nova operadora não tiver a mesma cobertura de procedimentos?
• e se tiver algum colaborador em tratamento que não esteja coberto pelo novo plano?
• e se os valores de coparticipação forem muito mais altos?
• e se os colaboradores não gostarem da nova operadora?

PFMEA

A sigla PFMEA vem de Process Failure Mode and Effects Analysis ou Análise de Modo de Falha em Processos e seus Efeitos. Trata-se de uma metodologia que ajuda a identificar e categorizar os riscos com base em seus efeitos. Para isso, ela utiliza uma matriz onde as falhas encontradas em produtos e processos recebem notas de 0 a 10 a respeito das seguintes características:

• gravidade do problema;
• probabilidade de ocorrência;
• probabilidade de detecção do problema.

Assim, os valores atribuídos são multiplicados entre si para que se obtenha o RPN (Risk Priority Number ou Número de Prioridade do Risco), no qual quanto maior for o número, mais urgente será a necessidade de intervenção.

Análise preliminar de riscos

A análise preliminar de riscos é uma ferramenta bastante simples de se utilizar, ideal para quem tem poucos processos ou riscos aparentes. Ela consiste na listagem dos riscos identificados com suas possíveis causas. A cada risco é atribuída uma nota de 1 a 3, conforme a percepção de gravidade. Assim, aqueles que receberem notas mais altas devem ser priorizados sobre os de notas mais baixas.

Matriz GUT

A matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) é outra ferramenta muito interessante de priorização de riscos. Sua grande vantagem é que ela é muito simples de montar e considera três aspectos relevantes em qualquer tipo de risco, de forma a tornar a lista de priorização mais precisa e eficaz.

Aqui, monta-se uma tabela onde a primeira coluna traz a lista dos riscos e nas seguintes o nível de gravidade, de urgência e de tendência a piorar caso não seja resolvido, todos variando de 1 a 5. Na última coluna, calcula-se o produto dos números atribuídos a cada aspecto, de modo a estabelecer um dado mais tangível sobre a prioridade no tratamento de cada risco.

Qual a importância da norma ISO 31000?

A ISO (International Standard Organization) é uma organização de abrangência mundial que certifica a qualidade de processos de empresas de todo o mundo. Sua mais famosa norma é a 9001, relativa a processos de gestão empresarial, mas existe uma norma específica para processos de gestão de risco: a ISO 31000. 

Nesse contexto, seguir os padrões estabelecidos e ser certificada pela ISO é algo que garante ao mercado que a sua empresa está agindo de forma coerente com os padrões mais aceitos e respeitados, o que tem um peso muito grande para o mercado e para os clientes.

Qual é o papel dos gestores e do RH na gestão de riscos?

Para ter uma gestão eficiente, a empresa precisa contar com um RH estratégico e um corpo de gestores preparados para lidar com qualquer tipo de desafios. Aqui, a gestão de pessoas cumpre um papel fundamental na gestão de riscos ao cuidar da saúde, integridade e produtividade dos profissionais. 

Por outro lado, os gestores lidam com sua equipe e seus processos no dia a dia e têm a capacidade de identificar com maior prontidão qualquer desvio ou surgimento de um novo risco.

Como vimos, a gestão de riscos é muito importante, não apenas para a melhoria em processos da empresa ou para evitar grandes prejuízos, ela também ajuda o negócio a se desenvolver de forma sustentável e se destacar no mercado. Então, não espere mais e comece a implementar ações de mitigação de riscos quanto antes!

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