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Aperte o play e ouça a narração deste artigo sobre ferramentas de gestão: Ao preencher seu e-mail você concorda com a Política de Privacidade da Sólides. Em algum momento, você já teve dúvida sobre ferramentas de gestão e qual seria melhor para a sua empresa? Diante de tantas opções, como saber como elas funcionam e de que maneira podem auxiliar na conquista de melhores resultados? Neste post, apresentamos 10 ferramentas de gestão que podem ser aplicadas em empresas de diferentes portes e segmentos. Conheça cada uma delas e saiba como utilizá-las em benefício da gestão estratégica da sua organização!
Trata-se de técnicas que auxiliam na tomada de decisões nas empresas. Para tanto, podem ser aplicadas em negócios de diferentes segmentos e portes. Ainda, a partir delas, os gestores têm maior controle sobre os processos da organização. Então, para ajudar na realidade da sua empresa, vamos apresentar as 10 ferramentas de gestão mais usadas. 1. Análise SWOTFerramenta de gestão para ser utilizada quando se espera ter um diagnóstico detalhado sobre a situação atual da empresa. A análise SWOT, também chamada de FOFA, siglas formadas pelas iniciais das palavras que as compõem — em inglês e português, respectivamente. Basicamente, essa metodologia analisa 4 pontos distintos:
No contexto da análise SWOT, forças e fraquezas são fatores internos. Já as oportunidades e ameaças são causas externas. Assim, para aplicá-la, é fundamental ter um bom nível de conhecimento da concorrência e do mercado. Mas quando utilizar essa ferramenta de gestão? Especialmente, quando as lideranças desejarem aprimorar o planejamento estratégico da empresa. Vale destacar que o diagnóstico pode ser aplicado na gestão de pessoas e na gestão de processos. Seja para formular umplano de negócios ou definir uma estratégia de marketing. Por que usar matriz SWOT?Para sinalizar aquilo que a organização pode aproveitar melhor ou identificar o que precisa ser aprimorado. Assim, a empresa consegue atingir melhores resultados, como aumento nas vendas ou a participação mais efetiva no mercado. 2. Plano de negóciosO plano de negócios é uma das ferramentas de gestão utilizadas para detalhar os objetivos de um empreendimento e não deve ser confundida com modelo de negócio. Trata-se do detalhamento e passo a passo para colocá-lo em prática. Já o modelo de negócio está relacionado ao valor que a empresa deseja entregar ao seu público, passando por seu conceito, estrutura, visão etc. Essa ferramenta de gestão permite que o empreendedor conheça as variáveis e invariáveis do negócio, realizando seus projetos de forma organizada, estruturada e sequencial. Por que usar plano de negócios?Deve ser aplicado por empresas que desejam conquistar novos investidores e diminuir os riscos do projeto. Isso é possível porque o plano de negócios oferece ao gestor uma visão clara de quem estará envolvido em cada atividade. 3. 5W2HAlém de ser facilmente adaptável, essa ferramenta oferece clareza na organização das funções, permite controlar melhor as tarefas e auxiliar para otimizar o tempo investido na execução delas, melhorando a produtividade. Ainda, consiste em uma checklist de atividades a serem realizadas pelos colaboradores de uma empresa. A sigla 5W2H tem origem em sete perguntas — em inglês — utilizadas para elaborar uma lista de ações, consideradas cruciais em qualquer planejamento:
Por que usar 5W2H?Por ser considerada uma ferramenta de fácil aplicação e que encaixa em qualquer empresa, independentemente do seu porte ou da atividade que exerce. O 5W2H formaliza as ações a serem desenvolvidas e evita que algum ponto seja mal planejado ou esquecido. Ainda, sua aplicação dá clareza aos detalhes de um projeto. Como resultado, os gestores têm mais controle do que deve ser realizado, evitando dúvidas ou conflitos sobre responsabilidades, prazos e entregas. 4. PM Canvas (Project Model Canvas)Também conhecido como Business Model Canvas, é considerado uma ferramenta de fácil utilização, geralmente aplicada por empresas que estão entrando no mercado. No entanto, organizações mais experientes já utilizam esse método. Popularmente chamado de “Quadro de Modelo de Negócios”, o Canvas trabalha com “cards” que permitem elaborar, testar e aprimorar o modelo de negócios em uma organização. O modelo de projeto Canvas é uma ferramenta de gestão composta por 9 elementos que formam uma tabela a ser preenchida:
Por que usar PM Canvas?Porque essa metodologia oferece uma visão macro de todo o negócio, auxiliando o gestor no planejamento e no controle das principais áreas da organização. Usa-se o PM Canvas porque é uma ferramenta de gestão de projetos totalmente colaborativa que pode ser aplicada em situações em que a empresa desenvolve projetos em grupo. Assim, a medida que o projeto avança, cada participante pode atualizar os cards para que o grupo tenha uma visão do todo.  5. Six Sigma (metodologias DMAIC e DMADV)Seu objetivo é analisar o desempenho de uma empresa. Com essa ferramenta de gestão, é possível testar e qualificar processos, produtos ou serviços. Nesse sentido, entre fatores de bom desempenho estão a eficiência dos processos, a redução do desperdício e a aplicação correta dos recursos em cada tarefa. A Six Sigma é aplicada por duas tecnologias diferentes. Acompanhe! DMAICUtilizado para melhorar os processos que já são realizados na empresa. São cinco etapas definidas por verbos de ação:
DMADVAo contrário do DMAIC, o modelo DMADV serve para projetos novos, produtos ou serviços ainda não lançados pela empresa. Para tanto, também se divide em cinco etapas:
Por que usar Six Sigma?Porque não é indicada apenas para processos complexos, mas para questões simples, como redução de custos fixos — água, luz e telefone — ou para reduzir o lead time dos processos. Como resultado, sua empresa terá melhor desempenho, satisfação e fidelização dos clientes. 6. Ciclo PDCAO objetivo dessa ferramenta é implementar mudanças para manter o aprimoramento constante, utilizando um ciclo de 4 etapas. Essa sequência deve ser reiniciada periodicamente para alcançar os resultados esperados:
Por que usar Ciclo PDCA?É uma ferramenta de gestão que qualifica os processos da organização e corrige os erros encontrados. Por ser aplicada em ciclos, a metodologia é repetida quantas vezes forem necessárias até que os procedimentos da empresa alcancem o nível de qualidade desejado. Usa-se o Ciclo PDCA para reduzir custos, treinar colaboradores ou para organizar os fluxos de trabalho na organização. 7. Matriz BCGO método BCG surgiu na década de 1970 e é uma referência à empresa criadora dessa ferramenta de gestão, a Boston Consulting Group, sendo utilizada até hoje. A partir de análises gráficas, os gestores conseguem acertar nas decisões estratégicas para cada produto ou unidade de negócio. Ainda, consiste em uma matriz 2×2 que possibilita avaliar o portfólio da empresa a partir do ciclo de vida de cada produto. Para tanto, considera a taxa de crescimento do produto e a participação no mercado. O resultado é a melhor avaliação competitiva em relação à concorrência. Cada quadrante da matriz 2×2 é representado por símbolos, conforme segue:
Por que usar a matriz BCG?Porque é a ferramenta indicada para empresas que trabalham com múltiplos produtos ou serviços. Ela permite direcionar esforços e investimento para o que realmente importa para a organização. Usa-se a matriz BCG quando é preciso reavaliar a participação da empresa no mercado, para analisar como aplicar melhor os recursos ou alcançar resultados melhores. 8. Matriz GUTMuito usada para estabelecer prioridades na organização, a Matriz GUT prioriza as tarefas mais relevantes para a empresa e define quais devem ser executadas primeiro. Assim, três aspectos são considerados:
Por que usar a Matriz GUT?É uma das ferramentas de gestão mais fáceis de aplicar, basta a estruturação de uma tabela onde serão listados os problemas da empresa. O próximo passo é classificá-los conforme as variáveis da matriz: gravidade, urgência e tendência. Por fim, estabeleça notas para cada variável, multiplique-as e considere o maior resultado como a ação prioritária a ser desenvolvida. 9. Modelo OBZ (Orçamento de Base Zero)Ferramenta de gestão diretamente ligada ao planejamento orçamentário da empresa, com o objetivo de definir os recursos financeiros mínimos para atingir metas. A estratégia OBZ considera que, ao elaborar um orçamento convencional, muitas empresas consideram que as despesas do último exercício serão novamente as mesmas. Ainda, que todas as metas de receita serão alcançadas. Isso é um equívoco, pois gera um orçamento em desalinho com a estratégia da organização, já que os números não foram analisados detalhadamente. Por que usar o Modelo OBZ?Usa-se essa ferramenta para criar o plano orçamentário de um determinado período sem considerar receitas, custos, despesas e investimentos de anos anteriores. Por ser uma metodologia voltada ao planejamento financeiro, além de suas características e configurações únicas, o Modelo OBZ é muito útil para organizações de qualquer porte ou segmento. 10. People AnalyticsTrata-se de uma ferramenta de gestão que utiliza dados estatísticos dos colaboradores para a tomada de decisões, tanto do RH quanto dos gestores de área. Para tanto, relaciona-se com dados que coleta, organiza e diagnostica as equipes de uma empresa, utilizando softwares capazes de cruzar as informações oriundas de diversas fontes. O objetivo é otimizar o gerenciamento de recursos humanos, por isso, o People Analytics é também chamado de análise de talentos ou análise de RH. Por que usar o People Analytics?Porque a ferramenta ajuda gerentes e lideranças a tomarem decisões mais assertivas sobre seus colaboradores ou suas frentes de trabalho. Assim, as lideranças conseguem acompanhar de perto e quase imediatamente alguns fatores, como produtividade, engajamento e satisfação dos recursos humanos da empresa. Aproveite baixe o PDF com as 8 ferramentas de gestão que todo profissional de RH precisa conhecer! 4.9 7 votes Article Rating O que é o método dos 5 porquês?Visando encontrar a causa e não os sintomas dos problemas, a técnica dos 5 porquês busca eliminar o conteúdo superficial e chegar no centro do problema: a sua real causa. Dessa forma, o método consiste em perguntar cinco vezes “por quê?”, sendo que o porquê seguinte sempre faz relação com a causa do anterior.
O que significa a sigla 5W2H?5W2H quer dizer 5 Ws e 2Hs ou, em bom português: quem, o que, quando, onde, como e quanto. É, basicamente, uma metodologia para definir e executar atividades ou montar planos de ação — desde um projeto enorme ao procedimento mais simples, como comprar um computador novo para a agência, por exemplo.
Quais são os 5W2H?What (o que será feito?) Why (por que será feito?) Where (onde será feito?) When (quando será feito?)
O que é o 5W2H e como ele é utilizado?O 5W2H é uma metodologia de sete perguntas-chave que precisam ser respondidas na fase de desenho de um projeto ou plano de ação. Cada W e cada H representa uma dessas perguntas: What (o que?): Definição a ação que vai ser executada. Why (por quê?): Motivos pelos quais a ação precisa ser executada.
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